Сведения о персонале, предоставляемые внешним пользователям

Кадровая служба любого предприятия независимо от вида деятельности, численности работников, объемов и видов производства предоставляет данные о персонале в следующие организации:

– Агентство Республики Казахстан по статистике;

– местные органы военного управления Министерства обороны РК;

– органы занятости при Министерстве труда и социальной защиты населения Республики Казахстан;

– страховые организации.

Помимо этого, внешними пользователями информации о персонале могут являться государственные контролирующие органы, судебные и следственные органы, консалтинговые (аудиторские) организации. Рассмотрим содержание отчетных документов внешним пользователям, сроки их представления и возможные риски работодателя.

Специалисты отдела кадров предоставляют данные о персонале чаще всего в виде статистических форм по структурной статистике и по вопросам труда и занятости.

Статотчетность

Виды статистических форм, инструкции по их заполнению, сроки сдачи утверждены приказами председателя Агентства РК по статистике «Об утверждении статистических форм общегосударственных статистических наблюдений по статистике труда и занятости населения и инструкций по их заполнению» от 1 ноября 2012 года № 303, 306.

Перечень статистических форм, которые содержат данные о работниках предприятия, представлен в таблице (см. стр. 4).

При составлении статистических отчетов указываются:

Данные о численности работников и фонде заработной платы: списочная и фактическая численность, фонд заработной платы, среднемесячная номинальная заработная плата, число отработанных человеко-часов в целом по предприятию и по основным группам занятий.

Данные о движении работников: списочная численность на начало и конец отчетного периода, количество принятых, уволенных, число вакантных рабочих мест, численность работающих неполный рабочий день и другое.

За несвоевременное предоставление, предоставление недостоверных первичных статистических данных в соответствующие органы государственной статистики физические и юридические лица могут быть привлечены к административной ответственности и предупреждены. За повторное в течение года непредоставление статистических данных налагается штраф согласно статье 381 Кодекса РК «Об административных правонарушениях» (далее – КоАП):

– на физических лиц – в размере 5 МРП;

– на индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, являющихся субъектами малого или среднего предпринимательства, – в размере 10 МРП;

– на юридических лиц, являющихся субъектами крупного предпринимательства, – в размере 40 МРП.

(информация с сайта www.stat.kz)

Отчетность по военнообязанным работникам

Учет военнообязанных на предприятии регулируется Правилами ведения воинского учета военнообязанных и призывников, утвержденными постановлением Правительства РК от 27 июня 2012 года № 859 (далее – Правила). Согласно статье 71 Правил, ведение воинского учета граждан юридическими лицами осуществляется по личным карточкам (форма № Т-2) согласно приложению 14 к Правилам. Дополнительно ведется список работающих юношей-призывников, подлежащих подготовке к срочной воинской службе согласно приложению 26 к настоящим Правилам.

Для осуществления воинского учета юридическими лицами приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение военно-учетной работы (ст. 72 Правил), на которых возлагаются обязанности по предоставлению следующих данных в местные органы военного управления (далее – МОВУ):

– п. 4: ежегодное проведение сверки личных карточек с документами воинского учета МОВУ, о чем производятся соответствующие отметки в личных карточках;

– п. 6: ежегодное к 1 сентября представление в МОВУ списков граждан 15–16-летнего возраста и к 1 декабря списков граждан, подлежащих приписке к призывным участкам и постановке на воинский учет в следующем году согласно приложению 23 к Правилам;

– п. 8: ежемесячное к 25-му числу представление в МОВУ сведений о военнообязанных и призывниках, принятых на работу или уволенных с работы, согласно приложению 34 к Правилам;

– п. 9: ежегодное к 15 февраля (по состоянию на 1 января) направление в МОВУ сведений о численности работников, в том числе забронированных в период мобилизации, военного положения и в военное время.

Согласно статье 6 Правил, продолжительность нахождения граждан на воинском учете определяется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О воинской службе и статусе военнослужащих». Для заполнения отчетных форм специалисту отдела кадров требуется рассчитать предельный возраст нахождения работников на воинском учете в зависимости от воинского звания и даты рождения и определить, таким образом, количество военнообязанных работников на предприятии.

Контроль над ведением воинского учета и бронированием военнообязанных юридическими лицами осуществляется МОВУ (ст. 74 Правил).

За нарушение правил ведения воинского учета установлена административная ответственность должностных лиц организации независимо от формы собственности в виде штрафа в размере до 10 МРП согласно статьям 503, 505, 507 КоАП.

Отчетность в региональные департаменты

В региональные департаменты по контролю и социальной защите работодатель обязан предоставлять данные по вопросам занятости работников согласно пункту 2 статьи 147 Трудового кодекса в следующих ситуациях:

1) не менее чем за два месяца до начала высвобождения работников в связи с ликвидацией работодателя-юридического лица либо прекращением деятельности работодателя-физического лица, сокращением численности или штата, количестве и категориях работников, которых оно может коснуться, с указанием должностей и профессий, специальностей, квалификации и размера оплаты труда высвобождаемых работников и сроках, в течение которых они будут высвобождаться;

2) не менее чем за один месяц – о предстоящем изменении условий труда в части перехода работников на режим неполного рабочего времени в связи с изменением в организации производства, в том числе при реорганизации и (или) сокращением объема работ у работодателя;

3) о наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей) в течение трех рабочих дней со дня их появления;

4) о приеме на работу или об отказе в приеме на работу граждан в течение пяти рабочих дней со дня направления их уполномоченным органом.

Формат данных документов законодательно не утвержден. Сообщения работодателем составляются в свободной форме в соответствии с типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях РК.

Нарушение физическим или юридическим лицом законодательных и иных нормативных правовых актов о занятости населения влечет штраф в размере от 8 до 10 МРП, повторно в течение года после наложения административного взыскания – от 10 до 20 МРП (ст. 94 КоАП).

Отчетность в органы внутренних дел

В органы внутренних дел в течение месяца работодателем предоставляется информация о приеме на работу лиц и (или) прекращении трудовых отношений с лицами, не являющимися местными жителями.

Порядок и форма предоставления информации определяются Министерством внутренних дел (п. 3 ст. 147 Трудового кодекса).

В соответствии с Законом Республики Казахстан «Об обязательном страховании работника от несчастных случаев при исполнении им трудовых (служебных) обязанностей» (далее – Закон) страхование работника от несчастных случаев является обязательным видом страхования для всех работодателей РК, за исключением государственных учреждений. Кадровая служба организации принимает непосредственное участие в процессе страхования: выбор страховой компании, заключение договора обязательного страхования, составление списка работников согласно ...