Инвентаризация

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Инвентаризация представляет собой способ контроля за сохранностью средств предприятия и правильностью отражения их в бухгалтерском учете. Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия средств данным бухгалтерского учета. Она позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены документально и отражены в бухгалтерском учете, а также внести необходимые исправления и уточнения.

По ряду причин не все явления хозяйственной деятельности могут быть зарегистрированы в момент их совершения (хищения, убыль). Такие операции выявляют путем инвентаризации, с помощью результатов которой документально оформляют неучтенные операции для обеспечения соответствия учетных и фактических данных. Инвентаризация проводится в обязательном порядке перед составлением годового отчета.

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;

• обеспечение достоверности показателей бухгалтерского учета;

• проверка правильности данных текущего учета и выявления допущенных ошибок;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

• проверка полноты отражения в учете обязательств;

• контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов и т. д.

Основными задачами инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства;

• выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям;

• выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

• проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

• проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетных, валютных и других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов, дебиторской задолженности, кредиторской задолженности;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

Различают несколько видов инвентаризации, рассмотрим наиболее распространенные из них:

• частичная инвентаризация – бывает один раз в год для каждого объекта. При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов средств в определенных местах хранения. Это надежный способ контроля, не мешающий работе и не требующий высокого уровня внутренней организации;

• периодическая инвентаризация – проводится в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества;

• полная инвентаризация – проверка всех видов имущества предприятия. Проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также при полной документальной аудиторской проверке или ревизии, по требованию финансовых и следственных органов;

• выборочная инвентаризация – проводится на отдельных участках производства или при проверке работы некоторых материально ответственных лиц;

• сплошная инвентаризация – проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации;

• плановая инвентаризация – проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению;

• внеплановая инвентаризация – проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений);

• повторная инвентаризация – проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации;

• контрольная инвентаризация – по окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. д., где проводилась инвентаризация.

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия проводится инвентаризация активов и обязательств не менее одного раза в год. Субъекты малого предпринимательства с численностью работников не более десяти человек самостоятельно определяют период проведения инвентаризации.

В учетной политике компании устанавливаются количество плановых инвентаризаций в отчетном периоде, даты их проведения, перечень активов и обязательств, подлежащих инвентаризации. Для проведения инвентаризации активов и обязательств создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом руководства субъекта.

До проведения инвентаризации члены комиссии:

• знакомятся с материалами последней инвентаризации, проведенной по данным объектам, с мерами, принятыми по результатам последней инвентаризации;

• пломбируют подсобные помещения, подвалы и другие места хранения имущества, имеющие отдельные входы и выходы;

• проверяют исправность весоизмерительных приборов, используемых для работы комиссии в процессе проведения инвентаризации, и соблюдение установленных сроков их клеймения;

• получают последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении имущества, подлежащего инвентаризации.

Материально ответственные лица субъекта представляют расписки о том, что к началу инвентаризации все имущество, поступившее на ответственное хранение, оприходовано, а выбывшее списано в расход, и все расходные и приходные документы на имущество, находящееся у них в подотчете, сданы в бухгалтерскую службу.

Инвентаризации подлежит все имущество независимо от его местонахождения, а также не принадлежащее субъекту, но числящееся в бухгалтерском учете (находящееся на ответственном хранении, арендованное согласно договору, полученное для переработки, принятое на комиссию), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам, и все виды обязательств.

Инвентаризация имущества производится по местонахождению имущества. Проверка фактических остатков производится при участии материально ответственного лица субъекта, при этом материально ответственное лицо не является членом комиссии на своем участке.

Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносятся в инвентаризационные описи, формы которых утверждены приказом министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562.

Инвентаризационные описи – документы, составляемые в момент проведения инвентаризации и подтверждающие фактическое наличие имущества на определенную дату не менее чем в двух экземплярах, которые подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом субъекта.

В инвентаризационной описи материально ответственное лицо субъекта дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

При проверке фактического наличия имущества, в случае смены материально ответственного лица, в инвентаризационных описях лицо, принявшее это имущество, расписывается в их получении, а сдавшее – в их сдаче.

