27.04.2012

Учет расчетов с подотчетными лицами

Автор:
ВВЕДЕНИЕ
Расчеты наличными денежными средствами осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. Часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.
Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.
Ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.
ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯ БАЗА
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации об операциях и событиях индивидуальных предпринимателей и организаций, регламентированную законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности. Законодательство Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности основывается на Конституции Республики Казахстан, Гражданском кодексе Республики Казахстан.
При организации системы бухгалтерского учета и финансовой отчетности используются следующие нормативные документы:
· Закон Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234-III (далее – Закон о бухгалтерском учете);
· Закон Республики Казахстан «О Национальном банке Республики Казахстан» от 30 марта 1995 года № 2155;
· Закон Республики Казахстан «О банках и банковской деятельности в Республике Казахстан» от 31 августа 1995 года № 2444 (дата вступления в силу 6 сентября 1995 года);
· Закон Республики Казахстан «О валютном регулировании и валютном контроле» от 13 июня 2005 года № 57-III (далее – Закон о валютном регулировании);
· Закон Республики Казахстан «О платежах и переводах денег» от 29 июня 1998 года № 237-I (далее – Закон о платежах);
· международные и национальные стандарты финансовой отчетности (далее – МСФО и НСФО соответственно);
· приказ министра финансов Республики Казахстан «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 21 июня 2007 года № 216;
· приказ министра финансов Республики Казахстан «Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета» от 23 мая 2007 года № 185;
· приказ министра финансов Республики Казахстан «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета» от 22 июня 2007 года № 221 (далее – Правила бухгалтерского учета);­
· учетная политика предприятия.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
К ведению бухгалтерской документации предъявляются требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей.
Все хозяйственные операции организацией должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными документами. В соответствии со статьей 7 Закона о бухгалтерском учете все бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.
Первичный учетный документ – документ, который фиксирует факт совершения операции или события. Первичный документ на электронном носителе имеет силу первичного документа, оформленного на бумажном носителе. Первичный документ составляется в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме или в соответствии с требованиями, утвержденными центральным государственным органом, осуществляющим регулирование деятельности в сфере бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
· наименование документа;
· дату составления;
· наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которых составлен документ;
· содержание операции или события;
· единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);
· наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи ответственных за совершение операции (подтверждающие событие) и правильность ее (его) оформления.
Наличие данных реквизитов придает первичным документам юридическую силу. В зависимости от характера операций или событий, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способов обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Процесс отражения совершаемых организацией операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.
Правила документооборота утверждаются в учетной политике организации по бухгалтерскому учету. При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальный предприниматель или организация должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
В бухгалтерской документации текст и цифры должны быть написаны ясно и четко, все подписи – разборчивыми.
Ошибки в первичных документах должны исправляться путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания над зачеркиванием правильного текста или суммы. Зачеркивание производится тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать ранее написанное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ВЫДАЧЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПОД ОТЧЕТ
Подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны, например:
  • приобретение запасных частей, материалов, топлива;
  • приобретение канцелярских товаров;
  • оплата почтово-телеграфных расходов;
  • оплата услуг связи;
  • оплата коммунальных услуг;
  • оплата аренды;
  • оплата мелкого ремонта оргтехники;
  • транспортные расходы;
  • расходы на командировки;
  • представительские расходы;
  • прочие расходы.
Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации. Операции, связанные с получением и расходованием наличных денежных средств непосредственно из кассы организации, называются кассовыми операциями. Порядок учета и оформления кассовых операций в организации отражается в учетной политике и основывается на принципах, изложенных в Правилах бухгалтерского учета.
В соответствии с Правилами бухгалтерского учета для приема, хранения и выдачи наличных денег каждая организация должна иметь кассу, которая должна быть специально оборудована в соответствии с техническими требованиями для обеспечения сохранности наличных денег и изолирована.
