Постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 29 февраля 2016 года № 66

Номер пункта

Вид документа (в том числе электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью)

Срок хранения

Примечание

в головном банке

в филиалах, представительствах

1

2

3

4

5

1.1.Распорядительная деятельность

1

Протоколы, стенограммы (аудиовизуальные записи) заседаний, решения общих собраний акционеров банка и документы к ним (справки, заключения, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования и другие документы)

Постоянно

До минования надобности

Направленные для сведения - до минования надобности. Бюллетени голосования - до прекращения деятельности  банка

2

Протоколы, стенограммы (аудиовизуальные записи) заседаний, постановления исполнительного органа банка, документы к ним (справки, заключения, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования и другие документы)

Постоянно

До минования надобности

Направленные для сведения - до минования надобности. Бюллетени голосования - до прекращения деятельности  банка

3

Протоколы, стенограммы (аудиовизуальные записи) заседаний совета директоров банка, документы к ним (справки, заключения, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования и другие документы)

Постоянно

До минования надобности

Направленные для сведения - до минования надобности. Бюллетени голосования - до прекращения деятельности  банка

4

Правила, положения, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные банком

Постоянно

До замены новыми

5

Стандарты менеджмента и качества

5 лет ЭПК

-

6

Переписка по применению правил, положений, инструкций, методических указаний, рекомендаций и стандартов менеджмента качества

5 лет ЭПК

-

7

Инициативные предложения, внесенные в государственные органы, документы (докладные записки, заключения, справки и другие документы) по их разработке

Постоянно

-

8

Приказы, распоряжения руководителей банка и документы к ним (справки, сводки, информации, докладные записки и другие документы):                                                                1) по основной деятельности (за исключением нормативных правовых приказов);

Постоянно

Постоянно

Направленные для сведения - до минования надобности

2) по личному составу (подтверждающие трудовую деятельность работников), по аттестации, повышению квалификации, присвоению званий (чинов), изменению фамилий, поощрению, награждению, оплате труда, премированию, выплатам, пособиям, отпускам работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда, ежегодным трудовым отпускам, социальным отпускам, длительным зарубежным командировкам, командировкам работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда;

75 лет ЭПК

75 лет ЭПК

3) по организационно-распорядительным и административно-хозяйственным вопросам;

5 лет

5 лет

4) по краткосрочным внутриреспубликанским и зарубежным командировкам

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

9

Проекты приказов, распоряжений руководителя банка, основания к приказам руководителя банка

1 год

1 год

10

Документы (справки, доклады, отчеты, переписка и другие документы) о выполнении приказов, распоряжений руководителей банка

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

11

Переписка с государственными органами и органами местного самоуправления по вопросам деятельности банка

5 лет ЭК

5 лет ЭК

12

Переписка с финансовыми и другими организациями по основным (отраслевым, профильным) направлениям деятельности

5 лет ЭК

5 лет ЭК

13

Доверенности на представление интересов банка во взаимоотношениях с третьими лицами и в судах

3 года*

3 года*

*После истечения срока доверенности

14

Документы по оформлению консульских документов для работников банка и зарубежных консультантов (заявки, справки, распоряжения банка)

10 лет

10 лет

1.2. Контроль

15

Документы ревизий и проверок деятельности банка, его структурных подразделений, проводимых уполномоченными государственными органами, аудиторскими организациями и внутренним аудитом (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты, возражения, переписка)

Постоянно

Постоянно

16

Документы о выполнении предложений по результатам проверок, ревизий (докладные записки, отчеты, справки, переписка)

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

17

Документы ревизий, проверок, проводимых банком (акты, справки, переписка)

5 лет ЭК

5 лет ЭК

18

Документы по служебным расследованиям (акты, справки, переписка)

5 лет ЭК

5 лет ЭК

19

Документы (исковые заявления, доверенности, акты, ходатайства, жалобы (апелляционные и надзорные), протоколы и другие документы)

5 лет*

5 лет*

*После вынесения решения

20

Обращения физических и юридических лиц, документы (справки, сведения, переписка и другие документы) по исполнению:                  1) содержащие предложения творческого характера, сведения о серьезных недостатках, фактах коррупции и злоупотреблениях;

Постоянно

Постоянно

2) личного характера;

5 лет ЭПК*

5 лет ЭПК*

*В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения

3) оперативного характера

5 лет

5 лет

21

Журналы учета проведенных ревизий (проверок) и контроля за исполнением решений, принятых по результатам осуществленных ревизий (проверок)

5 лет

5 лет

22

Графики приема физических лиц и представителей юридических лиц руководством банка

3 года

3 года

После замены новыми

1.3. Организационные основы управления

23

Юридические дела:                                                     1) крупных участников банков, банковских холдингов;

Постоянно

До замены новыми

*После закрытия счета

2) клиентов банков

5 лет ЭК*

5 лет ЭК*

24

Согласие Национального Банка Республики Казахстан на приобретение статуса крупного участника банка или банковского холдинга, крупного участника страховой (перестраховочной) организации и страхового холдинга

Постоянно

-

25

Учредительные документы банка (учредительный договор, устав, дополнения и изменения к ним)

Постоянно

До замены новыми

26

Лицензии, выданные банку

До лишения лицензии

-

27

Переписка с Национальным Банком Республики Казахстан по вопросам выдачи разрешения (отказа в выдаче) на создание или приобретение дочерних организаций банка

Постоянно

До прекращения деятельности дочерних организаций банка

28

Переписка с Национальным Банком Республики Казахстан по вопросам выдачи согласия (отказа в выдаче, отзыва) на назначение (избрание) руководящих работников банка

Постоянно

-

29

Положения о постоянно действующих комиссиях банка

Постоянно

До замены новыми

30

Сведения об акционерах, реестр акционеров банка и изменения к нему, выписки регистратора из реестра акционеров

Постоянно

Постоянно

31

Списки аффилиированных лиц, лиц, имеющих право на получение дивидендов

Постоянно

Постоянно

32

Заявки лиц, связанных с банком особыми отношениями, на совершение сделок с банком

5 лет ЭК*

5 лет ЭК*

*После выполнения всех обязательств по договору и истечения срока его действия

33

Информация о сделках с лицами, связанными с банком особыми отношениями

5 лет ЭК*

5 лет ЭК*

*После выполнения всех обязательств по договору и истечения срока его действия

34

Оригиналы документов, подтверждающих собственность на акции, и сведения о формировании уставного капитала банков

5 лет*

5 лет*

*После перехода права собственности на акции при условии завершения ревизии налоговыми органами

35

Договоры на осуществление аудита банка

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

36

Документы о реорганизации, переименовании банка, его структурных подразделений (отчеты, акты, переписка, докладные записки, заключения и другие документы)

Постоянно

Постоянно

37

Документы банков и их структурных подразделений по руководящим работникам (справки, акты, переписка)

10 лет ЭК

10 лет ЭК

38

Положения о коллегиальных, консультативно-совещательных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических органах банка

Постоянно

Постоянно

39

Положения о структурных подразделениях банка

Постоянно*

Постоянно*

*После замены новыми

40

Книги регистрации договоров займов

Постоянно

Постоянно

41

Штатные расписания банка, изменения к штатным расписаниям

Постоянно

Постоянно

42

Штатная расстановка (штатно-списочный состав работников)

75 лет

75 лет

43

Проекты штатных расписаний, документы по их разработке (справки, заключения, докладные записки)

5 лет

3 года

44

Приемо-сдаточные акты и                  приложения к ним при смене:                                                           1) руководящих работников банка;

Постоянно

Постоянно

2) материально-ответственных лиц;

