Учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты наличными денежными средствами осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. Часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯ БАЗА

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации об операциях и событиях индивидуальных предпринимателей (ИП) и организаций, регламентированную законодательством РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

Законодательство РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности основывается на Конституции РК, Гражданском кодексе.

При организации системы бухгалтерского учета и финансовой отчетности используются следующие нормативные документы:

– Закон РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234-III (далее – Закон о бухгалтерском учете);

– Закон РК «О Национальном банке Республики Казахстан» от 30 марта 1995 года № 2155;

– Закон РК «О банках и банковской деятельности в Республике Казахстан» от 31 августа 1995 года № 2444;

– Закон РК «О валютном регулировании и валютном контроле» от 2 июля 2018 года № 167-VI (далее – Закон о валютном регулировании);

– Закон РК «О платежах и платежных системах» от 26 июля 2016 года № 11-VI (далее – Закон о платежах);

– международные и национальные стандарты финансовой отчетности (далее – МСФО и НСФО соответственно);

– Приказ министра финансов РК «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 20 декабря 2012 года № 562 (далее – Приказ № 562);

– Приказ министра финансов РК «Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета» от 23 мая 2007 года № 185;

– Приказ министра финансов РК «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета» от 31 марта 2015 года № 241 (далее – Правила бухгалтерского учета);

– учетная политика предприятия.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

К ведению бухгалтерской документации предъявляются требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей.

Все хозяйственные операции организацией должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными документами. В соответствии со статьей 7 Закона о бухгалтерском учете все бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

Первичный учетный документ – документ, который фиксирует факт совершения операции или события. Первичный документ на электронном носителе имеет силу первичного документа, оформленного на бумажном носителе. Первичный документ составляется в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме или в соответствии с требованиями, утвержденными центральным государственным органом, осуществляющим регулирование деятельности в сфере бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствии с законодательством РК.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

– наименование документа;

– дату составления;

– наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которых составлен документ;

– содержание операции или события;

– единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

– наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи ответственных за совершение операции (подтверждающие событие) и правильность ее (его) оформления;

– идентификационный номер.

Наличие данных реквизитов придает первичным документам юридическую силу. В зависимости от характера операций или событий, требований нормативных правовых актов РК и способов обработки учетной информации, если это не противоречит законодательству РК, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Процесс отражения совершаемых организацией операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.

Правила документооборота утверждаются в учетной политике организации по бухгалтерскому учету. При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях ИП или организация должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством РК.

В бухгалтерской документации текст и цифры должны быть написаны ясно и четко, все подписи – разборчивыми. Исправления в кассовые и банковские первичные документы не вносятся.

В остальные первичные документы исправления вносятся лишь по согласованию с участниками операций, что подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах должны исправляться путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания над зачеркиванием правильного текста или суммы. Зачеркивание производится тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать ранее написанное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Исправление ошибок в первичном документе на электронном носителе осуществляется путем создания нового исправленного первичного документа, оформленного в соответствии с Законом о бухгалтерском учете, с указанием номера и даты исправления, содержащего ссылку на ранее составленный первичный документ (номер и дату) c отметкой «исправлено», подписи участников операции, ранее подписавших данный документ. При оформлении исправленного первичного документа на электронном носителе ранее составленный первичный документ со статусом «аннулирован» подлежит хранению.

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ВЫДАЧЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПОД ОТЧЕТ

Подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны, например:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива;

• приобретение канцелярских товаров;

• оплата почтово-телеграфных расходов;

• оплата услуг связи;

• оплата коммунальных услуг;

• оплата аренды;

• оплата мелкого ремонта оргтехники;

• транспортные расходы;

• расходы на командировки;

• представительские расходы;

• прочие расходы.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации. Операции, связанные с получением и расходованием наличных денежных средств непосредственно из кассы организации, называются кассовыми операциями. Порядок учета и оформления кассовых операций в организации отражается в учетной политике и основывается на принципах, изложенных в Правилах бухгалтерского учета.

В соответствии с Правилами бухгалтерского учета для приема, хранения и выдачи наличных денег каждая организация должна иметь кассу, которая должна быть специально оборудована в соответствии с техническими требованиями для обеспечения сохранности наличных денег и изолирована.