Индивидуальные предприниматели и организации с численностью наемных работников не более десяти человек, являющиеся субъектами малого предпринимательства, могут не иметь специально оборудованного и изолированного помещения кассы при условии наличия несгораемых металлических шкафов, которые подлежат ежедневному опечатыванию. Все наличные деньги, чеки, бланки строгой отчетности и ценные бумаги хранятся, как правило, в сейфах или несгораемых металлических шкафах. Ключи от металлических шкафов, печати и ключи от помещения кассы хранятся у кассира.
Все кассовые операции осуществляются кассиром, являющимся материально ответственным лицом. Назначение на работу кассира оформляется приказом индивидуального предпринимателя или руководителя организации. Для обеспечения сохранности денежных средств заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности с кассиром, который в случае недостачи денежных средств, чековых книжек при возможности погашает за счет собственных средств недостачу.
В организациях с небольшой численностью работников, не имеющих в штате кассира, его обязанности может выполнять главный бухгалтер по письменному распоряжению руководителя организации.
В обязанности кассира входит:
· проверка правильности оформления приходных и расходных кассовых ордеров, наличия и подлинности подписей, приложений, перечисленных в ордерах;
· принятие или выдача денежных средств;
· регистрация кассовых операций в кассовой книге;
· сдача наличных денежных средств в банк.
Операции по движению денежных средств в кассе оформляются унифицированными формами первичной документации, утвержденными приказом министра финансов Республики Казахстан «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 21 июня 2007 года № 216.
Прием наличных денег производится по приходному кассовому ордеру (форма КО-1), подписанному главным бухгалтером. При приеме наличных денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью.
Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (форма КО-2) или другому надлежаще оформленному документу, с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного ордера. Документы на выдачу наличных денег должны быть подписаны индивидуальным предпринимателем или руководителем организации или лицом, его заменяющим, главным бухгалтером и кассиром.
Все приходные и расходные ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерской службой в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), который открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы.
При выдаче денег по расходному ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявление документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт или удостоверение личности гражданина), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Если заменяющий расходный ордер документ составлен на выдачу наличных денежных средств нескольким лицам, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.
Расписка в получении наличных денег может быть сделана только собственноручно, чернилами или пастой шариковой ручки (синего или черного цвета), с указанием полученной суммы прописью. При получении наличных денег по ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе индивидуального предпринимателя или организации, производится по расходным ордерам, выписываемым от­дельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке (форма З-1), в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерской службой указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает запись: «По доверенности». В графе ведомости «Примечание» указываются номер и дата выдачи предъявленных документов. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному ордеру или ведомости.
Форма З-1 «Доверенность» применяется всеми организациями (индивидуальными предпринимателями). Выдачу доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей (форма З-2), все страницы которого заранее нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации (индивидуального предпринимателя).
При выдаче наличных денег лицу, не имеющему возможности по болезни или по другим причинам расписаться лично, по его просьбе, согласно доверенности, оформленной в установленном порядке, за него может расписаться другое лицо, за исключением работников бухгалтерской службы или кассира. На расходном ордере указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность фактического получателя наличных денежных средств, и лица, за него расписавшегося.
Оплата труда, выплата пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, премий производится кассиром по платежным ведомостям (форма Т-2) без составления расходного ордера на каждого получателя.
На общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный ордер, дата составления и номер которого проставляется на каждой платежной ведомости.
На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями индивидуального предпринимателя, руководителя организации или лица, его заменяющего, и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи наличных денег и суммы прописью.
В аналогичном порядке может оформляться и разовая выдача наличных денег (заработной платы) нескольким лицам (при уходе в отпуск, по болезни и другим причинам), а также выдача депонированных сумм и наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками.
Разовая выдача наличных денег (заработной платы) отдельным лицам производится по расходным ордерам.
