12.05.2022

Учет использования ГСМ на предприятии


Приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) производится различными способами: с помощью оплаты наличными в момент заправки, по талонам, смарт-картами, из собственных резервуаров. Рассмотрим, как правильно оформить и отразить в учете приобретение и расход ГСМ.

 

Приобретение ГСМ

 

В соответствии с МСФО (IAS) 2 «Запасы», запасы – это активы:

– предназначенные для продажи в ходе обычной деятельности;

– находящиеся в процессе производства для такой продажи; или

– находящиеся в виде сырья или материалов, которые будут потребляться в процессе производства или оказания услуг.


Активы признаются запасами в учете, когда соответствуют критериям признания их в качестве запасов:

– данные активы используются для производства продукции (сырье);

– приобретены для продажи (товары);

– используются в краткосрочном периоде в качестве материалов (расходные материалы) до 12 месяцев.


Приобретенные ГСМ будут использоваться компанией в краткосрочном периоде в качестве расходных материалов или сырья, потребляемых в процессе хозяйственной деятельности компании при производстве и (или) реализации товаров или оказании услуг. Поэтому в учете приобретенные ГСМ будут признаваться запасами и учитываться на счете 1310 «Сырье и материалы» подраздела 1300 «Запасы» Типового плана счетов бухгалтерского учета.


Приобрести и рассчитаться за приобретенные ГСМ можно путем:

– оплаты наличными или банковской картой на автозаправочных станциях (АЗС) в момент непосредственной заправки;

– приобретения определенного количества ГСМ и заправки по талонам;

– пополнения денежного или литрового кошелька на смарт-карте;

– приобретения ГСМ большими партиями и хранения в собственных резервуарах.

 

Учет ГСМ за наличные денежные средства

 

В соответствии со статьей 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234 (далее – Закон о бухгалтерском учете и финансовой отчетности), все события и операции в учете оформляются на основании первичных учетных документов, составленных в момент совершения операции и утвержденных уполномоченным органом.


При реализации товаров, в соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 (далее – Правила ведения бухгалтерского учета), поставщик выписывает накладную на отпуск запасов на сторону по форме З-2 (приложение 26 к приказу министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562 (далее – Приказ № 562)).


В соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета, при получении наличных денег кассир обязан выписать приходный кассовый ордер по форме КО-1 (приложение 1 к Приказу № 562) и выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру покупателю.


Согласно подпункту 6) статьи 165 Налогового кодекса чек контрольно-кассовой машины (ККМ) – первичный учетный документ ККМ, подтверждающий факт осуществления между продавцом (поставщиком товара, работы, услуги) и покупателем (клиентом) денежного расчета, выданный в бумажном либо электронном виде.


В соответствии с подпунктом 1) статьи 165 Налогового кодекса денежные расчеты – расчеты, осуществляемые за приобретение товара, выполнение работ, оказание услуг посредством наличных денег и (или) расчетов с использованием платежных карточек.


В соответствии с пунктом 3 статьи 7 Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, первичные документы как на бумажных, так и электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 настоящей статьи, индивидуальные предприниматели (ИП) и организации разрабатывают самостоятельно либо применяют формы или требования, утвержденные в соответствии с законодательством РК, которые должны содержать следующие обязательные
реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы ИП, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер.


Таким образом, чек ККМ не является первичным учетным документом бухгалтерского учета, так как его форма не включена в Приказ № 562 и не содержит всех обязательных реквизитов, которые должен иметь такой учетный документ. В связи с чем и в соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета поставщик в момент отпуска ГСМ за наличный расчет или посредством оплаты банковской картой обязан выписать накладную на отпуск запасов на сторону по форме З-2, выдать чек ККМ и квитанцию к приходному кассовому ордеру по форме КО-1. При этом, если поставщиком является ИП, который не осуществляет ведение бухгалтерского учета, он, согласно статье 2 Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности и статье 202 Налогового кодекса, обязан оформлять первичные учетные документы и выдавать их покупателю.


В учете ГСМ, приобретенные за наличный расчет или посредством оплаты банковской картой в момент заправки, будут отражены:

 


Пример


Подотчетное лицо компании заправилось на АЗС, при этом соответствующие документы не были им получены.


Что делать, если АЗС не выписывает документы или отказывается выписать необходимые документы?


Очевидно, что данный поставщик будет привлечен к административной ответственности по статье 276 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП).


В случае, когда получение накладной невозможно, можно составить акт приема-передачи ГСМ на основании имеющихся документов, подтверждающих оплату.


Иными словами, составляется акт, в котором отражается причина его составления, вид ГСМ, количество, стоимость, поставщик; акт должен быть подписан материально ответственными лицами организации.