Если период проведения инвентаризации имущества составляет более чем один день, то помещение, где хранится инвентаризируемое имущество, ежедневно опечатывается в присутствии членов комиссии и материально ответственного лица. 

В случае если в период проведения инвентаризации комиссия не имеет возможности произвести подсчет имущества в данном помещении и записать их в опись сразу, на группу проинвентаризированного (просчитанного) имущества прикрепляются инвентаризационные ярлыки для фактического наличия имущества (приложение 44 к приказу министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562).

На имущество, не принадлежащее субъекту на правах собственности, но находяще­еся у них, а также на имущество, пришедшее в негодность, составляются отдельные инвентаризационные описи.

По окончании инвентаризации оформленные инвентаризационные акты и описи, сличительные ведомости сдаются в бухгалтерскую службу.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются:

• излишки – доходом и подлежат оприходованию;

• недостачи – расходом или, в случае установления виновного лица, его задолженностью.

Нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. Недостача и порча запасов сверх норм естественной убыли при наличии виновных лиц возмещается виновными лицами в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Комиссия выявляет причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. По результатам инвентаризации членами комиссии оформляется протокол, утвержденный руководителем субъекта, где отражаются выводы, предложения и решения комиссии. Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой финансовой отчетности.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Инвентаризация денежных средств, чеков и ценных бумаг, находящихся в кассе, проводится в сроки, установленные руководителем в соответствии с учетной политикой предприятия.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается комиссия, которая вместе с кассиром, прежде всего, проверяет, соответствует ли помещение кассы требованиям по обеспечению сохранности денежных средств и других ценностей, по технической оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации, созданы ли кассиру условия для работы. Также необходимо проверить: заключен ли с кассиром договор о полной материальной ответственности.

Перед началом инвентаризации комиссия должна получить у кассира последний кассовый отчет с приложением к нему всех приходных и расходных кассовых ордеров и других заменяющих их денежных документов.

Комиссия в присутствии кассира проверяет кассовый отчет и устанавливает правильность выведенного остатка наличных денег в кассе.

С кассира берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены в отчет и что неоприходованных и несписанных сумм в кассе не имеется. Эта расписка помещена в заголовочной части акта инвентаризации денежных средств и денежных эквивалентов по форме Инв-6 (приложение 37 к приказу министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562) (далее – акт инвентаризации денежных средств).

Инвентаризация кассы проводится с полным полистным пересчетом всех денежных купюр, ценных бумаг, денежных документов, бланков строгой отчетности по видам с указанием в акте инвентаризации денежных средств названия, номера, серии и номинальной цены и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги (акции, облигации, чеки, векселя и другие документы, выпускаемые в соответствии с законодательством в качестве ценных бумаг).

Денежная наличность включается в акт инвентаризации денежных средств по купюрам и сумме. Заявление кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту, не принимаются.

В акте инвентаризации денежных средств остатки, находящиеся в кассе денежных средств, сверяются с данными бухгалтерского учета на момент инвентаризации. И определяется результат инвентаризации.

В случае установления фактов недостач или излишков ценностей комиссия берет с кассира письменное объяснение о причинах и обстоятельствах возникновения этих расхождений, которое также фиксируется в акте инвентаризации денежных средств. При этом следует иметь в виду, что заявление кассира о выдаче наличных денег из кассы, не подтвержденное расходными кассовыми ордерами или заменяющими их документами и расписками получателей в платежной ведомости, не принимается в оправдание фактического остатка наличных денег в кассе. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

По результатам инвентаризации составляется акт инвентаризации денежных средств, который составляется в двух экземплярах и подписывается инвентаризационной комиссией и материально ответственным лицом (кассиром), отвечающим за сохранность денег, денежных документов.

 При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально ответственному лицу, сдавшему наличные деньги, денежные документы; материально ответственному лицу, принявшему деньги, денежные документы, и бухгалтерии).

Пример

На основании приказа директора № 55 от 29 декабря 2015 года, в ТОО «Глобус» была проведена инвентаризация денежных средств в кассе предприятия. По результатам инвентаризации составлен акт. Как данную операцию нужно отразить в бухгалтерском учете?

