Сведения о персонале, предоставляемые внешним пользователям

Кадровая служба любого предприятия независимо от вида деятельности, численности работников, объемов и видов производства предоставляет данные о персонале в следующие организации:

– Агентство Республики Казахстан по статистике;

– местные органы военного управления Министерства обороны РК;

– органы занятости при Министерстве труда и социальной защиты населения Республики Казахстан;

– страховые организации.

Помимо этого, внешними пользователями информации о персонале могут являться государственные контролирующие органы, судебные и следственные органы, консалтинговые (аудиторские) организации. Рассмотрим содержание отчетных документов внешним пользователям, сроки их представления и возможные риски работодателя.

Специалисты отдела кадров предоставляют данные о персонале чаще всего в виде статистических форм по структурной статистике и по вопросам труда и занятости.

Статотчетность

Виды статистических форм, инструкции по их заполнению, сроки сдачи утверждены приказами председателя Агентства РК по статистике «Об утверждении статистических форм общегосударственных статистических наблюдений по статистике труда и занятости населения и инструкций по их заполнению» от 1 ноября 2012 года № 303, 306.

Перечень статистических форм, которые содержат данные о работниках предприятия, представлен в таблице (см. стр. 4).

При составлении статистических отчетов указываются:

Данные о численности работников и фонде заработной платы: списочная и фактическая численность, фонд заработной платы, среднемесячная номинальная заработная плата, число отработанных человеко-часов в целом по предприятию и по основным группам занятий.

Данные о движении работников: списочная численность на начало и конец отчетного периода, количество принятых, уволенных, число вакантных рабочих мест, численность работающих неполный рабочий день и другое.

За несвоевременное предоставление, предоставление недостоверных первичных статистических данных в соответствующие органы государственной статистики физические и юридические лица могут быть привлечены к административной ответственности и предупреждены. За повторное в течение года непредоставление статистических данных налагается штраф согласно статье 381 Кодекса РК «Об административных правонарушениях» (далее – КоАП):

– на физических лиц – в размере 5 МРП;

– на индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, являющихся субъектами малого или среднего предпринимательства, – в размере 10 МРП;

– на юридических лиц, являющихся субъектами крупного предпринимательства, – в размере 40 МРП.

(информация с сайта www.stat.kz)

Отчетность по военнообязанным работникам

Учет военнообязанных на предприятии регулируется Правилами ведения воинского учета военнообязанных и призывников, утвержденными постановлением Правительства РК от 27 июня 2012 года № 859 (далее – Правила). Согласно статье 71 Правил, ведение воинского учета граждан юридическими лицами осуществляется по личным карточкам (форма № Т-2) согласно приложению 14 к Правилам. Дополнительно ведется список работающих юношей-призывников, подлежащих подготовке к срочной воинской службе согласно приложению 26 к настоящим Правилам.

Для осуществления воинского учета юридическими лицами приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение военно-учетной работы (ст. 72 Правил), на которых возлагаются обязанности по предоставлению следующих данных в местные органы военного управления (далее – МОВУ):

– п. 4: ежегодное проведение сверки личных карточек с документами воинского учета МОВУ, о чем производятся соответствующие отметки в личных карточках;

– п. 6: ежегодное к 1 сентября представление в МОВУ списков граждан 15–16-летнего возраста и к 1 декабря списков граждан, подлежащих приписке к призывным участкам и постановке на воинский учет в следующем году согласно приложению 23 к Правилам;

– п. 8: ежемесячное к 25-му числу представление в МОВУ сведений о военнообязанных и призывниках, принятых на работу или уволенных с работы, согласно приложению 34 к Правилам;

– п. 9: ежегодное к 15 февраля (по состоянию на 1 января) направление в МОВУ сведений о численности работников, в том числе забронированных в период мобилизации, военного положения и в военное время.

Согласно статье 6 Правил, продолжительность нахождения граждан на воинском учете определяется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О воинской службе и статусе военнослужащих». Для заполнения отчетных форм специалисту отдела кадров требуется рассчитать предельный возраст нахождения работников на воинском учете в зависимости от воинского звания и даты рождения и определить, таким образом, количество военнообязанных работников на предприятии.

Контроль над ведением воинского учета и бронированием военнообязанных юридическими лицами осуществляется МОВУ (ст. 74 Правил).

За нарушение правил ведения воинского учета установлена административная ответственность должностных лиц организации независимо от формы собственности в виде штрафа в размере до 10 МРП согласно статьям 503, 505, 507 КоАП.