При этом стоимость оприходованных ГСМ по акту признается безвозмездно полученным имуществом, что подлежит включению в совокупный годовой доход компании в соответствии со статьей 238 Налогового кодекса.


А суммы, уплаченные при заправке ГСМ по фискальным чекам, будут списаны за счет чистого дохода компании как списание обязательств (так как данные суммы не подтверждены документами отгрузки товара).


Для детализации учета открыт субсчет 7481 «Прочие расходы. Расходы, не относимые на вычеты».


В учете в этом случае будет отражаться информация:


Номера субсчетов, приведенные в таблице и далее по тексту данной статьи, носят рекомендательный характер. Каждый субъект предпринимательства разрабатывает и утверждает в учетной политике план счетов с открытием субсчетов в зависимости от вида деятельности и потребности раскрытия информации в отчетности.


Пример


Водителю организации 1 апреля 2022 года была выдана подотчет денежная сумма в размере 30 000 тенге для приобретения ГСМ за наличный расчет. 29 апреля 2022 года водителем был представлен авансовый отчет в бухгалтерию о приобретении и использовании ГСМ за наличный расчет в течение месяца на сумму 29 120 тенге. К авансовому отчету были приложены соответствующие первичные документы: фискальные чеки, накладные, счета-фактуры.


Как правильно отразить данные операции в бухгалтерском учете?


Для детализации учета открыт субсчет 1312 «Сырье и материалы. Топливо».


При приобретении ГСМ за наличный расчет в учете рекомендуется следующая корреспонденция счетов:

 

 

Учет ГСМ по талонам


Нередко компании приобретают ГСМ у поставщиков и получают в качестве подтверждения выкупленного объема топлива специальные талоны, разработанные поставщиком и дающие право заправки соответственно номиналу талона на АЗС поставщика. Данные талоны в налоговом учете признаются товарораспорядительными документами.


Для использования талонов поставщика компания-потребитель заключает договор купли-продажи со специализированной организацией, которая осуществляет продажу талонов на нефтепродукты и организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам данного продавца, приводится в приложении к договору (с указанием их адресов). В данном договоре не оговариваются отдельно количество, вид и стоимость приобретаемых ГСМ. Для этого разрабатывается определенное приложение к договору, чаще всего именуемое «Заявка на приобретение ГСМ». В подаваемой заявке (может быть отправлена по факсу, e-mail, представлена нарочно) потребитель указывает, какой вид топлива, его количество он собирается приобрести. Заявка подписывается руководителем или уполномоченным лицом компании-потребителя. На основании полученной заявки поставщик выставляет счет на оплату. После оплаты определенного количества ГСМ (наличными или по безналичному расчету) компания получает талоны на ГСМ. Форму талонов продавцы разрабатывают сами, так как законодательством она не установлена.


В договоре определяется момент перехода права собственности на ГСМ от продавца к покупателю. Согласно статье 238 Гражданского кодекса право собственности у приобретателя имущества возникает с момента передачи вещи, если иное не предусмотрено законодательными актами или договором.


То есть приобретенные талоны фактически подтверждают факт предоплаты за приобретаемое топливо и дают право на получение ГСМ, которые продолжают находиться в собственности продавца. Право собственности перейдет к компании-покупателю в момент фактического получения ГСМ, который наступит при заправке транспорта.


При этом, в соответствии с Гражданским кодексом, в договоре могут быть определены иные условия перехода права собственности. Поэтому можно предусмотреть, что покупатель приобретает право собственности на оплаченное количество нефтепродуктов после получения талонов, а оплаченный по талонам объем ГСМ до момента заправки находится у продавца на ответственном хранении.


Приобретение (реализация) ГСМ по талонам раскрывает два варианта перехода права собственности:

1. Право собственности на ГСМ переходит к покупателю только после фактического получения нефтепродуктов.

2. Право собственности на ГСМ переходит к покупателю сразу после оплаты и получения талонов на нефтепродукты.


Чаще всего договоры на поставку ГСМ заключаются на общепринятых условиях Гражданского кодекса по первому варианту.


Полученные талоны приходуются на забалансовом счете как бланки строгой отчетности в штуках по номинальной стоимости или по сумме затрат, связанных с приобретением талонов, что, по сути, соответствует стоимости приобретенного по талонам топлива. Талоны на нефтепродукты, как и все бланки строгой отчетности, должны храниться в сейфе или металлическом шкафу в помещениях с ограниченным доступом.