По истечении установленных сроков выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности кассир должен:
· в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены выплаты, поставить штамп «Депонировано» или сделать аналогичную отметку от руки;
· составить реестр депонированных сумм;
· в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, премии, пособий по временной нетрудоспособности, подлежащих депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить своей подписью;
· записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ___ от «___» _______ 20 __ года». Бухгалтерская служба производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Для учета денег, выданных из кассы доверенному лицу (раздатчику) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличности и оплаченных документов применяется книга учета принятых и выданных кассиром денег (форма КО-5).
Приходные ордера и квитанции к ним, а также расходные ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерской службой четко и ясно чернилами или пастой шариковой ручки или выписаны с использованием средств автоматизации учета. Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах не допускается.
В расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Расходные ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим наличные деньги.
Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных ордеров или заменяющих их документов кассир проверяет:
– наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере или заменяющем его документе – разрешительной подписи индивидуального предпринимателя, руководителя организации или лица, его заменяющего;
– правильность оформления документов;
– наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерскую службу для надлежащего оформления.
Приходные и расходные ордера или заменяющие их документы вместе с приложениями подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.
Расходные ордера, оформленные на платежные ведомости на выплату заработной платы, регистрируются после ее выдачи.
На основании данных приходных и расходных кассовых ордеров кассир заполняет кассовую книгу (форма КО-4). Для осуществления расчетов наличными деньгами индивидуальный предприниматель или организация должны вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью индивидуального предпринимателя или организации. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями индивидуального предпринимателя или руководителя организации, главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправление ошибки в книге должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями кассира и главного бухгалтера с указанием даты исправления.
При автоматизированном способе ведения кассовых операций должно быть обеспечено соблюдение установленных правил ведения кассовой книги. Кассовая книга, распечатанная на бумажных носителях, брошюруется в хронологическом порядке.
Контроль за правильным и своевременным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.
Один раз в месяц или квартал производится внезапная ревизия хранящихся в кассе денежных средств и других ценностей. Ее проводит комиссия в следующем составе:
· главный бухгалтер;
· бухгалтер;
· представитель внутреннего аудита и контроля.
В соответствии с пунктом 1 статьи 645 Налогового кодекса на территории Республики Казахстан денежные расчеты, осуществляемые при торговых операциях, работах, услугах посредством наличных денег, производятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин (далее – ККМ).
Учет сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, осуществляется на счете 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», где отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников по:
– выданным под отчет денежным средствам на приобретение активов, оплату услуг, служебные командировки и другое (например, счет 1251);
– предоставленным работникам займам, а также расчетам по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и другое), причиненного организации работником, и прочей краткосрочной дебиторской задолженности работников (например, счет 1253 – краткосрочная задолженность, счет 2153 – долгосрочная задолженность).
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 1250 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
В бухгалтерском учете рекомендуются следующие проводки: Отношения, возникающие при осуществлении платежей с использованием наличных денег, регулируются Законом Республики Казахстан «О платежах и переводах денег» от 29 июня 1998 года № 237-I и Законом Республики Казахстан «О валютном регулировании и валютном контроле» от 13 июня 2005 года № 57-III.
При выдаче денежных средств под отчет у начинающих бухгалтеров часто возникает вопрос о том, есть ли ограничения в размере суммы, которую можно выдать на руки физическому лицу. Действующими нормативными документами такие ограничения не установлены. Предельный размер суммы, которую можно выдавать под отчет, каждая организация устанавливает учетной политикой самостоятельно.
Имеются ограничения при расчетах наличными денежными средствами при сделках между юридическими лицами.
В соответствии с пунктом 4-1 статьи 21 Закона о платежах платежи между юридическими лицами по сделке, сумма которой превышает 4 000 месячных расчетных показателей (далее – МРП), осуществляются только в безналичном порядке. Следовательно, не допускается осуществление наличных платежей одним юридическим лицом в пользу другого юридического лица по одной сделке, сумма которой превышает 4 000 МРП. Вместе с тем допускается осуществление платежей в наличном порядке по нескольким сделкам одновременно, даже если общая сумма платежей будет превышать 4 000 МРП, но при этом сумма одной сделки не должна превышать данный лимит. Данный лимит платежей наличными деньгами не рассчитан на какой-либо конкретный период времени.