ИП и организации с численностью наемных работников не более 10 человек, являющиеся субъектами малого предпринимательства, могут не иметь специально оборудованного и изолированного помещения кассы при условии наличия несгораемых металлических шкафов, которые подлежат ежедневному опечатыванию. Все наличные деньги, чеки, бланки строгой отчетности и ценные бумаги хранятся, как правило, в сейфах или несгораемых металлических шкафах. Ключи от металлических шкафов, печати и ключи от помещения кассы хранятся у кассира.

Все кассовые операции осуществляются кассиром, являющимся материально ответственным лицом. Назначение на работу кассира оформляется приказом ИП или руководителя организации. Для обеспечения сохранности денежных средств заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности с кассиром, который в случае недостачи денежных средств, чековых книжек при возможности погашает за счет собственных средств недостачу.

В организациях с небольшой численностью работников, не имеющих в штате кассира, его обязанности может выполнять главный бухгалтер по письменному распоряжению руководителя организации.

В обязанности кассира входит:

– проверка правильности оформления приходных и расходных кассовых ордеров, наличия и подлинности подписей, приложений, перечисленных в ордерах;

– принятие или выдача денежных средств;

– регистрация кассовых операций в кассовой книге;

– сдача наличных денежных средств в банк.

Операции по движению денежных средств в кассе оформляются унифицированными формами первичной документации, утвержденными Приказом № 562.

Прием наличных денег производится по приходному кассовому ордеру (форма КО-1, приложение 1 к Приказу № 562), подписанному главным бухгалтером. При приеме наличных денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (форма КО-2, приложение 2 к Приказу № 562). Документы на выдачу наличных денег должны быть подписаны ИП или руководителем организации или лицом, его заменяющим, главным бухгалтером и кассиром.

Все приходные и расходные ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерской службой в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3, приложение 3 к Приказу № 562), который открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы.

При выдаче денег по расходному ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявление документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт или удостоверение личности гражданина), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Если заменяющий расходный ордер документ составлен на выдачу наличных денежных средств нескольким лицам, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

Расписка в получении наличных денег может быть сделана только собственноручно, чернилами или пастой шариковой ручки (синего или черного цвета), с указанием полученной суммы прописью. При получении наличных денег по ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе ИП или организации, производится по расходным ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке (форма Д-1, приложение 6 к Приказу № 562), в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерской службой указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает запись: «По доверенности». В графе ведомости «Примечание» указываются номер и дата выдачи предъявленных документов. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному ордеру или ведомости.

Форма Д-1 «Доверенность» применяется всеми организациями (ИП). Выдачу доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей (форма Д-2, приложение 7 к Приказу № 562), все страницы которого заранее нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации (ИП).

При выдаче наличных денег лицу, не имеющему возможности по болезни или по другим причинам расписаться лично, по его просьбе, согласно доверенности, оформленной в установленном порядке, за него может расписаться другое лицо, за исключением работников бухгалтерской службы или кассира. На расходном ордере указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность фактического получателя наличных денежных средств, и лица, за него расписавшегося.

Оплата труда, выплата пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, премий производится кассиром по платежным ведомостям (форма Т-2, приложение 9 к Приказу № 562) без составления расходного ордера на каждого получателя.

На общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный ордер, дата составления и номер которого проставляется на каждой платежной ведомости.

На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями индивидуального предпринимателя, руководителя организации или лица, его заменяющего, и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи наличных денег и суммы прописью.

В аналогичном порядке может оформляться и разовая выдача наличных денег (заработной платы) нескольким лицам (при уходе в отпуск, по болезни и другим причинам), а также выдача депонированных сумм и наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками.

Разовая выдача наличных денег (заработной платы) отдельным лицам производится по расходным ордерам.

Сразу же после получения или выдачи наличных денег по каждому ордеру или платежной ведомости кассир производит записи в кассовую книгу (форма КО-4, приложение 4 к Приказу № 562).

Для учета денег, выданных из кассы доверенному лицу (раздатчику) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличности и оплаченных документов применяется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств и их эквивалентов (форма КО-5, приложение 5 к Приказу № 562).

