Современное управление требует от каждого менеджера и руководителя умения писать деловые тексты самой различной направленности – от коммерческих писем и деловых предложений до поздравительных писем и благодарностей.
Общие правила составления деловых писем
Практические письменные навыки разработки деловых писем, независимо от тематической направленности текста, требуются в ежедневной работе практически любому специалисту, включая менеджеров всех уровней, руководителей подразделений компании, специалистов по рекламе, персональных помощников руководителей, а также всем офисным работникам.
Деловое письмо – это общее название самых разных по содержанию документов, выполняющих коммуникативную функцию в любом бизнесе.
Любое письмо посылается с конкретной целью, которая вряд ли будет достигнута, если отправляют его безликому адресату. Чаще всего такие послания попадают в СПАМ, который люди занятые не читают. Целесообразно будет собрать о предполагаемом адресате как можно больше информации, выяснить, насколько важно для него «коммерческое предложение», и, чтобы начать письмо с конкретного обращения, следует выяснить Ф. И. О. руководителя. Если придется писать в обращении только должность, ни в коем случае ее не сокращать: «Ув. г-н дир-р!».
Тему письма лучше всего обозначить в заголовке – оно, возможно, будет прочитано и не попадет в мусорную корзину. Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо, написанное потенциальному клиенту, не сразу его заинтересует. Заголовок письма должен содержать такую информацию, которая могла бы упростить его поиск: «Акция на все гаджеты нашего салона! Только до 1 ноября!».
Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент, в котором обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т. д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.
Не воспринимаются послания, содержащие много «воды»: «Выражаем искреннюю уверенность, что наше плодотворное сотрудничество будет долгим и обоюдовыгодным», «Мы, как всегда, безусловно, рады помочь всем нашим клиентам», «Восхитительный товар нашего магазина, несомненно, привлечет ваше драгоценное внимание». Лишние слова засоряют текст, нагромождение ненужных эпитетов делает его утомительным для прочтения. В деловых письмах важны четкость и лаконичность. В идеале ...
Этот документ придет на Вашу электронную почту сразу после оплаты. 200 тенге