Во избежание нарушения пункта 4-1 статьи 21 Закона о платежах договоры следует заключать таким образом, чтобы общая сумма по одному договору не превышала 4 000 МРП, сумма, указанная в счете-фактуре, по такому договору также не должна превышать 4 000 МРП.
В случае если общая сумма договора будет превышать 4 000 МРП, то все платежи по данному договору должны будут осуществляться исключительно в безналичном порядке. Согласно статье 203 Кодекса Республики Казахстан «Об административных правонарушениях», осуществление юридическими лицами платежа в наличном порядке по гражданско-правовой сделке на сумму свыше 4 000 МРП в пользу другого юридического лица влечет штраф на юридическое лицо, осуществившее такой платеж, в размере до пяти процентов от суммы платежа.
При выдаче денежных средств под отчет в иностранной валюте следует иметь в виду, что в соответствии со статьей 13 Закона о валютном регулировании валютные операции с использованием наличной иностранной валюты между резидентами запрещены, за исключением:
· расчетов с резидентами, имеющими лицензию на осуществление розничной торговли и предоставление услуг за наличную иностранную валюту, полученную в соответствии с требованиями, установленными Законом о валютном регулировании и нормативными правовыми актами Национального банка Республики Казахстан;
· оплаты расходов, связанных с командированием работников за пределы Республики Казахстан;
· безвозмездных переводов денег или безвозмездной передачи валютных ценностей физическими лицами физическим лицам, а также юридическим лицам, уставная деятельность которых направлена на осуществление благотворительной деятельности;
· внесения банковских вкладов физическими лицами в пользу других физических лиц;
· операций, связанных с уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Казахстан.
Статьей 16 Закона о валютном регулировании установлено, что платежи и переводы денег по валютным операциям резидентов и нерезидентов осуществляются через счета в уполномоченных банках, при этом можно осуществлять через кассу:
· выплаты юридическими лицами-резидентами заработной платы работникам-нерезидентам, а также юридическими лицами-нерезидентами заработной платы работникам-резидентам и нерезидентам в иностранной валюте;
· оплату юридическими лицами расходов, связанных с командированием работников за пределы Республики Казахстан, в иностранной валюте.
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СПИСАНИЯ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ
Суммы, выданные под отчет, списываются на основании представленного авансового отчета. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, фискальные чеки ККМ, товарные чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные и другие оправдательные документы), указывает суммы затрат по ним, нумерует эти документы и прикладывает к авансовому отчету в порядке их записи в отчете.
Количество документов должно соответствовать числу записей на обороте. Количество листов, как правило, превышает количество документов.
В авансовом отчете необходимо наличие подписей бухгалтера, подтверждающего целевое назначение и правомерность принятия к учету израсходованных сумм, а также главного бухгалтера, разрешающего выдачу наличных денежных средств в погашение перерасхода или прием остатка ранее выданных денежных средств.
В авансовом отчете также должно быть указано состояние расчетов с подотчетным лицом по ранее выданным авансам. Выдача аванса при наличии ранее непогашенной подотчетной суммы является нарушением порядка ведения кассовых операций, хотя на практике это встречается достаточно часто.
Отсутствие подписи руководителя организации, утверждающего авансовый отчет, а также суммы в указанной строке делает документ недействительным, и суммы наличных денежных средств должны расцениваться как излишек или недостача (в зависимости от того, осуществлялся прием остатка или выплата перерасхода).
Бухгалтерией проверяются целевое расходование средств, наличие и правильность оформления оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), по дебету которых отражаются эти суммы.
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком и согласно действующему законодательству Республики Казахстан.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке.
