Приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) производится различными способами: с помощью оплаты наличными в момент заправки, по талонам, смарт-картами, из собственных резервуаров. Как правильно оформить и отразить в учете приобретение и расход ГСМ, расскажет эксперт журнала.
1. ПРИОБРЕТЕНИЕ ГСМ
В соответствии с МСФО (IAS) 2 «Запасы», запасы – это активы:
– предназначенные для продажи в ходе обычной деятельности;
– находящиеся в процессе производства для такой продажи; или
– находящиеся в виде сырья или материалов, которые будут потребляться в процессе производства или оказания услуг.
Активы признаются запасами в учете, когда соответствуют критериям признания их в качестве запасов:
– данные активы используются для производства продукции (сырье);
– приобретены для продажи (товары);
– используются в краткосрочном периоде в качестве материалов (расходные материалы) до 12 месяцев.
Приобретенные ГСМ будут использоваться компанией в краткосрочном периоде в качестве расходных материалов или сырья, потребляемых в процессе хозяйственной деятельности компании при производстве и (или) реализации товаров или оказании услуг. Поэтому в учете приобретенные ГСМ будут признаваться запасами и учитываться на счете 1310 «Сырье и материалы» подраздела 1300 «Запасы» Типового плана счетов бухгалтерского учета.
Приобрести и рассчитаться за приобретенные ГСМ можно путем:
– оплаты наличными или банковской картой на автозаправочных станциях (АЗС) в момент непосредственной заправки;
– приобретения определенного количества ГСМ и заправки по талонам;
– пополнения денежного или литрового кошелька на смарт-карте;
– приобретения ГСМ большими партиями и хранения в собственных резервуарах.
1.1. Учет ГСМ за наличные денежные средства
В соответствии со статьей 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234 (далее – Закон о бухгалтерском учете и финансовой отчетности), все события и операции в учете оформляются на основании первичных учетных документов, составленных в момент совершения операции и утвержденных уполномоченным органом.
При реализации товаров, в соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 (далее – Правила ведения бухгалтерского учета), поставщик выписывает накладную на отпуск запасов на сторону по форме З-2 (приложение 26 к приказу министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562 (далее – Приказ № 562)).
В соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета, при получении наличных денег кассир обязан выписать приходный кассовый ордер по форме КО-1 (приложение 1 к Приказу № 562) и выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру покупателю.
Согласно подпункту 6 статьи 165 Налогового кодекса, чек контрольно-кассовой машины (ККМ) – первичный учетный документ ККМ, подтверждающий факт осуществления между продавцом (поставщиком товара, работы, услуги) и покупателем (клиентом) денежного расчета, выданный в бумажном либо электронном виде.
В соответствии с подпунктом 1 статьи 165 Налогового кодекса, денежные расчеты – расчеты, осуществляемые за приобретение товара, выполнение работ, оказание услуг посредством наличных денег и (или) расчетов с использованием платежных карточек.
В соответствии с пунктом 3 статьи 7 Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, первичные документы как на бумажных, так и электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 настоящей статьи, индивидуальные предприниматели (ИП) и организации разрабатывают самостоятельно либо применяют формы или требования, утвержденные в соответствии с законодательством РК, которые должны содержать следующие обязательные
реквизиты:
1) наименование документа (формы);
2) дату составления;
3) наименование организации или фамилию и инициалы ИП, от имени которых составлен документ;
4) содержание операции или события;
5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);
6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;
7) идентификационный номер.
Таким образом, чек ККМ не является первичным учетным документом бухгалтерского учета, так как его форма не включена в Приказ № 562 и не содержит всех обязательных реквизитов, которые должен иметь такой учетный документ. В связи с чем и в соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета поставщик в момент отпуска ГСМ за наличный расчет или посредством оплаты банковской картой обязан выписать накладную на отпуск запасов на сторону по форме З-2, выдать чек ККМ и квитанцию к приходному кассовому ордеру по форме КО-1. При этом, если поставщиком является ИП, который не осуществляет ведение бухгалтерского учета, он, согласно статье 2 Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности и статье 202 Налогового кодекса, обязан оформлять первичные учетные документы и выдавать их покупателю.
В учете ГСМ, приобретенные за наличный расчет или посредством оплаты банковской картой в момент заправки, будут отражены:
Пример
Подотчетное лицо компании заправилось на АЗС, при этом соответствующие документы не были им получены.
Что делать, если АЗС не выписывает документы или отказывается выписать необходимые документы?
Очевидно, что данный поставщик будет привлечен к административной ответственности по статье 276 Кодекса об административных правонарушениях.
В случае когда получение накладной невозможно, можно составить акт приема-передачи ГСМ на основании имеющихся документов, подтверждающих оплату.
Иными словами, составляется акт, в котором отражается причина его составления, вид ГСМ, количество, стоимость, поставщик; акт должен быть подписан материально ответственными лицами организации.
При этом стоимость оприходованных ГСМ по акту признается безвозмездно полученным имуществом, что подлежит включению в совокупный годовой доход компании в соответствии со статьей 238 Налогового кодекса.
А суммы, уплаченные при заправке ГСМ по фискальным чекам, будут списаны за счет чистого дохода компании как списание обязательств (так как данные суммы не подтверждены документами отгрузки товара).
Для детализации учета открыт субсчет 7481 «Прочие расходы. Расходы, не относимые на вычеты».
В учете в этом случае будет отражаться информация:
Номера субсчетов, приведенные в таблице и далее по тексту данной статьи, носят рекомендательный характер. Каждый субъект предпринимательства разрабатывает и утверждает в учетной политике план счетов с открытием субсчетов в зависимости от вида деятельности и потребности раскрытия информации в отчетности.
Пример
Водителю организации 1 октября 2019 года была выдана под отчет денежная сумма в размере 30 000 тенге для приобретения ГСМ за наличный расчет. 31 октября 2019 года водителем был представлен авансовый отчет в бухгалтерию о приобретении и использовании ГСМ за наличный расчет в течение месяца на сумму 29 120 тенге. К авансовому отчету были приложены соответствующие первичные документы: фискальные чеки, накладные, счета-фактуры.
Как правильно отразить данные операции в бухгалтерском учете?
Для детализации учета открыт субсчет 1312 «Сырье и материалы. Топливо».
При приобретении ГСМ за наличный расчет в учете рекомендуется следующая корреспонденция счетов:
1.2. Учет ГСМ по талонам
Нередко компании приобретают ГСМ у поставщиков и получают в качестве подтверждения выкупленного объема топлива специальные талоны, разработанные поставщиком и дающие право заправки соответственно номиналу талона на АЗС поставщика. Данные талоны в налоговом учете признаются товарораспорядительными документами.
Для использования талонов поставщика компания-потребитель заключает договор купли-продажи со специализированной организацией, которая осуществляет продажу талонов на нефтепродукты и организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам данного продавца, приводится в приложении к договору (с указанием ...
Этот документ придет на Вашу электронную почту сразу после оплаты. 200 тенге