5 лет

5 лет

45

Списки лиц, имеющих право на участие в годовом общем собрании акционеров банка

Постоянно

Постоянно

46

Номенклатура должностей

Постоянно

До минования надобности

47

Должностные инструкции

3 года*

3 года*

*После замены новыми

48

Документы (сведения о задачах, функциях, структуре организации, переписка) по разработке и поддержке интернет-ресурса

5 лет ЭПК

-

49

Документы о командировках (программы, планы-задания, переписка, доклады, справки, отчеты):                                                                         1) внутригосударственных;

5 лет

5 лет

2) зарубежных

5 лет ЭК

5 лет

50

Учредительные документы дочерних организаций банков (устав, учредительный договор, дополнения и изменения к ним)

5 лет*

5 лет*

*После замены новыми

51

Переписка с акционерами банка по вопросам проведения собраний акционеров

5 лет

5 лет

52

Документы по начислению дивидендов (расчеты, справки, заключения)

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

53

Документы по выкупу акций у акционеров банка (заключения, справки, переписка)

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

54

Переписка с дочерними организациями и структурными подразделениями банка по вопросам их основной деятельности

5 лет

5 лет

55

Документы о задолженности юридических и физических лиц (книги учета, расчеты и другие документы)

5 лет*

5 лет*

*После погашения задолженности

56

Переписка с регистратором банка по вопросам учета акций банка

5 лет

5 лет

57

Правоустанавливающие документы, финансовая отчетность и иные документы акционеров банка (учредительные договоры, уставы, договоры купли-продажи акций)

5 лет ЭК

5 лет ЭК

58

Документы (распоряжения, заявки, планы продаж, списки, договоры купли-продажи, отчеты независимых оценщиков, переписка) о продаже активов должника и другие документы

Постоянно

Постоянно

Движимого имущества (мебель, автотранспорт, оргтехника и другое имущество) - 5 лет ЭПК

1.4. Правовое обеспечение деятельности банка и производство по делам об административных правонарушениях

59

Свидетельства о праве собственности на землю, здания, имущество

Постоянно

Постоянно

60

Договоры (соглашения и контракты) об оказании услуг банку организациями, оказывающими юридические услуги

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия

61

Постановления органов дознания, предварительного следствия и органов исполнительного производства, санкционированные судом, а также постановления, решения, приговоры, определения судов о наложении и снятии ареста на деньги и другое имущество клиента банка, находящееся в банке

5 лет*

5 лет*

*После снятия с ареста

62

Постановления, решения, определения, приговоры судов по вопросам деятельности банка

5 лет ЭК

5 лет ЭК

63

Решения уполномоченных органов и должностных лиц о приостановлении расходных операций по банковским счетам клиентов банка

5 лет*

5 лет*

*После устранения причины приостановления расходных операций

64

Документы по вопросам применения Национальным Банком Республики Казахстан ограниченных мер воздействия и санкций в отношении банков (докладные записки, справки, переписка)

5 лет

5 лет

65

Журналы учета исков

5 лет*

5 лет*

*После вынесения судами последнего решения по  искам

66

Акты уполномоченных государственных органов, подтверждающие изъятие документа (дела)

5 лет*

5 лет*

*После возврата документа, дела или закрытия счета

67

Копии документов, подлинники которых изъяты правоохранительными органами и судами по уголовным и гражданским делам

До минования надобности

До минования надобности

68

Документы (заключения, справки, переписка) по юридической экспертизе договоров

10 лет*

10 лет*

*После выполнения всех обязательств по договору и истечения срока его действия

69

Документы (протоколы, акты, предписания, переписка и другие документы) по делам об административных правонарушениях

5 лет

5 лет

1.5. Документационное обеспечение и организация хранения документов

70

Картотека по истории

Постоянно*

Постоянно*

*На постоянное государственное хранение передается при ликвидации банка без правопреемника

71

Дело (исторические справки, листы архивных фондов, завершенных  делопроизводством, акты приема-передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты проверок наличия и состояния дел и документов, акты о неисправимых повреждениях дел и другие документы, отражающие работу с архивным фондом) архивного фонда архива банка второго уровня

Постоянно*

Постоянно*

*На постоянное государственное хранение передается при ликвидации банка без правопреемника

72

Номенклатура дел:                                                                              1) банка;

Постоянно

Постоянно

2) структурных подразделений

5 лет

5 лет

73

Карточки учета (журналы) регистрации:                                                       1) приказов, указаний, распоряжений, правил, инструкций, положений, уставов;

Постоянно

Постоянно

2) поступающих и отправляемых документов, в том числе по электронной почте

3 года

3 года

74

Журналы (книги), ведомости учета служебных бланков строгой отчетности

5 лет

5 лет

75

Перечень документов, образующихся в результате деятельности банков (с указанием сроков хранения)

Постоянно

До замены новым

76

Описи дел*:                                                          1) постоянного срока хранения;

Постоянно*

Постоянно*

*Структурных подразделений – 3 года после утверждения экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа, республиканского государственного архива Республики Казахстан годового раздела сводной описи дел.             *Неутвержденные – до минования надобности

2) по личному составу;

Постоянно*

Постоянно*

*На постоянное государственное хранение передаются после ликвидации банка

3) временного срока хранения

3 года*

3 года*

*После уничтожения дел

77

Акты о выделении документов к уничтожению

Постоянно *

Постоянно*

*В государственный архив не передаются

78

Акты приема-передачи документов и дел на государственное хранение

Постоянно

Постоянно

79

Протоколы заседаний экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов банка для определения их срока хранения

Постоянно

Постоянно

80

Переписка по методическим и организационным вопросам ведения делопроизводства и архивного дела

3 года

3 года

81

Заявки (заказы) на выдачу документов из ведомственного (частного) архива банка

1 год

1 год

82

Акты выдачи документов во временное пользование из ведомственного (частного) архива банка

3 года*

3 года*

*После возвращения документов в ведомственный (частный) архив

83

Заявления, запросы юридических и физических лиц о выдаче архивных справок, копий, выписок из документов, переписка по их выдаче

3 года

3 года

84

Положение о ведомственном (частном) архиве банка

Постоянно

5 лет*

*После замены новыми

85

Паспорт ведомственного (частного) архива банка

Постоянно*

Постоянно*

*В государственный архив не передаются

86

Журналы учета поступления и выбытия документов ведомственного (частного) архива банка

Постоянно*

Постоянно*

*В государственный архив не передаются

2.1. Прогнозирование и планирование

87

Перспективные планы развития банка, документы об их разработке

Постоянно

До минования надобности

88

Бизнес-планы банка и их экономические обоснования:                                                        1) годовые;

Постоянно

Постоянно

2) квартальные

5 лет

5 лет

89

Документы по разработке бизнес-планов (расчеты, заключения, справки)

5 лет

5 лет

90

Планы работы филиалов, представительств:                                             1) годовые;

3 года

3 года

2) полугодовые;

1 год

1 год

3) квартальные;

1 год

1 год

4) месячные

1 год

1 год

91

Переписка по вопросам прогнозирования и планирования

5 лет ЭК

5 лет ЭК

92

Документы по разработке ставок вознаграждения и тарифов комиссионного вознаграждения (справки, расчеты, обоснования)

5 лет

5 лет

2.2. Кредитно-финансовые вопросы

93

Договоры (соглашения) о предоставлении займов и документы к ним (ходатайства, заключения, переписка заявления, справки, распоряжения, поручительства)

10 лет*

10 лет*

*После выполнения всех обязательств по договору и при условии завершения ревизии налоговыми органами

94

Финансовая и иная отчетность банков второго уровня, представляемая согласно требованиям Национального Банка Республики Казахстан:                          1) годовые;