Сроки предоставления авансовых отчетов и подтверждающих документов по под­отчетным суммам должны быть предусмотрены в учетной политике исходя из специфики работы предприятия. Обычно срок представления авансовых отчетов устанавливают в пять дней, крайний срок представление авансовых отчетов по сумам, выданным на хозяйственные расходы, командировочные расходы, или возврат неиспользованных сумм ограничивается одним месяцем.
В случае перерасхода денежных средств подотчетным лицом задолженность предприятия перед работником погашается в течение срока, предусмотренного учетной политикой предприятия или приказом индивидуального предпринимателя.
Форма авансового отчета является стандартной, вместе с тем предприятие имеет право вносить в данный документ дополнительные реквизиты.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу. Налоговые органы проверяют авансовые отчеты на предмет наличия всех подтверждающих документов и правомерности отнесения на вычеты затрат.
Пример Менеджер ТОО «Альфа» Ильясов А.Б. получил в подотчет 40 000 тенге на хозяйственные нужды, составил авансовый отчет и приложил документы на сумму 36 164 тенге.
В бухгалтерском учете такая ситуация будет отражена следующим образом:
Менеджером Ильясовым А.Б. был составлен авансовый отчет:
Следует обратить особое внимание на оформление подтверждающих документов при приобретении товаров у индивидуальных предпринимателей, работающих по специальному налоговому режиму.
При этом следует иметь в виду, что статьей 8 Закона Республики Казахстан «О введении в действие Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс) от 10 декабря 2008 года № 100-IV (далее – Закон о введении) до 1 января 2013 года приостановлено действие подпункта 1 пункта 1 статьи 426 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс) от 10 декабря 2008 года № 99-IV (далее – Налоговый кодекс) и что в период приостановления подпункт 1 пункта 1 указанной статьи действует в следующей редакции:
«1) специальный налоговый режим для субъектов малого бизнеса включает в себя:
специальный налоговый режим на основе разового талона;
специальный налоговый режим на основе патента;
специальный налоговый режим на основе упрощенной декларации».
Порядок применения специального налогового режима на основе разового талона регламентируется статьей 36 Закона о введении. Данной статьей предусмотрено, что выдача разовых талонов производится при предъявлении:
свидетельства налогоплательщика – до 1 января 2012 года;
документа с идентификационным номером – с 1 января 2012 года.
Специальный налоговый режим на основе разового талона применяют:
· граждане Республики Казахстан, оралманы деятельность которых носит эпизодический характер, осуществляющие виды деятельности, предусмотренные статьей 36 Закона о введении;
· граждане Республики Казахстан, оралманы, индивидуальные предприниматели и юридические лица, осуществляющие деятельность по реализации товаров, выполнению работ, оказанию услуг на рынках, за исключением реализации в киосках, стационарных помещениях (изолированных блоках) на территории рынка.
Разовый талон действителен по месту осуществления деятельности, указанному в разовом талоне. Форма разового талона устанавливается уполномоченным органом.
Важно, что требование о выдаче покупателю подтверждающих документов теперь закреплено в налоговом законодательстве. Так, пунктом 12 статьи 36 Закона о введении установлено, что налогоплательщики в документе, выданном по требованию покупателя и подтверждающем факт реализации товара, выполнения работы, оказания услуги, обязаны указать наименование рынка, серию и номер разового талона, дату выдачи разового талона.
В закупочном акте обязательно следует указывать также фамилию, имя, отчество продавца, проставлять печать рынка.
При приобретении товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) в торговых точках у индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность по специальному налоговому режиму на основе патента, к авансовому отчету необходимо приложить закупочный акт, составленный по форме, утвержденной на предприятии, но при этом акт должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете. К закупочному акту желательно приложить копию патента индивидуального предпринимателя.
