Учет расходов на ремонт и содержание автотранспортных средств

Практически все организации используют в своей деятельности автотранспорт. Если нет собственного транспорта или его не хватает, то арендуют у других предприятий или физических лиц, заключив либо договор аренды, либо договор на транспортные услуги. Также при нехватке транспортных средств часто используют личный транспорт сотрудников в служебных целях. В данном материале рассмотрены бухгалтерский и налоговый учет расходов, основные статьи затрат при эксплуатации транспортных средств (затраты на ГСМ, ремонт, техническое обслуживание, страхование), а также нюансы аренды транспортных средств у физических лиц.

Общие положения

Согласно подпункту 6) статьи 1 Закона РК от 4 июля 2003 года №476-II «Об автомобильном транспорте», автомобильное транспортное средство (далее – транспорт) – это единица подвижного состава автомобильного транспорта, включающего автобусы, микроавтобусы, легковые и грузовые автомобили, автомобильные прицепы, полуприцепы к седельным тягачам, а также специализированные автомобили (предназначенные для перевозки определенных видов грузов) и специальные автомобили (предназначенные для выполнения различных, преимущественно нетранспортных, работ).

Весь транспорт, поступающий в организацию, должен быть принят комиссией с проверкой комплектности и технического состояния и закреплен за производственными подразделениями и участками. До ввода в эксплуатацию самоходные машины, подконтрольные Управлению дорожной полиции, должны быть зарегистрированы в этих органах. Кроме того, на некоторую технику необходимо получить разрешительные или регистрирующие документы, например в Министерстве по чрезвычайным ситуациям РК – на самоходные грузоподъемные краны.

Формы использования автотранспортных средств

На предприятии возможны различные формы эксплуатации транспортных средств.

1. Используются транспортные средства, принадлежащие организации на праве собственности

В этом случае техника учитывается в составе основных средств, начисляется амортизация, в установленном порядке ведется учет затрат на ее содержание.

2. Транспортная техника в лизинге (финансовая аренда)

Учет затрат взятой в лизинг техники не отличается от учета затрат на эксплуатацию и содержание собственной техники, так как при лизинге происходит передача практически всех рисков и выгод, присущих праву собственности. Техника ставится на баланс лизингополучателя и амортизируется.

3. Транспорт в аренде у юридического или физического лица с оплатой по договору аренды

В соответствии с пунктом 1 статьи 540 Гражданского кодекса по договору имущественного найма (аренды) наймодатель обязуется предоставить нанимателю имущество за плату во временное владение и пользование. Арендованный транспорт учитывается на забалансовом счете «Арендованные основные средства». Амортизация, естественно, не начисляется.

Может ли предприятие брать на себя расходы по содержанию арендованного транспортного средства?

Согласно статье 589 Гражданского кодекса, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, арендатор несет расходы по оплате топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов, по уплате сборов и другие расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства. То есть в договоре аренды должна быть оговорена обязанность арендатора либо арендодателя по оплате расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией транспортного средства. Если договором аренды предусмотрена оплата расходов арендатором, то, при наличии подтверждающих документов, эти расходы идут ему на затраты.

4. Транспортная организация предоставляет технику вместе с обслуживающим персоналом

Расчеты производятся исходя из стоимости машино-часа (смены) пропорционально отработанному времени. С транспортными организациями должны быть заключены договоры на предоставление транспортных услуг. Все затраты на содержание транспорта – это затраты транспортной организации, предоставляющей транспортные услуги.

Первичная документация

Первичный учет работы автотранспортных средств ведется в унифицированных формах учетной документации. Перечень форм первичных учетных документов утвержден Приказом Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562, также можно руководствоваться Приказом Министра финансов РК от 2 августа 2011 года № 390 «Об утверждении Альбома форм бухгалтерской документации для государственных учреждений».

Обратите внимание!

С 7 августа 2024 года в Альбом форм внесены поправки Приказом Министра финансов РК от 22 июля 2024 года № 474, которые касаются в том числе формы путевых листов легкового и грузового автомобилей.

Основным документом первичного учета является путевой лист автомобиля. Путевой лист – основание для начисления заработной платы водителю, списания горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ). В таблице 1 представлены формы путевых листов для автомобильного транспорта.

Таблица 1

Документальное оформление работы автомобильного транспорта

Бухгалтерский учет

При ведении бухгалтерского учета транспортных средств следует руководствоваться МСФО (IAS) 16 «Основные средства», МСФО (IFRS) 16 «Аренда».

В бухгалтерском учете транспорт признается основным средством, так как в соответствии с МСФО (IAS) 16 основные средства – это материальные активы, которые:

– предназначены для использования в процессе производства или поставки товаров и предоставления услуг, при сдаче в аренду или в административных целях;

– предполагаются к использованию в течение более чем одного отчетного периода.

Расходы в процессе эксплуатации автотранспортных средств списываются на соответствующие статьи затрат – в дебет счета 7210 «Административные расходы», 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», для производства – в дебет счета 8110 «Основное производство» с кредита соответствующих счетов, согласно статьям затрат. Обычно используют следующие статьи затрат:

– материальные затраты – стоимость использованных на содержание и эксплуатацию транспортной техники материальных ресурсов, в том числе запчастей, ГСМ (кредит счета 1310 «Сырье и материалы»);

– расходы на оплату труда работников, занятых эксплуатацией транспорта (кредит
счета 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»);

– отчисления на социальный налог, социальное и медицинское страхование (кредит счета 3150 «Социальный налог», 3210 «Обязательства по социальному страхованию», 3213 «Обязательства по отчислениям на социальное медицинское страхование»);

– амортизация транспортной техники (кредит счета 2420 «Амортизация основных средств»);

– плата за арендованные основные средства или плата за услуги организаций, предоставляющих транспортные услуги (кредит счета 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам»);

– ремонт техники, техническое обслуживание, диагностирование (кредит разных счетов: если ремонт производится сторонними организациями – 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам», если своими ремонтными службами – 8310 «Вспомогательные производства», на котором предварительно собираются все затраты по ремонту);

– расходы на страхование, прочие затраты (мойка, парковка и т. д.) (кредит счета 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам»).

Налоговый учет

При налоговом учете транспортных средств следует руководствоваться статьями Налогового кодекса, касающимися фиксированных активов. Так, согласно подпункту 1) пункта 1 ста­тьи 266 Налогового кодекса к фиксированным активам относятся основные средства, инвестиции в недвижимость, нематериальные и биологические активы, учтенные при поступлении в бухгалтерском учете налогоплательщика в соответствии ...