Составляем деловое письмо

Структура делового письма

1. Информация об авторе письма. Реквизиты, как правило, указаны на бланках предприятия-отправителя.

2. Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).

3. Дата написания. Зачастую этот реквизит уже находится на бланке.

4. Заголовок. В нем отражается непосредственно содержание делового письма. Из заголовка должны быть понятны тема и степень важности послания. И в то же время он должен быть четким и лаконичным.

5. В преамбуле или во вступлении указывается цель написания данного письма конкретному получателю.

6. Основная часть делового письма содержит развернутую информацию, например непосредственное предложение, просьбу, обращение и т. д.

7. Заключение – вежливое завершение письма.

8.Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).

Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.

Строгость, четкость, краткость

Деловое письмо требует официально-деловой формы изложения. Но сухие канцеляризмы, избитые клише и словесные штампы лучше употреблять в очень ограниченном количестве. «Живые», человеческие слова читаются без труда и воспринимаются легче.