При приобретении ТМЦ у индивидуальных предпринимателей и организаций, осуществляющих деятельность по специальному налоговому режиму на основе упрощенной декларации, а также осуществляющих деятельность в общеустановленном порядке, к авансовому отчету следует прилагать накладную на отпуск товаров на сторону (товарный чек), фискальный чек ККМ, счет-фактуру.
При этом счет-фактура может не выписываться только в случаях, предусмотренных пунктом 15 статьи 263 Налогового кодекса, а именно в случае:
1) осуществления расчетов за предоставленные коммунальные услуги, услуги связи населению через банки с применением первичных учетных документов, служащих основанием при ведении бухгалтерского учета;
2) оформления перевозки пассажира проездным билетом, в том числе электронным билетом, выдаваемым на воздушном транспорте;
3) представления покупателю чека контрольно-кассовой машины в случае реализации товаров, работ, услуг населению за наличный расчет;
4) оказания услуг, предусмотренных статьей 250 Налогового кодекса (финансовые операции, освобождаемые от уплаты НДС).
Выше мы рассмотрели пример, когда в наличии имеются все подтверждающие документы.
Однако бывают случаи, когда при приобретении товаров отсутствуют фискальные чеки, счета-фактуры, а прилагаются лишь товарные чеки со штампом «Оплачено». Такие документы не являются подтверждающими, и с сумм, отраженных в таких документах, при проверке может быть удержан подоходный налог у источника выплаты согласно пункту 2 статьи 163 Налогового кодекса. В другой ситуации, если к авансовому отчету приложены оправдательные документы, а при проверке наличия оплаченного товара выяснится его отсутствие, подотчетная сумма также подлежит включению в совокупный доход подотчетного лица. Пример Работник несколько раз получал в подотчет денежные суммы на приобретение хозяйственных товаров. При инвентаризации расчетов по подотчетным лицам было установлено, что за ним числится непогашенная сумма в размере 4 560 тенге. В качестве подтверждающего документа он представил товарный чек на эту сумму со штампом «Оплачено» и без указания перечня приобретенных хозяйственных товаров. Бухгалтер не принял такой документ в качестве подтверждающего и на основании приказа руководителя включил указанную сумму в облагаемый доход работника. В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие проводки: Следует помнить, что удержания из заработной платы работника могут производиться на основании акта работодателя только при наличии письменного согласия работника (п. 2 ст. 137 Трудового кодекса Республики Казахстан) (далее – Трудовой кодекс).
МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ
Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами.
При формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, следует руководствоваться положениями главы 14 Трудового кодекса, предусматривающими материальную ответственность сторон трудового договора.
Порядок заключения договоров о материальной ответственности, а также перечень работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, должен быть утвержден в учетной политике организации. При этом следует иметь в виду, что Трудовым кодексом предусмотрены следующие виды материальной ответственности:
· ограниченная материальная ответственность;
· полная материальная ответственность;
· коллективная (солидарная) материальная ответственность.
Следует иметь в виду, что трудовым законодательством установлено ограничение, связанное с оформлением договора о полной материальной ответственности.
Согласно статье 26 Трудового кодекса, не допускается заключение трудового договора:
· с гражданами, не достигшими восемнадцатилетнего возраста, на должности и работы, предусматривающие полную материальную ответственность работника за необеспечение сохранности имущества и других ценностей работодателя;
· с гражданами, лишенными права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью в соответствии с вступившим в законную силу приговором суда;
· с иностранцами и лицами без гражданства, временно пребывающими на территории Республики Казахстан, до получения разрешения местного исполнительного органа на привлечение иностранной рабочей силы в порядке, установленном Правительством Республики Казахстан, или без соблюдения ограничений или изъятий, установленных законами Республики Казахстан.
Подотчетные суммы для оплаты командировочных расходов работникам моложе восемнадцати лет также выдаваться не могут, так как трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц в служебные командировки.
Следует подчеркнуть, что трудовым законодательством предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с работниками, осуществляющими операции с материальными и денежными ценностями, в случае утраты доверия к ним со стороны руководства.
Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:
– запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;
– нарушением является выдача подотчетных сумм при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;
– нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц в соответствующем распорядительном документе.
Как правило, перечень подотчетных лиц ежегодно утверждается приказом руководителя организации в начале года. Одновременно устанавливаются предельные размеры единовременной выдачи подотчетных сумм на конкретные цели, а также схема документооборота (порядок и сроки представления отчетности в израсходовании подотчетных сумм). Данные ограничения не распространяются на случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам.
Заключение трудовых договоров с работниками на должности, включенные в перечень подотчетных лиц, и заключение с ними договоров о материальной ответственности дает право работодателю привлекать таких работников к материальной ответственности и право на возмещение вреда, нанесенного работником при исполнении трудовых обязанностей (ст. 23 Трудового кодекса).
Статьей 160 Трудового кодекса установлено, что одна из сторон трудового договора обязана возместить другой стороне причиненный ущерб в порядке, определяемом Трудовым кодексом и иными законами Республики Казахстан. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне договора в результате ее виновного противоправного поведения (действия или бездействия).
Работник обязан возместить работодателю только прямой действительный ущерб (п. 2 ст. 165 Трудового кодекса). Прямым действительным ущербом является реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества (п. 6 ст. 165 Трудового кодекса). Кроме того, возмещению подлежит ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. Не подлежит возмещению упущенная выгода.
Ограниченная материальная ответственность.
Статьей 166 Трудового кодекса установлено, что за причиненный ущерб работник может нести материальную ответственность в размере, не превышающем его среднемесячный заработок. Этот вид материальной ответственности применяется во всех случаях, за которые Трудовым кодексом не предусмотрены иные виды материальной ответственности. Пример Работник получил в подотчет 50 000 тенге, но по неосторожности потерял денежные средства. Если среднемесячный заработок работника составляет 50 000 тенге, то в этом случае компания может взыскать с работника всю сумму причиненного ущерба в размере 50 000 тенге. Если среднемесячный заработок работника составляет 45 000 тенге, то в этом случае организация может взыскать с работника только сумму причиненного ущерба в размере среднемесячной заработной платы – 45 000 тенге. Полная материальная ответственность.
В соответствии со статьей 167 Трудового кодекса материальная ответственность в полном размере ущерба, причиненного работодателю, возлагается на работника в случаях:
1) необеспечения сохранности имущества и других ценностей, переданных работнику на основании письменного договора о принятии на себя полной материальной ответственности;
2) необеспечения сохранности имущества и других ценностей, полученных работником под отчет по разовому документу;
3) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсикоманического опьянения (их аналогов);
4) недостачи, умышленного уничтожения или умышленной порчи материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных работодателем работнику в пользование;
5) причинения ущерба незаконными действиями работника, подтвержденными в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан. Работники в возрасте до восемнадцати лет могут привлекаться к полной материальной ответственности только в случаях умышленного причинения ущерба, причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка.
Согласно статье 168 Трудового кодекса, работник, занимающий должность или выполняющий работы, связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием в процессе производства переданных ему имущества и ценностей, и работодатель заключают в письменной форме договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных работнику.
Перечень должностей и работ, занимаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных им, утверждается коллективным договором (при его наличии) или актами работодателя.
Так, например, подотчетными лицами, с которыми должны заключаться договоры о полной материальной ответственности, могут быть руководители, их заместители, специалисты, работники бухгалтерии и иные работники, осуществляющие операции по купле, продаже ТМЦ, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей.
Договоры о полной индивидуальной или коллективной (солидарной) материальной ответственности могут быть заключены как при заключении трудового договора, так и в дополнение к трудовому договору.
В данном договоре должны быть конкретизированы обязанности работника и обязанности руководства компании по обеспечению сохранности ценностей.