Постоянно

Постоянно

*При условии завершения ревизии налоговыми органами, при отсутствии годовых - постоянно

2) квартальные;

5 лет*

5 лет*

3) ежемесячные;

1 год

1 год

4) еженедельные;

1 год

1 год

5) ежедневные

1 год

1 год

95

Документы о возврате займов, находящихся в составе государственного долга, и вознаграждения по данным займам (справки, расчеты, заключения)

Постоянно

Постоянно

96

Документы по изучению кредитно-экономических вопросов, анализу размещения и привлечения займов (программы, таблицы, сведения, статистико-аналитические, оперативные материалы, диаграммы, расчеты, таблицы, объяснительные записки)

5 лет ЭК

5 лет ЭК

97

Сведения о внутрисистемном перераспределении заемных ресурсов

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

98

Документы по кредитным линиям банков-корреспондентов (договоры, переписка, заключения)

5 лет ЭК

5 лет ЭК

Документы по анализу заемных отношений с клиентами (справки, обзоры, таблицы, диаграммы, переписка, записки)

5 лет ЭК

5 лет ЭК

Документы по полученным ранее и представленным межбанковским займам (ходатайства, экономические расчеты, заключения)

5 лет*

5 лет*

*После возвращения кредита

Кредитное досье заемщиков (по беззалоговым займам) - физических и юридических лиц:                                        1) на бумажном носителе;

5 лет*

5 лет*

*После выполнения всех обязательств по договору и истечения срока его действия

2) на электронном носителе (для банков, которые располагают возможностью формирования кредитного досье в электронном формате)

5 лет*

5 лет*

Кредитное досье заемщиков (по залоговым займам) - физических и юридических лиц:                                            1) на бумажном носителе;

10 лет*

10 лет*

*После выполнения всех обязательств по договору и истечения срока его действия

2) на электронном носителе (для банков, которые располагают возможностью формирования кредитного досье в электронном формате)

10 лет*

10 лет*

Оригиналы согласий субъекта кредитной истории на представление сведений о нем в кредитные бюро

10 лет*

10 лет*

*После даты представления последней информации в кредитное бюро

Акты приема-передачи кредитных досье, служебные записки с обоснованием необходимости выдачи документов из кредитных досье

10 лет ЭК*

10 лет ЭК*

*После выполнения всех обязательств по договору и истечения срока его действия

Документы по оказанию финансово-консультационных услуг (заявки клиентов, соглашения, счета-фактуры, заключения, акты)

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Документы по кредитованию государственных региональных программ (копии постановлений Правительства Республики Казахстан, ходатайства органов местного самоуправления, расчеты, разнарядки, заключения, переписка)

5 лет ЭК*

5 лет ЭК*

*После реализации программы

Конкурсная документация, представляемая организатором конкурса потенциальным поставщикам для участия в конкурсе по государственным закупкам банковских услуг:                                               1) в банке победителе конкурса;

Постоянно

Постоянно

2) в банке участнике конкурса

До минования надобности

До минования надобности

Договоры о государственных закупках банковских услуг:                                                 1) по результатам конкурсов;

Постоянно

Постоянно

*После истечения срока действия договора

2) на основе запроса ценовых предложений;

5 лет*

5 лет*

3) из одного источника

5 лет*

5 лет*

Переписка по государственным закупкам банковских услуг

5 лет

5 лет

Журналы регистрации договоров займов с физическими и юридическими лицами

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

Журналы регистрации заявок на займы

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

Платежные ведомости, платежные документы, переписка о переуступке (принятии) прав требований по договорам займов

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

Ежемесячные, ежедневные справки, группировочные ведомости о состоянии и использовании кредитных ресурсов

5 лет

5 лет

Документы о списании безнадежных к взысканию займов (заключения, акты, переписка)

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

Документы по займам, предоставленным за счет средств республиканского и местных бюджетов, по займам, права требования по которым принадлежат Министерству финансов Республики Казахстан, а также по гарантированным государством займам (заявления, договоры займа, отчеты, переписка и другие)

Постоянно

Постоянно

Отклоненные заявки юридических и физических лиц на получение займа, документы (заявления/согласия клиентов, расчеты, переписка и другие документы) по ним

1 год*

1 год*

*После вынесения решения банком

3.1. Кассовые операции

Договоры о материальной ответственности, заключенные банком с работниками, осуществляющими операции с ценностями

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Договоры на кассовое обслуживание клиентов банка

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Документы (акты экспертиз, отчеты, переписка) о неплатежных и поддельных банкнотах и монетах

5 лет

5 лет

Акты проверок организации кассовой работы в банке

5 лет

5 лет

Документы (справки, заключения, расчеты) по вопросу установления банками минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня

5 лет

5 лет

Кассовые документы с приложениями (приходные и расходные кассовые мемориальные ордера по ценностям, хранящимся в хранилище, чеки, объявления на взнос наличными деньгами)

5 лет*

5 лет*

*При условии проведения проверки (ревизии)

Справки о суммах принятых денег и количестве поступивших в кассу кассовых документов

5 лет

5 лет

Справки о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет

5 лет

5 лет

Сводные справки о кассовых оборотах

5 лет

5 лет

Книги учета денег и ценностей, находящихся в хранилище ценностей, принятых и выданных денег (ценностей), драгоценных металлов

5 лет*

5 лет*

*При условии проведения проверки (ревизии)

Документы (акты, справки, переписка) по ревизиям хранилищ ценностей

5 лет

5 лет

Карточки учета ценностей

5 лет

5 лет

Акты приема-передачи ценностей и вскрытия посылок с ценностями

5 лет

5 лет

Книги (журналы) учета квитанционных книжек, бланков строгой отчетности, выданных ответственным исполнителям

5 лет

5 лет

Контрольный журнал приема-передачи под охрану хранилища ценностей

5 лет

5 лет

Документы (акты, переписка) по вопросам пересчета банкнот и монет

5 лет

5 лет

Документы (акты, переписка) по вопросам просчетов, совершенных кассирами

5 лет*

5 лет*

*После возмещения ущерба

Справки о принятых вечерней кассой сумках с наличными деньгами и порожних сумках

3 года

3 года

Переписка по вопросам кассовой работы и хранения ценностей

3 года

3 года

Заполненные сетки для проверки платежности банкнот

1 год

1 год

3.2. Инкассация

Договоры на инкассацию и пересылку денег и ценностей клиентов банка

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Договоры на инкассацию и пересылку наличных денег банка в расчетно-кассовые отделы

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Доверенности на получение, прием и доставку ценностей

3 года*

3 года*

*После истечения срока действия

Справки о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках

3 года

3 года

Списки организаций, обслуживаемых инкассаторами

3 года

3 года

Журналы учета приема-передачи документов

5 лет

5 лет

Журналы учета выдачи и приема явочных карточек, печатей, ключей и доверенностей

3 года

3 года

Журналы учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок

3 года

3 года

Книги учета выданных штампов и пломбиров, регистрации их передачи

3 года

3 года

Сопроводительные ведомости к сумкам с наличными деньгами

1 год

1 год

4.1. Операции с государственными ценными бумагами

Договоры купли-продажи государственных ценных бумаг

5 лет*

5 лет*

*После погашения выпуска бумаг

Закрытые лицевые счета по приему на хранение государственных ценных бумаг, приложенные к ним описи

5 лет*

5 лет*

*После погашения выпуска бумаг

Документы (платежные поручения, поручения на перевод, поручения на погашение, ведомости, акты и приложения к ним) о расчетах по государственным ценным бумагам