Приказом руководителя предприятия назначается материально ответственное лицо, которое регистрирует движение талонов (приход и расход) в Книге учета талонов на нефтепродукты (далее – Книга), которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Книга заполняется под копирку. Второй лист является отрывным и служит отчетом материально ответственного лица. Отрывной лист периодически сдается в бухгалтерию предприятия с приложенными к нему приходными и расходными документами. Утвержденной формы Книги нет. Поэтому компании самостоятельно разрабатывают ее в соответствии с требованиями законодательства по бухгалтерскому учету и финансовой отчетности.


При предъявлении водителем правильно оформленного путевого листа ему выдаются талоны на получение топлива.


Выдача талонов водителям компании производится по специальной ведомости выдачи талонов на нефтепродукты, разработанной в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.


Талоны не являются средством платежа, они предоставляют только право на получение ГСМ на определенной АЗС и в определенном объеме, поскольку оплата за данные ГСМ уже была осуществлена.


На основании ведомости выдачи талонов материально ответственное лицо заполняет расходную часть Книги. При возврате водителями талонов материально ответственное лицо производит соответствующие записи в ведомости возврата талонов. В установленные сроки материально ответственное лицо на основании приходных и расходных документов составляет отчет о движении талонов и передает его в бухгалтерию. На основании указанного отчета и соответствующих первичных документов талоны списываются с подотчета материально ответственного лица в подотчет водителям.


При выдаче талонов в компании необходимо обеспечить учет фактически заправленного и израсходованного количества бензина каждым автомобилем. Поэтому на субсчетах либо на забалансовых счетах нужно вести учет по каждому водителю и закрепленному за ним автомобилю.


Рекомендуется разработать форму отчета по выданным водителю талонам. В отчете должны быть указаны Ф. И. О. водителя, количество выданных ему талонов и их реквизиты, количество фактически заправленного горючего, отметка о возврате неиспользованных талонов материально ответственному лицу.


Ежемесячно бухгалтерией должна проводиться проверка данных по выдаче, расходу и остатку талонов. Нужно проводить проверку отчетов водителей о полученных и отоваренных талонах, по данным которой бухгалтер определяет количество талонов, не израсходованных водителями в отчетном периоде. На основе всех полученных данных определяется количество фактически полученного топлива по талонам в течение месяца.


Ежемесячно компанией – продавцом ГСМ представляется расходная накладная о марке и количестве выданного топлива по ранее выкупленным компанией-покупателем талонам. По данной ведомости составляется акт приема-передачи топлива.


Каждый день поставщик должен выписывать накладную на отпуск запасов на сторону на количество и сумму отоваренных талонов, на основании которой компания-покупатель будет приходовать ГСМ в учете и производить их списание.


В соответствии с пунктом 2 статьи 379 Налогового кодекса, при реализации товаров на основании товарораспорядительных документов, подтверждающих предоставление идентифицированных товаров в распоряжение покупателя, датой совершения оборота по реализации является последний день месяца, на который приходится дата фактической передачи таких товаров покупателю.


Товарораспорядительные документы – это не товаросопроводительные документы, это разные типы документов. Товарораспорядительные документы – это талоны, сертификаты, на основании которых выдаются товары покупателю в течение определенного времени. Товарораспорядительные документы подтверждают, что за товар произведена оплата, но он еще не выдан покупателю, а будет выдаваться при предоставлении документа, подтверждающего право покупателя получить товар.


Согласно подпункту 3-1) пункта 1 статьи 413 Налогового кодекса при реализации товаров на основании товарораспорядительных документов, подтверждающих предоставление идентифицированных товаров в распоряжение покупателя, электронный счет-фактура (ЭСФ) выписывается не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, на который по таким товарам приходится дата совершения оборота по реализации.


То есть счет-фактура является документом налогового учета для лиц, на которых возложена обязанность по ее выписке в соответствии с пунктом 1 статьи 412 Налогового кодекса. Вместе с тем, при реализации ГСМ по топливным картам (товарораспорядительный документ) момент реализации признается не по дате реализации топливной карты, а по фактической отгрузке ГСМ покупателю, а именно в последний день календарного месяца, на который приходится дата фактической передачи ГСМ (п. 2 ст. 379 Налогового кодекса). При этом счет-фактура по такой реализации ГСМ посредством топливных карт (товарораспорядительный документ) выписывается не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, на который по таким товарам приходится фактическая отгрузка ГСМ, то есть выписывается один счет-фактура по итогам месяца (пп. 3-1) п. 1 ст. 413 Налогового кодекса).


