09.03.2016

Расчеты с подотчетными лицами: документальное оформление и учет

 

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций нередко возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Также наличность требуется командированным сотрудникам. Кроме того, потребность в наличности возникает в осуществлении представительских расходов. В таких случаях работнику из кассы выдаются в подотчет наличные денежные средства.

Работники, получающие денежные авансы, называются подотчетными лицами. Авансы выдаются не ранее наступления действительной необходимости в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а также лицам, направляемым в служебные командировки. Сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата неизрасходованных наличных денежных средств устанавливаются в зависимости от назначения денежных средств, выданных в подотчет.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий и организаций на:

– приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

– оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

– расходы на командировки по территории Республики Казахстан и за границу;

– представительские расходы.

Подотчетные суммы авансов выдаются по необходимости в погашении расходов тем сотрудникам, на которых возложена обязанность производить эти расходы из подотчетных сумм и которых направляют приказом руководителя в командировки.

В расчетах с подотчетными лицами следует придерживаться определенных правил:

– выдача денег осуществляется на основании распоряжения руководства, по заявлению работника или приказа по предприятию с оформлением расходного кассового ордера;

– не выдавать подотчетные суммы лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц (кроме командированных лиц);

– не выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

– работники, получившие денежные средства в подотчет, по истечении оговоренного в учетной политике компании срока, на который были выданы деньги, должны отчитаться об их использовании и представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы;

– откомандированные работники представляют авансовый отчет об использовании денег по возвращении из командировки;

– выдача денег в подотчет производится только при условии отсутствия задолженности у работника по предыдущим полученным суммам;

– сроки выдачи в подотчет денежных средств устанавливаются приказом руководителя предприятия, организации.

Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечить:

– своевременное и правильное оформление приказов (распоряжения) о направлении работников в командировку;

– назначение и фактическое использование авансов;

– командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно распоряжению администрации;

– правильность и своевременность составления и представления авансовых отчетов;

– правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;

– правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;

– своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

– наличие подтверждающих документов по всем операциям.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними, согласно Правилам ведения бухгалтерского учета (далее – Правила), утвержденным приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, должен быть включен в учетную политику предприятия. Подотчетные суммы выдаются только сотрудникам предприятия, и учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств устанавливаются в зависимости от назначения денежных средств, выданных в подотчет.

Документальное оформление

Все хозяйственные операции организации должны оформляться подтверждающими документами, которые являются первичными документами. В соответствии со статьей 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234-III, все бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме или в соответствии с требованиями, утвержденными центральным государственным органом, осуществляющим регулирование деятельности в сфере бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствии с законодательством Республики Казахстан:

1. Постановление Правления Национального Банка РК «Об утверждении Инструкции по оформлению, использованию и исполнению платежных поручений, платежных требований-поручений, инкассовых распоряжений» от 25 апреля 2000 года № 179.

2. Приказ министра финансов РК «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 20 декабря 2012 года № 562 (далее – Приказ № 562).

3. Приказ и. о. министра финансов РК «Об утверждении Альбома форм бухгалтерской документации для государственных учреждений» от 2 августа 2011 года № 390.

Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены нормативно-правовыми актами РК, индивидуальные предприниматели и организации разрабатывают самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации, если это не противоречит законодательству Республики Казахстан, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.

Наиболее частым использованием подотчетных сумм являются командировочные расходы.

Командировочные расходы

Командировкой считается поездка работника предприятия в другую местность для выполнения служебных заданий на определенный срок и по распоряжению руководителя этого предприятия. В командировку может быть направлен работник, связанный с предприятием трудовым договором.

Основанием для направления в служебную командировку является приказ, подписанный руководителем предприятия. Приказ должен содержать указание на командируемого сотрудника, пункт назначения и наименование учреждения, цели и сроки командировки. Копии приказов по командировкам и обосновывающие документы находятся в отдельной папке. В приказе возможно прямое указание для бухгалтерии произвести расчет суммы командировочных расходов.

Условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя.

Согласно статье 127 Трудового кодекса, работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно;

3) расходы по найму жилого помещения.

Необходимость учета расчетов с подотчетными лицами определяется также в Налоговом кодексе. Определение налогооблагаемого дохода юридических лиц исчисляется как разница между совокупным годовым доходом и установленными вычетами. Под вычетами в налоговом законодательстве понимаются расходы, связанные с получением дохода от предпринимательской деятельности. Расходы, признаваемые вычетами, должны подтверждаться документально, в противном случае неподтвержденные документами расходы вычитать из совокупного годового дохода недопустимо. Правилами налогообложения предусмотрен ряд расходов, которые при отнесении их в состав вычетов нормируются, т. е. вычитаются не в полном размере, а только в пределах, предусмотренных нормативными актами. Основную часть расходов, которые большинство предприятий должны включать в состав нормируемых вычетов, составляют расходы на командировки, представительские расходы и т. п. Расходы на эти цели могут превышать предельно установленные нормы, однако разница, превышающая этот предел, должна осуществляться за счет чистого дохода, т. е. не включаться в состав вычетов. При этом следует учитывать, что если возмещение расходов работнику, например по командировкам, осуществляется по фактически произведенным затратам, превышающим нормы, то эта разница включается в совокупный годовой доход работника с последующим начислением налогов. В совокупный доход работника включаются только суммы суточных.

На основании приказа в бухгалтерии составляется предварительная калькуляция на командировочные расходы. При составлении калькуляции бухгалтер должен учесть стоимость билетов туда и обратно, стоимость проживания в гостинице во время нахождения в другом городе, размер суточных за весь период командировки.

Согласно статье 101 Налогового кодекса, к компенсациям при служебных командировках, подлежащих вычету, относятся:

1) фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости); 

2) фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь;

3) суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика.

Время нахождения в командировке определяется на основании:

– приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;

– количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика;

4) расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования), на основании документов, подтверждающих расходы на оформление въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования).

Размер суточных может устанавливаться руководителем компании в виде соответствующего приказа, но, как правило, их величина соответствует тому размеру, который в соответствии с Налоговым кодексом разрешается относить на вычеты:

– по командировке в пределах Республики Казахстан – суточные не более 6-кратного размера месячного расчетного показателя, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке – в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке;

– по командировке за пределами Республики Казахстан – суточные не более 8-кратного размера месячного расчетного показателя, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке – в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке (пп. 4 п. 3 ст. 155 Налогового кодекса).

На практике размер суточных в учетной политике организаций обычно не превышает 3–5 МРП. Утвержденная руководителем смета подшивается к расходному ордеру, по которому сотруднику, направляющемуся в командировку, выдают рассчитанную сумму командировочных расходов.

На основании приказа командированному работнику перед началом командировки выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем. При этом ...

Для получения полного доступа к сайту авторизуйтесь или оформите подписку, либо пройдите регистрацию и получите бесплатный доступ к сайту на три дня