5 лет*

5 лет*

*После погашения выпуска бумаг

Документы по операциям с государственными краткосрочными облигациями:                                                     1) заявки на продажу и покупку облигаций;

5 лет

5 лет

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

2) выписки из реестра ценных бумаг;

5 лет

5 лет

3) ежемесячные отчеты дилера по работе с ценными бумагами;

5 лет

5 лет

4) еженедельные отчеты дилера о работе с ценными бумагами;

1 год

1 год

5) выписки из протоколов торгов;

1 год

1 год

6) выписки нетто-оборота по счетам управления оператора счета;

1 год

1 год

7) сводные реестры заявок, принятых на торгах;

1 год

1 год

8) реестры введенных заявок клиентов, дилера по торгам;

1 год

1 год

9) обязательства операторов счетов по итогам торгов;

1 год

1 год

10) информация межбанковских валютных бирж;

1 год

1 год

11) лицевые счета, счета «ДЕПО» клиентов;

5 лет*

5 лет*

12) платежные поручения;

5 лет*

5 лет*

13) выписки по счетам «Ностро»;

5 лет*

5 лет*

14) журналы лицевого учета облигаций, оборотов по операциям с облигациями, учета брокерских операций, сводных итогов

5 лет*

5 лет*

Документы (договоры, акты, протоколы, условия выпуска, поручения «ДЕПО») по вопросам вторичного рынка государственных ценных бумаг

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

4.2. Операции с негосударственными ценными бумагами

Проспекты выпусков ценных бумаг

Постоянно

Постоянно

Документы (распоряжения, письма, отчеты об итогах размещения и погашения ценных бумаг) по размещению и погашению ценных бумаг

5 лет*

5 лет*

*После погашения

Условия выпусков депозитных сертификатов

Постоянно

До минования надобности

Документы (положения, правила) о выпуске, обращении депозитных сертификатов

Постоянно

До минования надобности

Переписка по вопросам выпуска и обращения ценных бумаг

5 лет

5 лет

Отчеты банка установленной формы по каждому виду профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг

Постоянно

До минования надобности

Документы (договоры, переписка, описи) по учету имущества клиентов, переданного в соответствии с кастодиальным договором

5 лет

5 лет

Счета на оплату услуг депозитария, вознаграждения за размещение акций

5 лет

5 лет

Договоры о купле-продаже акций и документы к ним (платежные поручения, расчеты, передаточные распоряжения, подписные листы, заявления обязательства на приобретение акций)

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Документы (договоры, акты, переписка) о приобретении иных, кроме акций негосударственных ценных бумаг

5 лет*

5 лет*

*После перехода права собственности на ценную бумагу

Заявки на продажу и покупку негосударственных ценных бумаг

5 лет

5 лет

Выписки из реестров держателей акций

5 лет

5 лет

Выписки по лицевым счетам банка

5 лет

5 лет

Лицевые счета, счета депо клиентов, выписки по счетам ДЕПО, в разрезе видов профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг

5 лет

5 лет

Ежемесячные, ежеквартальные отчеты брокера о выполненных (невыполненных) сделках

5 лет

5 лет

Уведомления о приостановлении действия, лишении лицензии на осуществление деятельности на рынке ценных бумаг

Постоянно

Постоянно

Предписания Национального Банка Республики Казахстан об устранении нарушений законодательства Республики Казахстан о рынке ценных бумаг

Постоянно

5 лет*

*После устранения нарушений

Документы по выявленным нарушениям законодательства Республики Казахстан о рынке ценных бумаг (информация, заключения, отчеты о результатах проверки)

Постоянно

5 лет

Документы (договоры, общие условия создания и доверительного управления имуществом общих фондов банковского управления, инвестиционные декларации, изменения и дополнения к ним, сертификаты долевого участия, уведомления о прекращении договоров доверительного управления) по операциям доверительного управления

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Документы (положения, инструкции, учетные политики) внутреннего учета

5 лет

5 лет

Иные журналы, документы подлежащие ведению и хранению банком в соответствии с нормативными правовыми актами Национального Банка Республики Казахстан

5 лет

5 лет

Документы (справки, сведения, записки, акты заключения) о нарушениях правил выпуска ценных бумаг

Постоянно

10 лет

5.1. Международные связи и расчеты

Договоры, соглашения, контракты с иностранными банками, международными и иностранными организациями, изменения и дополнения к ним

Постоянно

Постоянно

Переписка с иностранными банками, международными и иностранными организациями о сотрудничестве

5 лет ЭПК

5 лет

Лицевые счета по транзитным счетам, предназначенным для расчетов с международными платежными организациями

5 лет

5 лет

Планы приема, программы пребывания представителей иностранных банков, международных и иностранных организаций

5 лет ЭПК

3 года

Записи бесед, протоколы проведения переговоров с иностранными банками, международными и иностранными организациям

5 лет ЭПК

5 лет ЭК

Доклады, отчеты, справки, переписка о приеме представителей иностранных банков, международных и иностранных организаций

5 лет ЭПК

5 лет ЭК

Досье по контрактам, подлежащим  экспортно-импортному валютному контролю (копии контрактов, документы валютного контроля)

5 лет*

5 лет*

*Со дня снятия контракта с учетной регистрации

Переписка по вопросам открытия и ведения банковских счетов, инвестиционной деятельности

5 лет

5 лет

Документы (справки, заключения, переписка) по вопросам расчетов с иностранными банками, международными и иностранными организациями

5 лет

5 лет

Документ с образцами подписей и оттиска печати или аналогичный документ, содержащий образцы подписей и оттиска печати, иностранных банков-корреспондентов

5 лет*

5 лет*

*После аннулирования прав подписи

Переписка о гарантиях и аккредитивах по экспортным и импортным операциям

5 лет

5 лет

5.2. Валютные операции

Переписка по вопросам валютных операций

5 лет

5 лет

Документы (биржевые свидетельства, операционные листы, переписка) о проведении операций на межбанковских валютных биржах

5 лет

5 лет

Свидетельства о регистрации валютных операций, связанных с движением капитала

5 лет*

5 лет*

*После завершения инвестиционной операции

Заявки на проведение валютных операций, связанных с движением капитала

5 лет*

5 лет*

*После окончания срока действия всех валютных операций в рамках заявки

Разрешения (лицензии), выданные Национальным Банком Республики Казахстан, на проведение операций, связанных с движением капитала

5 лет*

5 лет*

*После окончания срока действия разрешения (лицензии) и представления отчетности по ним

Отчеты банка по валютным операциям:
1) годовые;

Постоянно

Постоянно

2) квартальные;

5 лет

5 лет

3) месячные

5 лет

5 лет

Журналы реестров купленной и проданной наличной иностранной валюты

3 года*

3 года*

*С даты окончания журнала

Уведомления о начале или прекращении деятельности обменных пунктов уполномоченного банка, талоны о приеме уведомлений, свидетельства обменных пунктов уполномоченного банка

Постоянно

Постоянно

Списки обменных пунктов

До замены новыми

До замены новыми

Переписка по вопросам деятельности обменных пунктов уполномоченного банка               

5 лет

5 лет

Соглашения с банками-эмитентами дорожных чеков

Постоянно

Постоянно

Копии дорожных чеков (покупка)

5 лет

5 лет

Контрольные документы эмитентов дорожных чеков

Постоянно

До минования надобности

Документы о приеме дорожных чеков на инкассо (заявления, копии, сопроводительные документы)

5 лет

5 лет

Документы, оформляемые при операциях дорожными чеками (лицевые счета по полученным бланкам дорожных чеков, извещения)

5 лет

5 лет

Первичные платежные документы - слипы

5 лет

5 лет

Документы граждан по обменным операциям с иностранной валютой (справки, квитанции, ордера)