Акт инвентаризации денежных средств.

В бухгалтерском учете ТОО «Глобус» на основании акта инвентаризации денежных средств были отражены следующие проводки:

Пример

При проведении инвентаризации денежных средств в кассе предприятия были обнаружены денежные средства в сумме 19 500 тенге, наличие которых не подтверждено приходным кассовым ордером.

В итоге по результатам инвентаризации сумма 19 500 тенге признана доходом предприятия, соответственно, в учете были произведены следующие записи:

Пример

При проведении инвентаризации в кассе предприятия была выявлена недостача денег в размере 6 300 тенге. Данная недостача была удержана с заработной платы кассира на основании поданного им заявления.

В бухгалтерском учете предприятия были произведены следующие записи:

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся на этом счете сумм:

– при сдаче денежной наличности – с данными квитанции банка, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу денег инкассаторам обслуживающего банка и т. п.;

– по суммам, переведенным собственником или другими организациями, – согласно полученным от них извещениям (авизо) с указанием даты, номера поручения, суммы и наименования обслуживающего банка или почтового отделения, принявшего перечисление.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на текущем счете в тенге, на текущем счете в валюте и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерской службы индивидуального предпринимателя или организации, с данными по выписке банков.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Дебиторская и кредиторская задолженность, как часть активов и обязательств организации, подлежит обязательной инвентаризации. Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности заслуживает особого внимания, так как эта процедура позволяет выявить сомнительные и безнадежные долги. Результаты инвентаризации используются в управленческом учете как информационная база для работы с дебиторской задолженностью, а также в бухгалтерском и налоговом учете для создания резерва по сомнительным долгам и списания дебиторской задолженности, нереальной к взысканию. Поэтому очень важно качественно проводить инвентаризацию задолженности, а также правильно оформлять ее результаты. 

Целью проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности являются:

• документальное подтверждение сумм задолженности, числящихся на счетах бухгалтерского учета;

• оценка дебиторской и кредиторской задолженности с точки зрения вероятности ее погашения, то есть выявление сомнительной и безнадежной задолженности.

Таким образом, инвентаризация задолженности предполагает не только «техническую» работу по сверке учетных данных с первичными учетными документами, но и последующий анализ полученных результатов.

Порядок проведения и учет результатов инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами

Инвентаризация расчетов с банками по кредитам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами и другими дебиторами и кредиторами заключается:

– в проверке тождественности расчетов с банками, органами казначейства, финансовыми, налоговыми органами, пенсионными фондами, со структурными подразделениями организаций, выделенными на отдельные балансы;

– в проверке правильности и обоснованности сумм задолженности, включая суммы, по которым истекли сроки исковой давности;

– в выявлении по задолженности работникам организации сумм своевременно не выплаченной заработной платы, подлежащих перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

Проверке должны быть подвергнуты счета «Краткосрочная кредиторская задолженность», «Долгосрочная кредиторская задолженность» в части сумм товаров в пути и расчетов с поставщиками по неотфактурованным поставкам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

При инвентаризации расходов будущих периодов комиссия по документам устанавливает и включает в описи сумму, подлежащую отражению на счете. 

Суммы задолженности, числящиеся на счетах расчетов, должны быть подтверждены соответствующими документами:

• первичными учетными документами, на основании которых числится дебиторская и кредиторская задолженность (товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг, авансовые отчеты, платежные документы, бухгалтерские справки и т. д.),

• приказами руководителя (на выплату компенсации за использование личного имущества, о привлечении работника к материальной ответственности и т. д.),

• договорами (с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками, кредитные договоры с банками, договоры займа с другими организациями, договоры займа с работниками и т. д.).

При проведении инвентаризации оформляются следующие документы:

• приказ о проведении инвентаризации;

• акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, приложение 35 к приказу министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562 по форме Инв-4;

• приложение к форме Инв-4 – справка к акту инвентаризации задолженности;

• акт сверки взаиморасчетов.

В справку к акту инвентаризации вводятся дополнительные сведения, такие как, например, в графе «За что числится задолженность», в которой необходимо указать: связана задолженность ...