Учет расчетов с подотчетными лицами

В каких случаях ИП выдает деньги под отчет и как оформить их получение? Как составить авансовый отчет и какие документы к нему приложить? В какие сроки следует отчитаться подотчетному лицу?

В каждой организации есть сотрудники, которые осуществляют покупки для предприятия, как правило, на небольшую сумму за наличные денежные средства. Также иногда возникает производственная необходимость направлять сотрудников в командировки. За использованную сумму работник должен отчитаться, поэтому такие работники являются подотчетными лицами, а средства, выделенные таким работникам, – подотчетными.

На какие расходы выдаются денежные средства?

К расходам, на которые выдаются подотчетные средства, можно отнести: приобретение товарно-материальных ценностей, командировочные и представительские расходы, оплату за оказанные услуги, выполненные работы, оплату хозяйственных расходов, которые осуществляются работником за счет средств предприятия. Рассмотрим подробнее следующие понятия, входящие в систему взаиморасчетов с подотчетными лицами:

– подотчетные средства – денежные средства, выдаваемые сотруднику на предстоящие расходы в наличном или безналичном виде;

– авансовый отчет – отчет подотчетного лица о расходовании выданных денежных средств, подтверждаемый прилагаемыми документами (счетами-фактурами, актами выполненных работ и т.д.);

– командировочные расходы – расходы сотрудника за время нахождения в командировке, оплачиваемые предприятием (например, суточные, расходы по найму жилья, расходы на проезд и т.д.);

– представительские расходы – расходы предприятия по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на различные мероприятия предприятия (оплата услуг переводчика, оплата проезда, расходы на размещение и питание и т.д.).

При выдаче денежных средств под отчет необходимо руководствоваться Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 (далее – Правила ведения бухгалтерского учета).

Документальное оформление подотчетных сумм

Учет подотчетных сумм осуществляется согласно принятой учетной политике хозяйствующего субъекта, которая определяет порядок выдачи денег под отчет, сроки предоставления авансового отчета и документы, на основании которых подотчетные суммы списываются с подотчетного лица.

Отражение кассовых ...