5 лет

5 лет

Распоряжения об установлении курсов покупки, продажи наличной иностранной валюты

3 года

3 года

Договоры о совершении банковских операций и сделок с иностранной валютой и драгоценными металлами

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Справки о состоянии ресурсов банка в драгоценных металлах и иностранной валюте

5 лет ЭПК

5 лет ЭК

Документы (выписки, сведения, справки) по ведению металлических счетов

5 лет

5 лет

Карточки по балансовым и внебалансовым счетам в иностранной валюте и металлическим счетам

5 лет

5 лет

Документы (справки, акты, заявки, кассовые ордера и другие документы) по организации кассовой работы с валютными ценностями

5 лет

5 лет

Досье по валютному контролю

5 лет*

5 лет*

*После закрытия досье

Документы (договоры, переписка, сведения, выписки) по ведению банковских счетов в иностранной валюте

5 лет*

5 лет*

*После закрытия счета

Кассовые и внебалансовые приходные и расходные ордера с документами к ним по операциям с иностранной валютой

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

Первичные платежные документы, выписки по банковским счетам в иностранной валюте и металлическим счетам

5 лет

5 лет

Тарифы комиссионного вознаграждения при выполнении валютных операций

5 лет

5 лет

Банковские акцепты

3 года

3 года

Импортные аккредитивы

3 года

3 года

Рамбурсные обязательства

3 года

3 года

6.1. Финансовая и иная отчетность

Консолидированные и отдельные финансовые отчетности банка и документы к ним (пояснительные записки, приложения, специализированные формы, аудиторские заключения):
1) годовые;

Постоянно

Постоянно

2) квартальные;

5 лет

5 лет

3) месячные

3 года

3 года

Отчеты структурных подразделений банка:                                                           1) годовые;

5 лет

5 лет

2) полугодовые;

5 лет

5 лет

3) квартальные;

5 лет

5 лет

4) месячные

3 года

3 года

Отчеты в уполномоченные государственные органы:                      
1) годовые;

Постоянно

Постоянно

2) квартальные;

5 лет

5 лет

3) месячные;

5 лет

5 лет

4) еженедельные;

5 лет

5 лет

5) ежедневные

5 лет

5 лет

Переписка с Национальным Банком Республики Казахстан об утверждении и уточнении финансовой и иной отчетности

3 года

3 года

Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых финансовых и иных отчетностей

Постоянно

5 лет

Годовые сметы расходов банка

Постоянно

Постоянно

Отчеты об исполнении годовых смет расходов банка:                                                                              1) по месту составления;

Постоянно

Постоянно

2) представленные филиалами, представительствами

5 лет

-

Отчеты по исчислению и уплате налогов и других обязательных платежей в бюджет:                                          1) годовые;

Постоянно

Постоянно

2) квартальные;

5 лет

5 лет

3) месячные

3 года

3 года

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения

Передаточные, разделительные балансы, приложения, объяснительные записки к ним

Постоянно

Постоянно

6.2. Расчетно-кассовое обслуживание юридических и физических лиц

Документы об открытии банковских счетов и оформлению полномочий на распоряжение банковскими счетами (извещения, справки, копии учредительных документов и другие документы, предъявляемые при открытии банковского счета)

5 лет*

5 лет*

*После закрытия счета

Заявки на резервирование наличных денег

3 года

3 года

Заявки от филиалов (на подкрепление  чековыми книжками, вкладными  книжками)

3 года

3 года

Документы (платежные поручения, кассовые документы, платежные и мемориальные ордера) по ведению банковских счетов физических и юридических лиц

5 лет*

5 лет*

*По физическим лицам – после закрытия счета, по юридическим лицам - при условии завершения ревизии налоговыми органами.

Документ с образцами подписей должностных лиц, имеющих право подписи платежных документов, и оттиска печати или аналогичный документ, содержащий образцы подписей и оттиска печати

5 лет*

5 лет*

*После закрытия банковского счета

Книги регистрации лицевых счетов

Постоянно*

Постоянно*

*В электронном формате

Документы (платежные поручения, платежные ордера, распоряжения) по списанию комиссии с банковских счетов филиалов банка за кассовое обслуживание в филиале Национального Банка Республики Казахстан

5 лет

5 лет

Исполненные документы по банковским счетам (инкассовые распоряжения), расходные операции по которым были приостановлены

5 лет*

5 лет*

*После закрытия счета

Книги по учету приема-передачи документов по лицевым счетам клиентов при смене операционных работников

5 лет

5 лет

Мемориальные и кассовые документы, ведомости начисленного по счетам вознаграждения

5 лет

5 лет

Карточки учета выдачи выписок по лицевым счетам, доверенности клиентов на получение выписок

1 год

1 год

Платежные документы по клиринговым операциям

5 лет

5 лет

Регистрационные журналы, журналы-описи, реестры по инкассовым операциям и взаимным расчетам

5 лет

5 лет

Условия выпусков векселей

Постоянно

До минования надобности

Документы о выпуске, обращении векселей (положения, правила)

Постоянно

До минования надобности

Документы (договоры, заключения, справки) по оформлению продажи векселей

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Уведомления о принятии векселей к оплате

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Документы по учету векселей в разрезе клиентов (вексельное досье)

До минования надобности

До минования надобности

Погашенные векселя

5 лет

5 лет

Лицевые счета по учету заемных операций

5 лет*

5 лет*

*После закрытия счета

Мемориальные и кассовые документы по займам

5 лет*

5 лет*

*После закрытия счета

Документы по вопросам налогообложения (акты сверок с налоговыми органами, расчеты, справки по налоговым платежам)

5 лет

5 лет

Документы по чекам (корешки чеков, оплаченные чеки, заявления об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма)

5 лет

5 лет

Книги учета бланков строгой отчетности

5 лет

5 лет

6.3. Операции по вкладам

Документы по банковским счетам вкладчиков (договоры, завещания, доверенности, образцы подписи вкладчика, заявление на открытие/закрытие банковского счета)

5 лет*

5 лет*

*После закрытия счета

Алфавитные карточки по счетам вкладчиков

5 лет*

5лет*

*После закрытия счета

Лицевые счета по вкладам

15 лет*

15 лет*

*После закрытия счета

Карточки закрытых и условно закрытых лицевых счетов вкладчиков

5 лет*

5 лет*

*После закрытия счета

Переписка о переводе за границу сумм вкладов по наследственным делам

5 лет ЭК

5 лет ЭК

Промежуточные ордера по вкладным операциям (кроме приходных и расходных кассовых ордеров)

5 лет*

5 лет*

*После закрытия счета

Проверочные ведомости и контрольные листы по вкладным операциям

5 лет

5 лет

Годовые выписки остатков вкладов лицевых счетов вкладчиков

15 лет*

15 лет*

*После закрытия счета

Документы по работе с ПИН-конвертами (акты уничтожения, служебные записки)

5 лет*

5 лет*

*После окончания срока действия договора

Переписка по вопросам внедрения и выпуска платежных карточек

5 лет

5 лет

Образцы платежных карточек

Постоянно

Постоянно

Заказы на эмбоссирование  платежных  карточек

5 лет

5 лет

Журнал регистрации принятых файлов на выпуск  платежных карточек

Постоянно

Постоянно

Заявления на выпуск (перевыпуск, блокирование, разблокирование) платежных карточек

5 лет*

5 лет*

*После закрытия счета

Книги регистрации заявлений об утрате сберегательных книжек,  платежных карточек

5 лет*

5 лет*

*С даты окончания журнала

Распоряжение на выпуск платежных карточек и ведомости на их получение

3 года

3 года

Документы (договоры, заявления работников банка, физических и юридических лиц) по обслуживанию платежных карточек