Приходные ордера и квитанции к ним, а также расходные ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерской службой четко и ясно чернилами или пастой шариковой ручки или выписаны с использованием средств автоматизации учета. Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах не допускается.

В расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Расходные ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим наличные деньги.

Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных ордеров или заменяющих их документов кассир проверяет:

– наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере или заменяющем его документе – разрешительной подписи ИП, руководителя организации или лица, его заменяющего;

– правильность оформления документов;

– наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерскую службу для надлежащего оформления.

Расходные ордера, оформленные на платежные ведомости на выплату заработной платы, регистрируются после ее выдачи.

На основании данных приходных и расходных кассовых ордеров кассир заполняет кассовую книгу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток наличных денег в кассе и передает в бухгалтерскую службу отчет кассира (второй отрывной лист записей в кассовой книге за день) с приложением приходных и расходных кассовых документов под расписку в кассовой книге. Одновременно кассир сверяет остаток наличных денег в кассе с фактическим наличием денег.

Для осуществления расчетов наличными деньгами ИП или организация должны вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью ИП или организации. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями ИП или руководителя организации, главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправление ошибки в книге должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями кассира и главного бухгалтера с указанием даты исправления.

При автоматизированном способе ведения кассовых операций должно быть обеспечено соблюдение установленных правил ведения кассовой книги. Кассовая книга, распечатанная на бумажных носителях, брошюруется в хронологическом порядке.

Контроль за правильным и своевременным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Один раз в месяц или квартал производится внезапная ревизия хранящихся в кассе денежных средств и других ценностей. Ее проводит комиссия в следующем составе:

– главный бухгалтер;

– бухгалтер;

– представитель внутреннего аудита и контроля.

В соответствии с пунктом 1 статьи 166 Налогового кодекса на территории РК денежные расчеты производятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин (далее – ККМ) с функцией фиксации и (или) передачи данных, модели которых включены в государственный реестр, если иное не установлено настоящей статьей.

Учет сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, осуществляется на счете 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», где отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников по:

– выданным под отчет денежным средствам на приобретение активов, оплату услуг, служебные командировки и другое (например, счет 1251);

– предоставленным работникам займам, а также расчетам по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и другое), причиненного организации работником, и прочей краткосрочной дебиторской задолженности работников (например, счет 1253 – краткосрочная задолженность, счет 2153 – долгосрочная задолженность).

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 1250 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

В бухгалтерском учете рекомендуются следующие проводки:

При выдаче денежных средств под отчет у начинающих бухгалтеров часто возникает вопрос о том, есть ли ограничения в размере суммы, которую можно выдать на руки физическому лицу. Действующими нормативными документами такие ограничения не установлены. Предельный размер суммы, которую можно выдавать под отчет, каждая организация устанавливает учетной политикой самостоятельно.

Имеются ограничения при расчетах наличными денежными средствами при сделках между юридическими лицами.

В соответствии с пунктом 9 статьи 25 Закона о платежах, платежи по сделке, сумма которой превышает 1 000-кратный размер месячного расчетного показателя (МРП), установленного законом о республиканском бюджете и действующего на дату совершения платежа, осуществляются ИП, состоящими на регистрационном учете в качестве плательщика НДС, или юридическими лицами в пользу другого ИП, состоящего на регистрационном учете в качестве плательщика НДС, или юридического лица только в безналичном порядке.

Следовательно, не допускается осуществление наличных платежей одним юридическим лицом в пользу другого юридического лица по одной сделке, сумма которой превышает 1 000 МРП. Вместе с тем допускается осуществление платежей в наличном порядке по нескольким сделкам одновременно, даже если общая сумма платежей будет превышать1 000 МРП, но при этом сумма одной сделки не должна превышать данный лимит. Данный лимит платежей наличными деньгами не рассчитан на какой-либо конкретный период времени.

Во избежание нарушения пункта 9 статьи 25 Закона о платежах договоры следует заключать таким образом, чтобы общая сумма по одному договору не превышала 1 000 МРП, сумма, указанная в счете-фактуре, по такому договору также не должна превышать 1 000 МРП.

