Информационно-справочная документация в отделе кадров

Акты, справки, уведомления, служебные, объяснительные и пояснительные записки, представления, протоколы, акты и другие документы, относящиеся к информационно-справочным документам, имеют большое значение в документообороте кадровой службы. Они содержат сведения, побуждающие принимать в дальнейшем определенные решения, являются непосредственным основанием для издания распорядительных документов, оформление которых в ряде случаев предусматривается законодательством.

Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут «снизу вверх» по системе управления, то есть:

– от работника – к руководителю подразделения;

– от руководителя подразделения – к руководителю организации;

– от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Для оформления документов существуют общие правила. В содержании всех документов должна присутствовать следующая информация:

– автор (официальное наименование организации, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);

– адресат (кому направляется документ);

– наименование вида документа («Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка», «Справка» и т. д.);

– место составления или издания документа;

– дата составления и номер регистрации;

– заголовок, раскрывающий содержание документа (например, «Об отстранении от работы», «О работе отдела кадров», «Об отсутствии ...