5 лет*

5 лет*

*После закрытия счета

Журнал регистрации заявлений на получение  платежных карточек

3 года

3 года

Журнал учета возвращенных  платежных карточек

3 года

3 года

Документы (акты приема-передачи чистого пластика, внебалансовые ордера, акты об уничтожении бракованного пластика, акты сверки) по учету чистого пластика

5 лет

5 лет

6.4. Бухгалтерский учет

Лицевые счета по учету уставного капитала

Постоянно

Постоянно

Лицевые счета по заработной плате

75 лет

75 лет

Платежные поручения и списки физических лиц (работников) по обязательным и добровольным взносам в единый накопительный пенсионный фонд и (или) добровольные накопительные пенсионные фонды

75 лет

75 лет

Операционные ордера по добровольным пенсионным взносам

50 лет

50 лет

Ведомости на получение пенсий

5 лет

5 лет

Сводные, расчетные, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, дивидендов

5 лет

5 лет

Документы (распоряжения, договора) по расчету заработной платы работников по найму

5 лет

5 лет

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате

5 лет

5 лет

Авансовые отчеты

5 лет*

5 лет*

*При условии проведения проверки (ревизии)

Лицевые счета по учету долгов, списанных в убыток

5 лет*

5 лет*

*После закрытия счета

Документы по обслуживанию займов, выданных с использованием платежных карточек (расчет вознаграждения за пользование займами, распоряжения, выписка)

5 лет*

*После выполнения всех обязательств по договору и истечения срока его действия

Лицевые счета по учету займов, выданных с использованием платежных карточек (в тенге и иностранной валюте)

5 лет*

*После закрытия счета

Лицевые счета, карточки, штафеля, книги и журналы аналитического учета по балансовым и внебалансовым счетам

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

Бюджет банка и документы к нему

Постоянно

Постоянно

Бухгалтерские, кассовые журналы

5 лет

5 лет

Ежедневные проверочные ведомости

5 лет

5 лет

Ведомости предоставленных расчетных услуг за месяц

5 лет

5 лет

Оборотно-сальдовые балансы

3 года

3 года

Выписки по банковским счетам клиентов, справки и акты, сверки взаимных расчетов, документы к ним

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

Карточки по недостачам и излишкам на счетах клиентов

5 лет

5 лет

Отчеты по транзакциям

5 лет

5 лет

Реестры выставленных платежных требований-поручений

5 лет

5 лет

Электронные платежные документы, проведенные через платежные системы

3 года

3 года

Документы (докладные записки, справки) по вопросам учета операций, проведенных с использованием платежных карточек

5 лет

5 лет

Выписки по корреспондентским счетам

5 лет

5 лет

Расчеты с иностранными банками по платежам, совершенным посредством платежных карточек

5 лет

5 лет

Платежные извещения, платежные ордера, иные документы, приложения к ним:                                                               1) по приему платежей за коммунальные услуги и другие услуги;

2 года

2 года

2) по вкладам и другим операциям

5 лет

5 лет

Кассовые приходно-расходные ордера и заменяющие их документы, приложения к ним, мемориальные ордера, сводные ведомости по приему от населения платежей, послужившие основанием для бухгалтерских записей (за исключением приходных и расходных кассовых ордеров по вкладным операциям)

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

Платежные поручения и счета по расчетам банка

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

Документы об инвентаризации (протоколы, описи, акты, инвентарные номера):

1) зданий, сооружений;

10 лет*

5 лет*

*При условии проведения проверки (ревизии)

2) имущества и товарно- материальных ценностей

5 лет*

5 лет*

Протоколы комиссий по списанию сумм с баланса или снятию их с внебалансового учета с ходатайствами, обосновывающими списание сумм

5 лет

5 лет

Заключения, акты и другие документы на списание безнадежных к взысканию денег и имущества

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, хищениям

До минования надобности*

До минования надобности*

*Не менее пяти лет

Документы по учету основных средств и товарно-материальных ценностей (заявки на приобретение, акты приема-передачи, требования на отпуск товарно-материальных ценностей, акты сверки, акты о переоценке и определении износа, протоколы, ведомости)

3 года ЭК

3 года ЭК

Акты списания основных средств, иного имущества и инвентаря

5 лет*

5 лет*

*После списания

Договоры на приобретение основных средств

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Договоры о материальной ответственности за сохранность основных средств, иного имущества и инвентаря, заключенные между банком и материально ответственными работниками

5 лет*

5 лет*

*После увольнения материально ответственного лица

Хозяйственные договоры

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Доверенности на получение сумм денег и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные)

5 лет*

5 лет*

*При условии проведения проверки (ревизии)

Гарантийные письма

5 лет*

5 лет*

*После окончания срока гарантии

Учетные регистры (книга «Журнал-главная», журналы учета ордеров, таблицы)

5 лет*

5 лет*

*При условии проведения проверки (ревизии)

Документы о выплате пенсий, пособий по листкам нетрудоспособности по социальному страхованию, исполнительные листы, переписка по различным удержаниям из заработной платы (решения судов, отчеты, заключения)

5 лет

5 лет

Документы (договоры, положения, справки, акты, отчеты, распоряжения банка, переписка) по организации выплат пенсий, пособий и иных видов компенсаций

5 лет

5 лет

Журналы регистрации исполнительных листов, книги учета депонированной заработной платы

5 лет

5 лет

Справки на получение льгот по налогам

5 лет

5 лет

Книги регистрации счетов, платежных поручений, доверенностей (на бумажном носителе и (или) электронный файл)

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

Лицевые счета по учету основных средств

5 лет

5 лет

Книги учета основных средств, малоценных и быстро изнашивающихся предметов

5 лет* ЭПК

5 лет* ЭПК

*После ликвидации основных средств

Документы по вопросам учета операций, проведенных с использованием электронных денег

5 лет

5 лет

6.5. Статистическая отчетность

Статистические отчеты и таблицы банка и его структурных подразделений:                                           1) на бумажном носителе;

Не менее 1 года*

Не менее 1 года*

*Не менее года с момента распространения официальной статистической информации, сформированной на основании указанных данных

2) на электронном носителе

Не менее 50 лет

Не менее 50 лет

Разработочные ведомости по статистической отчетности банка и его структурных подразделений: 
1) годовые;

5 лет ЭК

5 лет ЭК

2) квартальные, месячные

3 года

3 года

Динамические тетради, карточки и динамические таблицы банка

Постоянно

Постоянно

Документы (таблицы, графики, расчеты, сведения и другие документы) по составлению статистических отчетов

3 года

3 года

Договоры на проектирование, создание, внедрение автоматизированных систем

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока договора

Технологические карты по совершаемым банковским операциям

5 лет*

До замены новыми

*После замены  новыми

Технические задания, протоколы, программы испытаний и согласования автоматизированных систем

5 лет                          с даты внедрения

5 лет                               с даты внедрения

Переписка по вопросам автоматизации банковских работ

3 года

3 года

Документы (докладные записки, справки, переписка) по вопросам международной сети телекоммуникаций

3 года

3 года

Документы (докладные записки, справки, переписка) по вопросам банковской сети телекоммуникаций

3 года

3 года

Журналы регистрации и учета технического состояния оборудования

До окончания /вывода из эксплуатации

До окончания /вывода из эксплуатации

Отчеты о технической эксплуатации оборудования

3 года

3 года

Документы о поломках и простоях оборудования (акты, справки, протоколы, переписка)