В случае если общая сумма договора будет превышать 1 000 МРП, то все платежи по данному договору должны будут осуществляться исключительно в безналичном порядке. Согласно статье 266 Кодекса РК «Об административных правонарушениях» (КоАП), осуществление ИП, состоящими на регистрационном учете в качестве плательщика НДС, или юридическими лицами платежа в наличном порядке по гражданско-правовой сделке на сумму свыше 1 000 МРП в пользу другого ИП, состоящего на регистрационном учете в качестве плательщика НДС, или юридического лица – влечет штраф на лиц, осуществлявших платеж, в размере 5 % от суммы платежа.

При выдаче денежных средств под отчет в иностранной валюте следует иметь в виду, что, в соответствии со статьей 6 Закона о валютном регулировании, валютные операции между резидентами на территории РК запрещены, за исключением случаев проведения:

1) операций, одной из сторон которых выступают Национальный Банк РК, Министерство финансов РК, а также загранучреждения РК;

2) операций, одной из сторон которых выступают резиденты, которым право на проведение валютных операций с резидентами предоставлено законами РК либо принятыми до введения в действие настоящего Закона актами Президента РК;

3) операций с валютными ценностями, относимых к банковским операциям и иным операциям, которые вправе осуществлять уполномоченные банки и уполномоченные организации в соответствии с выданной им лицензией Национального Банка РК, уполномоченного органа по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций или законами РК;

4) оплаты банковских услуг по проведению валютных операций;

5) операций, связанных с приобретением, продажей, выплатой вознаграждения и (или) погашением ценных бумаг, номинальная стоимость которых выражена в иностранной валюте;

6) операций между комиссионерами и комитентами при оказании комиссионерами услуг, связанных с заключением и исполнением договоров с нерезидентами по экспорту или импорту, включая операции по возврату валютных ценностей комитенту;

7) операций по покупке и (или) продаже аффинированного золота в слитках за национальную валюту;

8) передачи векселей, выраженных в иностранной валюте, в качестве исполнения денежных обязательств;

9) операций, связанных с расчетами при реализации товаров в магазинах беспошлинной торговли, а также при реализации товаров и оказании услуг пассажирам в пути следования при международных перевозках;

10) операций между филиалами (представительствами) иностранных организаций;

11) операций при оплате расходов физического лица, связанных с его командировкой за пределы РК, в том числе представительских расходов, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи с командировкой за пределы РК;

12) безвозмездных переводов денег или безвозмездной передачи валютных ценностей физическими лицами физическим лицам, а также юридическим лицам, уставная деятельность которых направлена на осуществление благотворительности;

13) внесения банковских вкладов физическими лицами в пользу других физических лиц;

14) операций между профессиональными участниками рынка ценных бумаг, осуществляющими валютные операции по поручениям клиентов, и физическими или юридическими лицами, связанных с передачей денег и финансовых инструментов со счетов (на счета) для учета и хранения денег и финансовых инструментов, принадлежащих клиентам, в рамках исполнения и прекращения договоров об оказании брокерских услуг;

15) операций, связанных с уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом;

16) операций получателя от имени государства полезных ископаемых, которые в соответствии с Налоговым кодексом передаются ему в счет исполнения недропользователем налогового обязательства в натуральной форме, связанных с транспортировкой, хранением и реализацией таких полезных ископаемых;

17) платежей физических лиц за товары, работы и услуги по сделкам, заключаемым и исполняемым при их совершении на территории специальной экономической зоны, пределы которой полностью или частично совпадают с участками таможенной границы ЕАЭС.

Валютные операции между резидентами и нерезидентами осуществляются в национальной и (или) иностранной валюте.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СПИСАНИЯ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ

Суммы, выданные под отчет, списываются на основании представленного авансового отчета (форма Т-3, приложение 10 к Приказу № 562). Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, фискальные чеки ККМ, товарные чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные и другие оправдательные документы), указывает суммы затрат по ним, нумерует эти документы и прикладывает к авансовому отчету в порядке их записи в отчете.

Количество документов должно соответствовать числу записей на обороте. Количество листов, как правило, превышает количество документов.

В авансовом отчете необходимо наличие подписей бухгалтера, подтверждающего целевое назначение и правомерность принятия ...