Расчеты с подотчетными лицами: документальное оформление и учет

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций нередко возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг за наличные денежные средства. Кроме того, наличные денежные средства требуются работникам, направленным в командировку. Потребность в наличности возникает в осуществлении представительских расходов. Во всех таких случаях расчеты наличными денежными средствами производятся через подотчетных (материально ответственных) лиц-работников субъекта, а также работников направляющей стороны.

Работники, получающие денежные авансы, называются подотчетными лицами. Подотчетные суммы (авансы) выдаются не ранее наступления действительной необходимости в расходах и только тем работникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а также лицам, направляемым в служебные командировки. Сроки предоставления авансового отчета подотчетным лицом, возврата неизрасходованных наличных денежных средств устанавливаются в зависимости от назначения денежных средств, выданных в подотчет.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий и организаций, а также работникам направляющей стороны, на:

· приобретение запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров;

· оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

· оплату почтовых расходов, услуг связи;

· оплату коммунальных услуг, аренды;

· расходы на командировки по территории Республики Казахстан и за границу;

· представительские расходы;

· прочие расходы.

В расчетах с подотчетными лицами следует придерживаться определенных правил:

– выдача денежных средств осуществляется на основании распоряжения руководства, по заявлению работника или приказа по предприятию с оформлением расходного кассового ордера;

– не выдавать подотчетные суммы лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц (кроме командированных лиц);

– не выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

– работники, получившие денежные средства в подотчет, по истечении оговоренного в учетной политике компании срока, на который были выданы деньги, должны отчитаться об их использовании и представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы;

– откомандированные работники представляют авансовый отчет об использовании денег по возвращении из командировки;

– выдача денег в подотчет производится только при условии отсутствия задолженности у работника по предыдущим полученным суммам;

– сроки выдачи в подотчет денежных средств устанавливаются приказом руководителя предприятия, организации.

Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечить:

– своевременное и правильное оформление приказов (распоряжения) о направлении работников в командировку;

– назначение и фактическое использование авансов;

– командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно распоряжению администрации;

– правильность и своевременность составления и представления авансовых отчетов;

– правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;

– правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;

– своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

– наличие подтверждающих документов по всем операциям.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними согласно Правилам ведения бухгалтерского учета (далее – Правила), утвержденным Приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, должен быть включен в учетную политику предприятия. Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника, работника направляющей стороны.

Документальное оформление

Все хозяйственные операции организации должны оформляться подтверждающими документами, которые являются первичными документами. В соответствии со статьей 7 Закона РК от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» все бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме или в соответствии с требованиями, утвержденными центральным государственным органом, осуществляющим регулирование деятельности в сфере бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствии с законодательством Республики Казахстан:

1. Постановление Правления Национального Банка РК от 31 августа 2016 года №208 «Об утверждении ...