Расчеты с подотчетными лицами

Общая характеристика расчетов
с подотчетными лицами
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы или из банка на карточный счет под отчет на предстоящие командировочные расходы, оплату расходов, связанных с приобретением материалов, услуг, представительских расходов и на другие хозяйственные нужды. При этом расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке. Выдача средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся на командировку. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют с учетом их целевого назначения и определяют расходы, подлежащие утверждению руководителем организации. Неизрасходованные суммы аванса под­отчетные лица либо возвращают в кассу по приходному кассовому ордеру, либо, при согласии работника, их удерживают из заработной платы. Перерасход подотчетных сумм возмещается работодателем.
Особенности выдачи наличных денежных средств под отчет
Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:
– запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации; – выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам; – выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели; – предприятие выдает наличные деньги своим сотрудникам на конкретные сроки, определяемые учетной политикой предприятия; – для усиления ответственности запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц (кроме командированных лиц) в соответствующем распорядительном документе; – не допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.
Правовые основы расчетов
с подотчетными лицами
Порядок выдачи и оформления денежных средств под отчет, а также форма авансового отчета законодательными актами Республики Казахстан в настоящее время не ре­гламентированы. В таких случаях статья 7 «Бухгалтерская документация» Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее – Закон о бухгалтерском учете) и пункт 139 НСФО № 2 дают право организациям и индивидуальным предпринимателям самостоятельно прописать в учетной политике все то, что не предусмотрено нормативно-правовыми актами (далее – НПА), основываясь на принципах законности, целесообразности, эффективности, минимизации рисков, в соответствии со своей отраслевой принадлежностью и другими особенностями деятельности. В качестве образца для разработки положений расчетов с подотчетными лицами можно использовать Инструкцию по бухгалтерскому учету в государственных учреждениях (счет 16 «Расчеты с подотчетными лицами»), утвержденную приказом директора Департамента казначейства Министерства финансов Республики Казахстан от 27 января 1998 года № 30.
Главное, чтобы в учетной политике и других внутренних документах (приказы, положения о командировках и т. д.) в расчете с подотчетными лицами было отражено:
– сроки и размеры выдачи подотчетных сумм своим сотрудникам; – перечень должностей, кому выдают деньги под отчет; – срок сдачи в бухгалтерию отчета об израсходованных суммах (обычно не позднее
3–5 дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения подотчетных лиц из командировки); – срок сдачи в кассу бухгалтерии неизрасходованных сумм или возмещения организацией перерасхода согласно утвержденному авансовому отчету (обычно не позднее трех дней после сдачи авансового отчета.
Наиболее частым использованием подотчетных сумм являются командировочные расходы. Остановимся на этом подробнее.
Согласно подпункту 81) пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее – Трудовой кодекс), «командировка – направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку».
В соответствии с пунктом 2 статьи 152 Трудового кодекса «работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
1) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути; 2) расходы по проезду к месту назначения и обратно; 3) расходы по найму жилого помещения».
Согласно пункту 3 статьи 152 Трудового кодекса, «условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя». То есть компания может самостоятельно установить размер суточных, определить максимальный размер расходов по проживанию и проезду. При этом следует иметь в виду, что в понятие «суточные» включаются расходы на питание, проезд на такси и прочие расходы, не перечисленные выше.
Часто сторона, приглашающая в командировку, берет на себя обязательство оплатить командировочные расходы вашего сотрудника. В этом случае, если работник будет командирован на основании приказа руководителя в служебную ...