3 года

3 года

Документы (акты, справки, переписка, номенклатуры, спецификации, заявки и другие документы) о проведении наладочных, ремонтных, профилактических работ

3 года

3 года

Акты приема-передачи и внедрения программных средств

До окончания эксплуатации

До окончания эксплуатации

Документы по информационной безопасности (справки, заключения, договора)

5 лет ЭК

5 лет ЭК

Тексты сценариев видеофильмов, радио и телевизионных передач, видеоклипов о деятельности банка

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

Оригиналы-макеты иллюстрированных альбомов, рекламных буклетов, плакатов, листовок, другой полиграфической продукции

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

Рекламно-информационные документы о новых видах услуг банка, опубликованные в периодической печати

3 года

3 года

9.1. Учет кадров

Документы (характеристики, аттестационные листы, анкеты) по аттестации работников

75 лет*

75 лет*

*За минусом возраста, когда работник уволился из банка

Решения аттестационных комиссий банка

15 лет

15 лет

Личные карточки, личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии, выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, документы о проведении аттестаций и установлении квалификации) работников банка

75 лет*

75 лет*

*За минусом возраста, когда работник уволился из банка

Документы по кадровому резерву (резюме, анкеты)

До минования надобности

До минования надобности

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам с работниками

75 лет      минус возраст работника

75 лет            минус возраст работника

Хранятся в составе личных дел

Список (штатно-списочный состав) работников банка

75 лет

75 лет

Документы по учету пенсионеров (сведения, списки)

5 лет

5 лет

Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, аттестаты)

До востребова-ния*

До востребова-ния*

*Невостребованные трудовые книжки – 10 лет после достижения работником общеустановленного пенсионного возраста

Книги (журналы) учета трудовых книжек, других личных документов

50 лет

50 лет

Документы, предоставляемые в уполномоченные государственные органы, по вопросам изучения государственного языка (справки, информации, сведения)

5 лет

5 лет

Журналы, списки лиц, направленных в командировки, переписка об оформлении командировок:
1) по Республике Казахстан;

3 года*

3 года*

*На электронном носителе

2) зарубежные

5 лет*

5 лет*

Книги учета выдачи справок о стаже и месте работы

1 год

1 год

Картотеки, карточки учета военнообязанных

3 года

3 года

Уведомления работникам о сокращении

3 года

3 года

9.2. Подготовка кадров

Переписка по подготовке и повышению квалификации работников банка

3 года

3 года

Переписка по вопросам повышения квалификации в банке (в том числе по организации изучения иностранных и государственного языков)

3 года

3 года

Учебные планы, программы банковских семинаров, курсов

3 года

3 года

Документы (справки, информации, переписка) по организации учебы, аттестации работников охраны, результаты учебных стрельб

3 года ЭК

3 года ЭК

Документы о механизации и автоматизации труда (формы подсчета уровня механизации, перечни технических средств, технические требования, расчеты, методика расчетов, комплексные проекты механизации и автоматизации труда)

10 лет

10 лет

Отчеты по труду:                                                1) годовые;

Постоянно

Постоянно

2) квартальные;

5 лет

5 лет

3) месячные

1 год

1 год

Документы по операционной нагрузке подразделений банка (докладные записки, справки, таблицы)

Постоянно

Постоянно

Переписка по операционной нагрузке и объемным показателям в работе основных категорий работников

3 года

3 года

Сведения подразделений банка по операционной нагрузке

5 лет

5 лет

Переписка по вопросам труда работников банка и его структурных подразделений

5 лет

5 лет

Табели выхода работников на работу

1 год

1 год

Документы о трудовой дисциплине и ее нарушениях (докладные записки, справки, акты, переписка)

3 года

3 года

Анкеты, опросные листы по проведению социологических обследований

5 лет

5 лет

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки, схемы должностных окладов работников банка

Постоянно

До замены новыми

Документы о разработке тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок, их выполнении и изменении (справки, предложения, докладные записки, переписка)

3 года

3 года

Документы о состоянии и совершенствовании действующих систем оплаты труда, материального и морального стимулирования труда и контроле за их применением (докладные записки, справки, проекты, предложения, информация, переписка)

10 лет ЭПК

10 лет ЭПК

Документы (списки, расчеты лимита средств на премирование) о материальном поощрении

5 лет

5 лет

Переписка об оплате труда в праздничные и выходные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы

1 год

1 год

Переписка по вопросам охраны труда и пожарной безопасности

5 лет

5 лет

Документы по технике безопасности (акты, предписания, справки, докладные записки, отчеты, переписка)

5 лет

5 лет

Предписания инспектора охраны труда, охраны окружающей среды и пожарной безопасности

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

Планы мероприятий по охране труда и пожарной безопасности

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

Графики отбора проб атмосферы воздуха производственных помещений, состояния очистных, пылеулавливающих сооружений

3 года

3 года

Акты, постановления, предписания инспекций, технических инспекторов по охране труда, окружающей среды и пожарной безопасности

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

Журналы регистрации несчастных случаев на производстве, произошедших по пути следования на работу и с работы

Постоянно

Постоянно

Журналы учета прохождения инструктажа по технике безопасности и пожарной безопасности

3 года

3 года

Документы (акты, заключения, протоколы) расследований несчастных случаев на производстве, по пути следования на работу и с работы

75 лет ЭПК

75 лет ЭПК

Акты проверок состояния технической защиты информации банка

5 лет

5 лет

Акты проверок технических средств, заключения о возможности обработки защищаемой информации средствами электронно- вычислительной техники

1 год*

1 год*

*После окончания эксплуатации

Лицензии на оружие

Постоянно

Постоянно

Договоры на охрану зданий банка

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Книги учета оружия и боеприпасов

Постоянно

Постоянно

Журналы учета сдачи и приема оружия, боеприпасов

Постоянно

Постоянно

Документы по вопросам организации охраны и контроля за инженерно-техническим оборудованием (акты, справки, переписка)

5 лет

5 лет

Книги регистрации удостоверений и пропусков

5 лет

5 лет

Книги учета посетителей

3 года

3 года

Журналы приема - передачи ключей от помещений банка

3 года

3 года

Документы о нарушениях правил работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения (акты, докладные записки, переписка)

3 года

3 года

Документы (переписка, докладные записки, справки, разрешения) по вопросам допуска к работе с документами ограниченного распространения

3 года

3 года

11.1. Общие вопросы по административно-хозяйственной деятельности

Правила внутреннего трудового распорядка

До замены новыми*

До замены новыми*

*Не менее одного года

Документы (акты, переписка и другие документы) о нарушении правил внутреннего трудового распорядка

1 год

1 год

Документы (заявки, переписка) на изготовление печатей и штампов

3 года

3 года

Торговые контракты

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Финансовые документы: счета к оплате, счета-фактуры, акты сдачи-приемки продукции (копии)

3 года

3 года

Разрешение на изготовление печатей и штампов

3 года

3 года

Журналы, книги учета оттисков, слепков печатей и штампов

Постоянно

Постоянно

Акты об уничтожении печатей и штампов

3 года

3 года

Списки, справочники адресов и телефонов

До замены новыми

До замены новыми

Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи

1 год

1 год

Документы по оформлению таможенных деклараций на груз (переписка, заявки, справки)

1 год

1 год

Квитанции, корешки, заявки на подписку печатных изданий

3 месяца*

3 месяца*

*После получения изданий

Переписка о помещении в средствах массовых информации объявлений, публикаций

1 год

1 год

11.2. Строительство

Документы финансирования капитальных вложений (лимиты капитальных вложений, уточненные объемы капитальных вложений и строительно-монтажных работ по переходящим стройкам, копии сводных сметных расчетов строительства)

