Конец года: памятка кадровику

Конец года – горячая пора у специалистов кадровой службы. Это время, когда нужно вовремя и качественно завершить работу уходящего года, максимально подготовить и проанализировать итоговую отчетность, рассмотреть возможность улучшения работы в будущем. Необходимо в декабре правильно рассчитать свои силы, сделать все дела вовремя, спокойно отметить новогодние праздники и уверенно приступить к работе в наступающем году.

Кадровый аудит в конце года

Кадровый аудит (HR-аудит) – процедура, позволяющая оценить процесс управления персоналом и эффективность системы управления кадрами. Задачами кадрового аудита, проводимого в конце года, являются проверка соблюдения норм трудового законодательства и правил, закрепленных нормативно-правовой базой, выявление причин трудовых споров, произошедших ранее, а также разработка рекомендаций для будущей работы с целью снижения рисков.

Аудит в конце года может являться плановым или внеплановым, необходимым в определенных случаях (например, при ожидании проверки со стороны контролирующих органов). Чтобы заранее подготовиться к проверке, можно ознакомиться с планом проверок, который размещается на сайте Управления государственной инспекции труда. План проверок представлен в виде списка проведения профилактического контроля и надзора с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора в сфере трудового законодательства. Если компанию планируют проверить, рекомендуется провести кадровый аудит, чтобы убедиться в правильности ведения документации, привести учет в соответствие с требованием законодательства. Работодатель должен быть заинтересован в выявлении «слабых зон» для улучшения деятельности кадровой службы во избежание претензий государственных контролирующих органов и судебных споров.

В процессе аудита анализируется содержание актов работодателя с целью внесения в них изменений в случае необходимости. Необходимость проверки и приведения актов работодателя в соответствие с действующими или новыми нормами появляется и при внесении изменений в законодательные, нормативные правовые акты, которые чаще всего вступают в силу с наступлением нового года или при обнаружении в них ошибок и упущений, выявленных в процессе аудита.

Аудит может начинаться с изучения Положения о работе кадровой службы. Это локальный акт, который позволяет систематизировать работу аудитора. Положение о работе кадровой службы является в своем роде инструкцией и позволяет оценить работу кадровиков в настоящее время и с перспективой.

В результате аудита и анализа текущей работы отдела кадров в Положение о работе кадровой службы могут быть:

– внесены изменения и дополнения в структуру и численность отдела кадров организации;

– приняты новые задачи и перераспределены функции специалистов;

– уточнены права, обязанности, ответственность кадровиков;

– определены служебные связи и деловые взаимоотношения с другими подразделениями организации;

– пересмотрен график документооборота и т. д.

Проверкам подвергаются личные дела работников и соответствие квалификации работников занимаемой должности, категорий и должностей – штатному расписанию; порядок и проведение аттестаций работников; целесообразность обучения работников ...