Бухгалтерские документы: хранение, передача в архив, уничтожение

Хранение и подготовка документов для передачи в архив

В соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными Приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, предприниматели обеспечивают:

· оперативное (в случаях необходимости пользования теми или иными материалами);

· временное (долговременное);

· постоянное хранение документов.

Меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством организации, и включают в себя установление лица (или лиц – по отдельным направлениям деятельности), ответственного (-ых) за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Постоянное, временное хранение документов предпринимателя обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств организации.

Контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела порядка работы с документами в организации осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ).

В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрена служба ДОУ, эти обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом их подготовить.

Подготовленные к передаче для постоянного хранения документы подлежат оформлению и описанию в соответствии с действующим законодательством РК о Национальном архивном фонде и архивах, в частности с:

· Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными Постановлением Правительства РК от 19 сентября 2018 года № 575 (далее – Правила № 575);

· Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными Постановлением Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 (далее – Правила № 703).

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. В нее включаются все документы, создаваемые в организации и поступающие в организацию. Электронные документы и базы данных включаются в номенклатуру дел на общих основаниях.

Номенклатура дел по форме согласно приложению 26 к Правилам № 703 составляется (не позднее 10 декабря календарного года) службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений, предоставленных соответствующими подразделениями.

Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и предоставляет ее в службу ДОУ.

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации (ЭК), экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа) (ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем организации.

Организации, не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда, не предоставляют номенклатуры дел на согласование ЭПК.

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

Электронные документы и базы данных включаются в номенклатуру дел на общих основаниях. В номенклатуре дел фиксируется форма документа – электронная с указанием носителя информации или бумажная.

Сроки хранения электронных документов и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом.

Электронные документы хранятся в том формате (касательно вложенных файлов), в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами.

Хранение электронных документов сопровождается хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе личные дела.

Порядок формирования и оформления дел определяются параграфами 11 и 12 Правил № 703.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

· распределение и раскладка исполненных документов в дела;

· расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

· оформление обложек дел.

Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в дела раздельно.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела). Однородные первичные документы должны формироваться в дела. При этом в дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдение следующих требований:

· документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

· подлинники должны быть отделены от копий;

· годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных;

· в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства РК.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников.

Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников.

Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд, формируются в одно дело.

Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление социальных отчислений, формируются в одно дело.

Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления, и хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации. Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наименование дела соответствует наименованию базы данных. Электронные счета-фактуры хранятся в информационной системе электронных счетов-фактур.

После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или в специально отведенных для этой цели помещениях.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

· оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела по форме согласно приложению 27 к Правилам № 703;

· составление внутренней описи документов дела, по форме согласно приложению 28 Правилам № 703;

· подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные документы, личные дела, приказы, протоколы и другие), составляется внутренняя опись документов.

После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования.

После завершения в делопроизводстве документы на бумажных носителях до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования, электронные документы – в систему электронного документооборота, отношения между участниками которой регулируются Законом РК от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и иными нормативными правовыми актами РК.

Порядок передачи дел в архив организации определен параграфом 14 Правил № 703 и осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению 29 к Правилам № 703.

Вместе с делами в архив организации передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, базы данных ...