5 лет*

5 лет*

*После окончания строительства

Титульные списки вновь начинаемых строек

5 лет ЭК*

5 лет ЭК*

*После окончания строительства

Договоры подряда (контракты)

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора, после окончания строительства

Заключения государственной вневедомственной экспертизы по проектам (технико-экономическое обоснование)

5 лет*

5 лет*

*После окончания строительства

Акты об отводе земельных участков для строительства, планы, паспорта земельных участков и документы к ним

Постоянно

Постоянно

Индивидуальные проекты на строительство зданий и сооружений и утвержденная проектно-сметная документация на строительство и реконструкцию

Постоянно

До окончания         эксплуатации

Договоры с подрядчиками

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

Документы о приеме в эксплуатацию построенных объектов (акты, решения, справки)

Постоянно

До окончания   эксплуатации

Договоры, акты о приеме-передаче зданий, сооружений

Постоянно

Постоянно

Акты приемки выполненных работ, справки и счета за выполненные работы, предоставленные услуги

5 лет*

5 лет*

*После окончания            строительства

Паспорта зданий, сооружений и оборудования

10 лет*

10 лет*

*После ликвидации здания, сооружения, списания оборудования, после списания с баланса

Договоры по инженерно-техническим средствам защиты

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

11.3. Материально-техническое обеспечение

Документы о потребности в материалах и оборудовании (лицевые счета, сводные ведомости, таблицы, расчеты, заявки, переписка)

2 года

2 года

Документы маркетинговых исследований рынка на приобретение товаров (работ и услуг) (прайс-листы, газетные обзоры и другие документы)

2 года

2 года

Переписка по вопросам материально-технического обеспечения

3 года

3 года

Сводки, сведения о поступлении, расходовании, остатков сырья, материалов и готовой продукции

3 года

3 года

Акты, заключения о качестве поступающих товаров и материалов

5 лет

5 лет

Документы о реализации сверхнормативных и неиспользуемых товарно-материальных ценностей и оборудования (ведомости, сведения, переписки, справки)

5 лет

5 лет

Документы по организации и оборудованию складских помещений (докладные записки, переписка)

3 года

3 года

Нормативы складских запасов

3 года*

3 года*

*После замены новыми

Документы (уведомления, переписка и другие документы) о прибытии грузов

1 год

1 год

Документы (графики, переписка и другие документы) о завозе товаров на склады

1 год

1 год

Акты приема поступивших на склад товаров и материалов

5 лет*

5 лет*

*При условии проведения проверки (ревизии)

Документы (сведения, акты, справки) о движении и остатках товаров и материалов на складе

5 лет*

5 лет*

*При условии проведения проверки (ревизии)

Документы (сведения, акты, справки) об отпуске товаров со склада

5 лет*

5 лет*

*При условии проведения проверки (ревизии)

Пропуска на вывоз товаров и материалов со склада

3 года

3 года

Документы о недостаче и растратах товаров, материалов, оборудования (акты, сведения, справки, переписка)

5 лет

5 лет

Документы об изготовлении печатной продукции (заявки, книги учета, переписка)

3 года

3 года

Документы об изготовлении бланков строгой отчетности (заказы, переписка)

5 лет

5 лет

Заявки от филиалов по регистрации банкоматов

До завершения эксплуатации оборудования

До завершения эксплуатации оборудования

11.4. Эксплуатация зданий и помещений

Акты приема-передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование

Постоянно

Постоянно

Документы о приеме-сдаче зданий, помещений в аренду и расчеты по ним (договоры, соглашения, акты)

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока договора

Документы об эксплуатации зданий, помещений, занимаемых организациями (переписка, доклады, обзоры, справки)

3 года

3 года

Документы о страховании зданий, помещений (соглашения, переписка)

3 года

3 года

Документы о техническом, санитарном состоянии зданий, помещений, дворов и прилегающих территорий (акты, переписка)

3 года

3 года

Переписка о коммунальном обслуживании зданий и помещений

1 год

1 год

11.5. Транспортное обслуживание

Документы об организации перевозок и эксплуатации автотранспорта (обзоры, справки, докладные записки, сведения)

5 лет

5 лет

Документы (заявки, акты, сведения, переписка и другие документы)                         о наличии, ремонте, состоянии и эксплуатации автотранспорта, а также об определении потребности в автотранспорте

3 года*

3 года*

*После списания транспортных средств

Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами

1 год

1 год

Путевые листы

5 лет*

5 лет*

*При условии проведения проверки (ревизии)

Акты приема-передачи документов и дел банка временной администрации

Постоянно

Постоянно

Акты приема-передачи документов и дел банка от временной администрации ликвидационной комиссии

Постоянно

Постоянно

Переписка временной администрации и ликвидационной комиссии с государственными органами, организациями и гражданами по общим вопросам

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

Переписка временной администрации и ликвидационной комиссии с Национальным Банком Республики Казахстан по общим вопросам

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

Переписка по обращениям, предъявленным ликвидационными комиссиями дебиторам

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

Переписка с подразделениями временной администрации и ликвидационной комиссии банка

5 лет

5 лет

Протоколы совещаний временной администрации и ликвидационной комиссии банка, документы к ним

Постоянно

Постоянно

Отчеты и показатели работы ликвидационных комиссий банков, переписка по вопросам отчетности:
1) годовые;

Постоянно

Постоянно

2) квартальные;

5 лет

5 лет

3) ежемесячные

5 лет

5 лет

Список кредиторов ликвидируемого банка на начало ликвидационного процесса

5 лет

5 лет

Список дебиторов ликвидируемого банка на начало ликвидационного процесса

5 лет

5 лет

Перечень заявленных кредиторами претензий, результаты их рассмотрения и перечень задолженности, невостребованной кредиторами ликвидируемого банка

Постоянно

Постоянно

Журналы учета невостребованной кредиторской задолженности ликвидируемого банка

Постоянно

Постоянно

Журналы учета собственного имущества ликвидируемого банка

Постоянно

Постоянно

Журналы учета дебиторской задолженности ликвидируемого банка

Постоянно

Постоянно

Журналы учета заявленных кредиторами ликвидируемого банка обращений (заявлений)

Постоянно

Постоянно

Расшифровка балансовых счетов промежуточного ликвидационного баланса

Постоянно

Постоянно

Отчет по внебалансовым счетам на дату утверждения промежуточного ликвидационного баланса

Постоянно

Постоянно

Сведения о составе имущества, включенного в промежуточный ликвидационный баланс

Постоянно

Постоянно

Сведения об имеющихся отклонениях данных промежуточного ликвидационного баланса по сравнению с балансом на начало ликвидационного процесса

Постоянно

Постоянно

Реестр требований кредиторов, промежуточный ликвидационный баланс (изменения и дополнения в реестр требований кредиторов и промежуточный ликвидационный баланс) ликвидируемых банков, пояснительная записка о проведении ликвидационной комиссией первоочередных мероприятий, переписка по данным вопросам

Постоянно

Постоянно

Отчет о ликвидации и ликвидационный баланс ликвидируемых банков, приказ органов юстиции о регистрации ликвидации банка, переписка по данным вопросам

Постоянно

Постоянно

Документы и сведения, полученные по результатам надлежащей проверки клиента, включая досье клиента и переписку с ним, в том числе электронные файлы

5 лет*

5 лет*

*Со дня прекращения деловых отношений с клиентом

Документы и сведения об операциях с деньгами и (или) иным имуществом, подлежащих финансовому мониторингу, и подозрительных операциях, а также результаты изучения всех сложных, необычно крупных и других необычных операций, в том числе электронные файлы

5 лет*

5 лет*

*Со дня совершения операции