Ответственность работника за ущерб, причиненный работодателю, исключается, если ущерб возник в результате непреодолимой силы либо крайней необходимости, необходимой обороны, а также неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для сохранности имущества, переданного работнику.
Недопустимо возложение на работника ответственности за такой ущерб, который может быть отнесен к категории нормального производственно-хозяйственного риска.
В том случае, если ущерб причинен не умышленно, а по небрежности или неосторожности, к работнику применяется ограниченная материальная ответственность. Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с руководителем компании, заместителями руководителя, главным бухгалтером.
Коллективная (солидарная) материальная ответственность.
Пунктом 2 статьи 168 Трудового кодекса предусмотрена коллективная материальная ответственность в тех случаях, когда работники выполняют совместно работы, связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, и невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.
Статьей 169 Трудового кодекса установлено, что сторона трудового договора, причинившая ущерб (вред) другой стороне, возмещает его в размерах, установленных Трудовым кодексом и законами Республики Казахстан, на основании решения суда либо в добровольном порядке.
Если работник нарушит заключенный договор о полной материальной ответственности, то ему придется возмещать причиненный ущерб. Размер данного ущерба не может быть ниже балансовой стоимости утерянного или испорченного имущества по данным бухгалтерского учета.
При удержании с работника сумм, причитающихся в возмещение материального ущерба, следует учитывать ограничения, налагаемые Трудовым кодексом.
Согласно статье 137 Трудового кодекса, общий размер ежемесячного удержания не может превышать 50% причитающейся работнику заработной платы, то есть при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы. Размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.
Удержания из заработной платы работника производятся по решению суда, а также в случаях, предусмотренных законами Республики Казахстан. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед организацией, в которой он работает, могут также производиться на основании акта работодателя при наличии письменного согласия работника (п. 2 ст. 137 Трудового кодекса). Пример Работнику были выданы денежные средства под отчет на приобретение ноутбука, который был ему необходим для служебного пользования. В процессе проведения инвентаризации было выявлено, что ноутбук не пригоден к дальнейшей эксплуатации вследствие порчи и не подлежит ремонту. Согласно выводам инвентаризационной комиссии, виновником выбытия из эксплуатации ноутбука признан данный работник. На основании акта на списание бухгалтерия компании производит следующие бухгалтерские записи:
В случае кражи имущества организации следует поставить в известность органы внутренних дел. На основании справки следственного отдела о возбуждении уголовного дела комиссией предприятия составляется акт на выбытие (списание) основных средств (формы ОС-4, ОС-4-1 или ОС-5), акт о приемке запасов (форма ТМЗ-4а), а бухгалтерией производятся соответствующие бухгалтерские записи. Пример В марте 2011 года произошла кража ТМЦ со склада ТОО «А». В бухгалтерском учете ТОО «А» сделает следующие записи: В случае если по факту кражи возбуждено уголовное дело, для полного списания с баланса ТОО «А» признанной дебиторской задолженности (недостачи) необходимы следующие условия:
– закрытие дела (получение соответствующего документа);
– присуждение судебными органами возмещения похищенного имущества (в случае установления лица, виновного в краже)
или
– истечение срока исковой давности – 3 года (ст. 177–187 Гражданского кодекса Республики Казахстан). По истечении трех лет с момента хищения дебиторская задолженность признается сомнительной и подлежит списанию на расходы периода.
В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом: УЧЕТ ЗАЙМОВ РАБОТНИКУ
Правовая форма отношений, в рамках которых осуществляется предоставление займа с возникновением обязательств по его возврату, обозначается категорией «заем».
Имущественные отношения в виде займа регламентируются главой 36 Гражданского кодекса Республики Казахстан (далее – Гражданский кодекс).
Согласно пункту 1 статьи 715 Гражданского ...
Для получения полного доступа к сайту авторизуйтесь или оформите подписку, либо пройдите регистрацию и получите бесплатный доступ к сайту на три дня