Бухгалтерский учет оплаченных и полученных организацией талонов должен обеспечивать ведение учета по видам ГСМ и местам их нахождения. В рабочем плане счетов, утвержденном приказом об учетной политике, нужно предусмотреть к субсчету «Топливо» счета 1310 «Сырье и материалы» необходимые субсчета для отражения талонов, хранящихся в кассе (у материально ответственного лица), талонов, выданных водителям, топлива, заправленного по талонам. По каждому субсчету необходимо организовать аналитический учет по видам и маркам топлива и по материально ответственным лицам.


В учете процесс отражения приобретенных талонов может быть произведен двумя способами:



I. Отражение приобретения ГСМ по талонам в составе товарно-материальных запасов (ТМЗ).


Пример


ТОО «Х» приобрело талоны на заправку бензином марки АИ-92 номиналом 10 литров в количестве 200 штук (талонов) на сумму 392 000 тенге. Водителям организации в декабре 2021 года было выдано 200 талонов. Фактически в течение месяца было заправлено 1 800 литров бензина.


Как нужно отразить в учете приобретение талонов?


Для детализации учета открыть субсчета:

– 1312 «Сырье и материалы. Топливо в талонах»;

– 1313 «Сырье и материалы. Талоны выданные»;

– 1314 «Сырье и материалы. Топливо в баках»;

– 1421 «Налог на добавленную стоимость. НДС, подлежащий отнесению в зачет»;

– 1422 «Налог на добавленную стоимость. НДС по приобретенным талонам».


Рекомендуемая корреспонденция счетов:



Сумма, отраженная на субсчете 1314 «Сырье и материалы. Топливо в баках», указывает фактически полученное количество топлива, которое в дальнейшем будет списываться на расходы компании.



Отражение в отчетности



1. В финансовой отчетности остатки ТМЗ на конец года содержат стоимость полученных, но еще не отоваренных талонов.


При исчислении КПН в строке 100.00.019 I и строке 100.00.019 II декларации по корпоративному подоходному налогу по форме 100.00 (приложение 74 к приказу первого заместителя премьер-министра РК – министра финансов РК от 20 января 2020 года № 39 (далее – Приказ № 39)) (далее – Декларация по КПН) при выборе метода учета талонов в составе ТМЗ в данные об остатках ТМЗ на начало и конец периода попадет стоимость приобретенных талонов. Это приводит к завышению фактически имеющихся остатков ТМЗ, так как в их состав попадает сумма предоплаты за ГСМ, которые поступят в организацию в следующем отчетном периоде.


Фактическое поступление топлива по отоваренным талонам на основании данных счетов-фактур и накладных поставщика ГСМ отражается в строке 100.00.019 III A Декларации по КПН. Эта же информация о приобретении ТМЗ отражается в декларации по налогу на добавленную стоимость по форме 300.00 (приложение 101 к приказу № 39) (далее – Декларация по НДС).


При этом поступление талонов в строке 100.00.019 III A Декларации по КПН и в Декларации по НДС не отражается. Это приводит к завышению остатков, что, в свою очередь, приводит к занижению вычетов.


Чтобы не произошло завышение остатков ТМЗ и занижение вычетов на конец отчетного периода, необходимо:

– исключить стоимость талонов из остатков ТМЗ на конец периода (строка 100.00.019 II Декларации по КПН);

или

– показать поступление талонов в строке 100.00.019 III A Декларации по КПН.



2. В финансовой отчетности стоимость талонов включается в остатки ТМЗ на конец отчетного периода, но при этом по строке 100.00.019 II Декларации по КПН в сумму остатков ТМЗ на конец периода не включается стоимость приобретенных талонов.


Фактическое поступление топлива по отоваренным талонам на основании данных счетов-фактур и накладных поставщика ГСМ отражается в строке 100.00.019 III A Декларации по КПН и в Декларации по НДС.


В данном случае будет выявлено несоответствие данных об остатках ТМЗ в финансовой и налоговой отчетности, которое при проверке налоговой отчетности может быть признано ошибкой.


Чтобы устранить такого рода неточности и искажение данных в налоговой и финансовой отчетности, рекомендуется исключить стоимость талонов из состава ТМЗ при составлении финансовой и налоговой отчетности и отразить их в составе прочих активов.



3. В финансовой отчетности остатки ТМЗ на конец года не содержат стоимость талонов.


В строке 100.00.019 II Декларации по КПН не отражена стоимость талонов в остатках ТМЗ, а в строке 100.00.019 III A Декларации по КПН и в Декларации по НДС отражается фактическое получение топлива по данным счетов-фактур и накладных от поставщика.


При этом в финансовой отчетности стоимость талонов может быть отражена в составе прочих активов с расшифровкой в пояснительной записке.


Данный способ учета талонов неудобен тем, что если компания будет отражать талоны непосредственно в составе запасов, то может возникнуть ситуация, когда в отчетности отразятся искаженные данные.



