Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Внести в постановление Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430 "Об утверждении Правил электронного документооборота" (САПП Республики Казахстан, 2004 г., № 17, ст. 220) следующие изменения:
в Правилах электронного документооборота, утвержденных указанным постановлением:
подпункт 5) пункта 2 изложить в следующей редакции:
"5) электронная копия документа – документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме;";
пункт 4 исключить;
пункт 8 изложить в следующей редакции:
"8. Электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной.
Содержательная часть электронного документа должна состоять из одного или нескольких файлов в текстовом формате DOC и DOCX. При необходимости вложения дополнительных файлов, в том числе электронных копий документов, используются следующие форматы:
PDF, TIFF, JPEG, JPG – графический формат;
RTF, DOC, DOCX – текстовый формат;
XLS, XLSX – табличный формат;
PPT, PPTX – презентации;
RAR, ZIP – архивированный формат.
Содержательная часть электронного документа имеет следующие реквизиты:
официальное наименование организации отправителя;
справочные данные об организации (юридический адрес, телефон, факс, электронный адрес организации (при наличии);
наименование вида документа;
ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (за исключением инициативных документов);
место составления или издания документа;
адресат;
гриф утверждения документа (при наличии);
заголовок к тексту (при наличии);
текст документа;
отметка о наличии приложения (при наличии);
отметка об исполнителе (фамилия, телефон и электронный адрес исполнителя, в органах национальной безопасности Республики Казахстан указываются инициалы исполнителя без указания его электронного адреса);
электронная цифровая подпись.
Реквизитная часть электронного документа формируется посредством составления электронной регистрационной контрольной карточки, в которой используются следующие реквизиты:
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
индекс номенклатуры дел;
название и версия программного обеспечения системы электронного документооборота, при помощи которого создан документ;
электронная цифровая подпись;
характер вопроса;
заголовок (краткое содержание);
количество листов основного документа и приложений;
наименование государственного органа-адресата (в Комитете национальной безопасности Республики Казахстан наименования подразделений указываются кодами, за исключением территориальных органов);
наименование должности адресата (при наличии);
фамилия адресата (при наличии);
фамилия исполнителя (в органах национальной безопасности Республики Казахстан указываются инициалы исполнителя);
номер телефона исполнителя;
отметка о контроле;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
отметка о наличии или отсутствии подлинника бумажного документа, бумажной копии электронного документа.
Использование дополнительных реквизитов определяется в зависимости от вида документа в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, установленными уполномоченным органом управления архивами и документацией, а также национальными стандартами.";
пункт 11 исключить;
пункт 12 изложить в следующей редакции:
"12. При поступлении документа только на бумажном носителе регистрация такого документа в ЕСЭДО осуществляется путем создания электронной копии документа в форматах, указанных в части второй пункта 8 настоящих Правил.";
пункт 20 исключить;
пункт 25 изложить в следующей редакции:
"25. Сроки хранения электронных документов и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом управления архивами и документацией.
Электронные документы хранятся в том формате (касательно вложенных файлов), в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами.";
пункт 26 исключить;
пункты 34, 35, 36 и 37 изложить в следующей редакции:
"34. Для направления электронного документа лицу, не подключенному к Центру ЕСЭДО, создается бумажная копия электронного документа посредством вывода на бумажный носитель данных подлинника электронного документа.
При этом бумажная копия электронного документа отображает содержание соответствующего электронного документа в виде, доступном для восприятия без использования дополнительных средств и методов.
35. Бумажная копия электронного документа заверяется с указанием на то, что исходным документом является электронный документ и получен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ. Для заверения копии электронного документа на бумажном носителе и нанесения информации о результате проверки электронной цифровой подписи используется штамп (треугольной формы) с текстом "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи) и указанием полей для количества листов и подписи заверяющего лица.
36. Электронная копия документа в ЕСЭДО заверяется:
1) исполнителем – в случае вложения дополнительных документов на бумажном носителе при создании проекта электронного документа;
2) сотрудником подразделения документационного обеспечения государственного органа – при регистрации документа, поступившего только на бумажном носителе.
Полномочиями на заверение бумажной копии электронного документа, созданного посредством ЕСЭДО, обладают сотрудники подразделения документационного обеспечения государственного органа и оператора почты.
37. Бумажная копия электронного документа содержит:
1) текст документа;
2) обязательную отметку "Копия электронного документа" с отражением результатов процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ;
3) наименование информационной системы, из которой он получен;
4) дату создания бумажной копии;
5) штамп с текстом "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи), количество листов и подпись заверителя.";
пункт 54 изложить в следующей редакции:
"54. Сроки хранения электронных документов и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом управления архивами и документацией.
Электронные документы хранятся в том формате (касательно вложенных файлов), в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами.".
2. Государственным органам принять меры по приведению правовых актов в соответствие с настоящим постановлением.
3. Настоящее постановление вводится в действие с 1 января 2018 года и подлежит официальному опубликованию.
Премьер-Министр
Республики Казахстан Б. Сагинтаев