Отчетность в региональные департаменты

В региональные департаменты по контролю и социальной защите работодатель обязан предоставлять данные по вопросам занятости работников согласно пункту 2 статьи 147 Трудового кодекса в следующих ситуациях:

1) не менее чем за два месяца до начала высвобождения работников в связи с ликвидацией работодателя-юридического лица либо прекращением деятельности работодателя-физического лица, сокращением численности или штата, количестве и категориях работников, которых оно может коснуться, с указанием должностей и профессий, специальностей, квалификации и размера оплаты труда высвобождаемых работников и сроках, в течение которых они будут высвобождаться;

2) не менее чем за один месяц – о предстоящем изменении условий труда в части перехода работников на режим неполного рабочего времени в связи с изменением в организации производства, в том числе при реорганизации и (или) сокращением объема работ у работодателя;

3) о наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей) в течение трех рабочих дней со дня их появления;

4) о приеме на работу или об отказе в приеме на работу граждан в течение пяти рабочих дней со дня направления их уполномоченным органом.

Формат данных документов законодательно не утвержден. Сообщения работодателем составляются в свободной форме в соответствии с типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях РК.

Нарушение физическим или юридическим лицом законодательных и иных нормативных правовых актов о занятости населения влечет штраф в размере от 8 до 10 МРП, повторно в течение года после наложения административного взыскания – от 10 до 20 МРП (ст. 94 КоАП).

Отчетность в органы внутренних дел

В органы внутренних дел в течение месяца работодателем предоставляется информация о приеме на работу лиц и (или) прекращении трудовых отношений с лицами, не являющимися местными жителями.

Порядок и форма предоставления информации определяются Министерством внутренних дел (п. 3 ст. 147 Трудового кодекса).

В соответствии с Законом Республики Казахстан «Об обязательном страховании работника от несчастных случаев при исполнении им трудовых (служебных) обязанностей» (далее – Закон) страхование работника от несчастных случаев является обязательным видом страхования для всех работодателей РК, за исключением государственных учреждений. Кадровая служба организации принимает непосредственное участие в процессе страхования: выбор страховой компании, заключение договора обязательного страхования, составление списка работников согласно штатному расписанию, с указанием категорий работников по должностям, определение размера страховой суммы. Договор обязательного страхования работника от несчастных случаев должен соответствовать по полноте содержания требованиям пункта 6 статьи 11 Закона. В соответствии со статьей 16 Закона размер страховой суммы не должен быть меньше годового фонда оплаты труда всех работников организации на момент заключения договора. Об изменении категорий должностей работников или годового фонда оплаты труда работодатель уведомляет страховщика для пересчета страховых сумм.

При предоставлении информации о работниках для кадровой службы важно предоставить не только достоверную информацию, но и не нарушить сроки сдачи отчетных форм, так как при несоблюдении сроков налагаются штрафы в соответствии с КоАП.

Контроль над соблюдением трудового законодательства

Контроль над соблюдением трудового законодательства осуществляется Комитетом по контролю и социальной защите Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан. Территориальными органами Комитета по контролю и социальной защите Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан являются региональные департаменты по контролю и социальной защите. Государственные контролирующие органы имеют право запрашивать от работодателей, физических лиц, включая лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, документы и справки информационного характера, необходимые для обеспечения аналитической работы и выполнения возложенных на них функций.

По результатам проверок или по заявлению граждан могут возникать ситуации, когда работодатель вынужден представлять кадровые документы по требованию органов следствия и суда.

Кадровый аудит

Независимая консалтинговая фирма может быть привлечена работодателем для мониторинга работы кадровой службы и организации кадрового документооборота в целях предотвращения ошибок, обнаружения проблемных зон, возможных рисков во избежание нарушений.

Для того чтобы внешние аудиторы могли комплексно оценить состояние системы кад­рового документооборота, им необходимо:

– провести диагностику состояния кадровой службы (отдела, группы в составе службы персонала, отвечающей за ведение кадровой документации) компании;

– изучить процедуры документирования трудовых отношений в компании, в том числе провести анализ работы программного обеспечения, используемого для оформления кадровой документации;

– проанализировать состав кадровой документации и определить ее соответствие требованиям действующего законодательства;

– провести анализ системы хранения кадровой документации.

Состав и количество приглашенных ауди­торов определяются сроками и объемом предстоящих работ. Поскольку итоговая результативность аудита в значительной мере зависит от правильной постановки работы и четко выстроенных процедур, членами рабочей группы формируется, а руководством заказчика утверждается программа аудита.
В программе определяются период проверки, окончательный состав аудиторской группы, те планируемые работы и аудиторские процедуры, которые будут проведены в процессе аудита. Также указываются кадровые рабочие документы и отчеты по персоналу, используемые аудиторами, и отчетные документы, которые будут представлены по его итогам заказчику (работодателю).

Заключение

Чтобы внешние пользователи могли принять обоснованные решения, они должны получить документы, составленные с учетом норм и правил, информация должна быть своевременной, полезной, достоверной.

Трудовое законодательство обязывает работодателя организовать четко отлаженную и соответствующую требованиям систему кадрового документооборота, и это является одним из важных условий успешной деятельности компании.