II. Отражение в учете приобретения талонов на заправку ГСМ на забалансовых счетах.



Для детализации учета открыты субсчета:

– 0002 «Талоны по ГСМ»;

– 1312 «Сырье и материалы. Топливо»;

– 1422 «Налог на добавленную стоимость отложенный».


Рекомендуемая корреспонденция счетов:

 

Отражение в отчетности


В этом случае в финансовой отчетности и в строке 100.00.009 II Декларации по КПН остатки ТМЗ на конец года не содержат стоимость талонов.


В строке 100.00.009 III A Декларации по КПН и в Декларации по НДС будет отражено фактическое потребление топлива за отчетный период.


В данном случае не возникает перекосов и несоответствий данных, отраженных в финансовой и налоговой отчетности за отчетный период.


Данный способ отражения операции по приобретению талонов и их использованию наиболее правильный и рекомендуемый к использованию.


Выбор способа отражения в учете приобретения ГСМ по талонам производится руководством организации, выбранный способ должен быть обоснован в учетной политике. При выборе того или иного метода необходимо учесть некоторые вышеперечисленные ключевые моменты.

 

Учет ГСМ по смарт-картам


Топливная микропроцессорная пластиковая карта (смарт-карта) – это платежная небанковская карта со встроенной микросхемой (микрочипом), выпускаемая топливной компанией и (или) владельцем сети АЗС, предназначенная для учета обязательств поставщика перед покупателем по отпуску топлива, а также для учета объема и ассортимента топлива, полученного покупателем на АЗС, участвующих в программе по внедрению технологии расчетов с использованием смарт-карт.


Смарт-карты могут иметь как денежный кошелек (когда на карточку поступает определенная сумма, которая может использоваться не только для заправки топлива, но и на другие нужды), так и литровый кошелек (номинал, выраженный в количестве определенного вида топлива).


При использовании карточки с литровым кошельком при внесении предоплаты на такой карточке отражается количество определенного вида топлива. Перечисление денег для последующей оплаты за ГСМ производится, как правило, по безналичному расчету, что приводит к зачислению денег на смарт-карту (соответствующий счет, предназначенный исключительно для оплаты за ГСМ и другие услуги и товары, реализуемые на АЗС). При этом в платежном поручении по тексту обязательно указывается номер договора и номер смарт-карты (счета), на которую производится перечисление.


Учет смарт-карт должен производиться в соответствии с положениями законодательства о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, учетной политикой предприятия, разработанной в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности (МСФО), или международными стандартами финансовой отчетности для малого и среднего бизнеса, или национальными стандартами финансовой отчетности.


Заправка ГСМ производится в пределах имеющейся на карточке суммы (литрового номинала). При заправке ГСМ по смарт-картам водитель получает документ, подтверждающий получение и оплату топлива. Таким документом может быть чек, в котором отражается не только информация о количестве и стоимости заправленного топлива (которые и списываются с карточки), но и информация о порядковом номере операции по карточке, а по денежным бессрочным картам – о последнем поступлении денег на карточку и остатке денежных средств на карточке после проведения последнего списания.


Все полученные чеки должны прикладываться к отчету о заправках за месяц, который составляется материально ответственным лицом (водителем), использующим выданную смарт-карту, и проверяется бухгалтерией.


По каждой заправке компания – поставщик топлива обязана выдать подтверждающие заправку документы. Сюда относятся: накладная на отпуск запасов на сторону, ЭСФ, отчет о заправке транспортного средства. Данные этих документов сверяются с данными материально ответственного лица.


При проведении сверки необходимо иметь в виду, что информация о цене, указанная на чеке терминала АЗС по картам с номиналом в объемном выражении, является справочной, так как весь объем заявленного топлива был оплачен организацией-покупателем в порядке стопроцентной предоплаты по ранее установленным ценам.


При использовании смарт-карт у компании есть определенные преимущества:

– не нужно платить за топливо наличными при каждой заправке;

– полный контроль над расходованием средств на ГСМ благодаря автоматизированной системе сбора и обработки информации (не нужно вести отдельную документацию по выдаче ГСМ водителю, данную информацию можно получить из ведомости расхода ГСМ по смарт-карте, выданной поставщиком);

– полный доступ к оперативной информации об использовании смарт-карт;

– не нужно ехать ...

Для получения полного доступа к просмотру Вы можете:
Авторизоваться, если Вы подписчик
Оформить подписку и задавать вопросы каждый день. Тарифы
Купить доступ
Этот документ придет на Вашу электронную почту сразу после оплаты.
200 тенге