Представительские расходы: отражение в учете

В статье на конкретных примерах рассмотрен порядок учета и расходования средств, выделяемых на представительские расходы, отражен пакет документов, подтверждающий представительские расходы.

Представительские расходы – это расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации независимо от места проведения указанных мероприятий.

Рассмотрим аспекты налогового учета представительских расходов.

Для целей налогового учета следует руководствоваться статьей 245 Налогового кодекса, согласно которой к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию лиц, в том числе физических лиц, не состоящих в штате налогоплательщика, производимые при проведении следующих представительских мероприятий независимо от места их проведения:

– по установлению или поддержанию взаимного сотрудничества;

– организации и (или) проведению заседаний совета директоров, иного органа управления налогоплательщика, кроме исполнительных органов.

К представительским расходам относятся в том числе расходы:

– на транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях, за исключением расходов, относимых, в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 244 Налогового кодекса, к компенсациям при служебных командировках;

– питание таких лиц в ходе проведения представительских мероприятий;

– оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;

– аренду и (или) оформление помещения для проведения представительских мероприятий.

Не относятся к представительским расходам и не подлежат вычету расходы на проживание приглашенных лиц, оформление виз для таких лиц, организацию досуга, развлечений, отдыха, а также расходы, не относимые, в соответствии с частью второй пункта 2 статьи 245 Налогового кодекса, к расходам на транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях.

К расходам на транспортное обеспечение не относятся расходы на проезд железнодорожным, морским и воздушным транспортом участников представительского мероприятия.

Основаниями для осуществления вычета представительских расходов являются:

– приказ руководителя о проведении мероприятия по представительству, в котором указываются цель, дата, время и место организации приема, контрагенты, принимающие участие, а также ответственные и контролирующие лица;

– программа будущего мероприятия, отражающая основные этапы представительской встречи, которые привязаны к конкретным датам и времени;

– смета мероприятия – описание расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.);

– отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе. В нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, а также конкретный достигнутый результат каждого этапа;

– акт на списание расходов – содержит информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (документ следует заверить не только у руководителя, но и у главного бухгалтера);

– первичные документы, которые подтверждают расходы (чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.).

Представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1 % от суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащим налогообложению, указанным в пункте 1 статьи 322 Налогового кодекса, за налоговый период.

В соответствии с пунктом 1 статьи 322 Налогового кодекса, начисленными работодателем доходами работника, подлежащими налогообложению, являются следующие доходы работника, в том числе признанные в бухгалтерском учете работодателя в качестве расходов (затрат) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности:

– подлежащие передаче работодателем работнику в собственность деньги в наличной и (или) безналичной формах в связи с наличием трудовых отношений;

– доходы работника в натуральной форме в соответствии со статьей 323 Налогового кодекса;

– доходы работника в виде материальной ...