Расчеты с подотчетными лицами

Общая характеристика расчетов
с подотчетными лицами 

Подотчетными лицами считаются работники организации, а также работники направляющей стороны, получившие авансом денежные средства из кассы или из банка на карточный счет под отчет на предстоящие командировочные расходы, оплату расходов, связанных с приобретением материалов, услуг, представительских расходов и на другие хозяйственные нужды.

Выдача средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся на командировку. Полученные денежные средства разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о фактически израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют с учетом их целевого назначения и определяют расходы, подлежащие утверждению руководителем организации. Неизрасходованные суммы аванса под­отчетные лица либо возвращают в кассу по приходному кассовому ордеру, либо, при согласии работника, их удерживают из заработной платы. Перерасход подотчетных сумм возмещается работодателем.

Особенности выдачи наличных денежных средств под отчет

Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:

– запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации, кроме работников направляющей стороны;

– выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам;

– выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

– предприятие выдает денежные средства сотрудникам на конкретные сроки, определяемые учетной политикой предприятия;

– для усиления ответственности запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц (кроме командированных лиц) в соответствующем распорядительном документе;

– не допускается передача полученных под отчет денежных средств одним работником другому.

Правовые основы расчетов
с подотчетными лицами

Порядок учета подотчетных сумм регламентирован пунктом 59 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных Приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241.

Форма авансового отчета утверждена Приказом министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении первичных учетных документов».

Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого работника, работника направляющей стороны.

Порядок учета денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой, а также может быть отражен в других внутренних документах (приказ, положение о командировках и т.д.). В зависимости от назначения выданных в подотчет денежных средств устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, сроки возврата неизрасходованных денежных средств.

Кроме того, определяются размеры выдачи подотчетных сумм и порядок и сроки возмещения организацией перерасхода согласно утвержденному авансовому отчету.

Наиболее частым использованием подотчетных сумм являются командировочные расходы. Остановимся на этом подробнее.

Согласно подпункту 82) пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее – Трудовой кодекс) командировка – направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, в другую местность, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку, а также признание профессиональной квалификации.

В соответствии с пунктом 2 статьи 127 Трудового кодекса работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время ...