Учет специальной одежды (спецодежды)

Обязанность работодателя создать работникам необходимые санитарно-гигиенические условия, обеспечить выдачу и ремонт специальной одежды и обуви, снабдить средствами профилактической обработки, моющими и дезинфицирующими средствами, средствами индивидуальной и коллективной защиты предусмотрена законодательством Республики Казахстан.

Специальная одежда – это одежда, обувь, головной убор, рукавицы, иные средства индивидуальной защиты, предназначенные для защиты работника от вредных и (или) опасных производственных факторов.

Для учета спецодежды следует руководствоваться следующими нормативно-правовыми актами:

– Трудовым кодексом Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V (далее – Трудовой кодекс);

– Приказом министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 8 декабря 2015 года № 943 «Об утверждении норм выдачи специальной одежды и других средств индивидуальной защиты работникам организаций различных видов экономической деятельности» (далее – Приказ об утверждении норм выдачи спецодежды);

– Приказом министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 28 декабря 2015 года № 1054 «Об утверждении Правил выдачи работникам молока или равноценных пищевых продуктов и (или) специализированных продуктов для диетического (лечебного и профилактического) питания, специальной одежды и других средств индивидуальной защиты, обеспечения их средствами коллективной защиты, санитарно-бытовыми помещениями и устройствами за счет средств работодателя»;

– Кодексом Республики Казахстан от 25 декабря 2017 года № 120-VI «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (далее – Налоговый кодекс);

– Приказом министра финансов Республики Казахстан от 23 мая 2007 года № 185 «Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета»;

– Приказом министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов» (далее – Приказ № 562).

Кроме вышеуказанных нормативных правовых актов, для учета спецодежды применяются внутренние акты предприятия и формы первичных документов, разработанные и утвержденные приказом руководителя, а также учетная и налоговая учетная политики.

Бухгалтерский учет специальной одежды (спецодежды)

Стандартами финансовой отчетности (МСФО, МСФО для предприятий малого и среднего бизнеса, НСФО) учет спецодежды не регламентирован.

При этом пунктом 10 МСФО (IAS) 8 «Учетная политика, изменения в бухгалтерских оценках и ошибки» установлено, что в случае отсутствия какого-либо МСФО, специально применимого к операции, прочему событию или условию, руководство должно использовать собственное суждение при разработке и применении учетной политики для формирования информации, которая уместна для пользователей при принятии ими экономических решений и надежна в том смысле, что информация в финансовой отчетности:

- правдиво представляет финансовое положение, финансовые результаты и денежные потоки организации;

- отражает экономическое содержание операций, прочих событий и условий, а не только их юридическую форму;

- является нейтральной, то есть свободной от предвзятости;

- соответствует осмотрительности;

- является полной во всех существенных отношениях.

При вынесении суждения, описанного в пункте 10 МСФО (IAS) 8, руководство должно обращаться к следующим источникам и рассматривать их применимость в порядке очередности по убыванию:

1) требования МСФО, затрагивающие аналогичные и связанные вопросы;

2) определения, критерии признания и концепции оценки активов, обязательств, доходов и расходов, содержащиеся в Концептуальных основах финансовой отчетности.

При вынесении суждения, описанного в пункте 10 МСФО (IAS) 8, руководство также может рассматривать самые последние официальные материалы других устанавливающих стандарты органов, которые используют схожие концептуальные основы для разработки стандартов бухгалтерского учета, прочую литературу по бухгалтерскому учету и принятую отраслевую практику в части, не противоречащей источникам, указанным в пункте 11 МСФО (IAS) 8.

Вышеизложенное означает, что так как конкретного стандарта финансовой отчетности в отношении учета спецодежды (или отдельного положения какого-либо стандарта) не существует, то организация вправе самостоятельно разработать учетные процедуры и включить их в свою учетную политику.

Рассмотрим возможные варианты учета спецодежды.

Первый вариант. Спецодежда может приходоваться в состав запасов (материалов), которые списываются на расходы в момент ее выдачи работникам (если, к примеру, стоимость спецодежды не существенна для организации, а также если срок ее носки – до года).

Понятие существенности установлено Концептуальными основами финансовой отчетности.

Согласно пункту QC11 Концептуальных основ финансовой отчетности, информация является существенной, если ее пропуск или искажение могут повлиять на решения, принимаемые пользователями на основе финансовой информации о конкретной отчитывающейся организации. Иными словами, существенность представляет собой специфичный для организации аспект уместности, основывающийся на характере или величине (либо обоих этих факторах) статей, к которым относится информация в контексте конкретного финансового отчета данной организации.

Как следствие, Совет по МСФО не может установить единый количественный порог существенности или заранее определить, что может быть существенным в какой-либо конкретной ситуации.

Таким образом, понятие существенности устанавливается организацией самостоятельно.

Бухгалтерские проводки:

– приобретение спецодежды:

Дебет 1350 «Прочие запасы»

Кредит 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам»

– на сумму НДС, подлежащего уплате:

Дебет 1420 «Налог на добавленную стоимость»

Кредит 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам»

– списание спецодежды в момент ее выдачи работникам:

Дебет 8410 «Накладные расходы», 2930 «Незавершенное строительство» и др.

Кредит 1350 «Прочие запасы»

Второй вариант. Спецодежда также приходуется в момент приобретения на счет 1350 «Прочие материалы» в состав запасов, но на расходы ее стоимость списывается не в момент выдачи работникам, а по окончании срока ее носки (срока службы).

Однако это не совсем удобный вариант учета, так как контролировать (в том числе и инвентаризировать) в процессе эксплуатации эти объекты очень сложно и не всегда представляется возможным. Кроме того, при данном методе не учитывается тот факт, что спецодежда со временем изнашивается и ее первоначальная стоимость вследствие этого меняется. Поэтому такой способ учета спецодежды не рекомендуется к использованию.

Бухгалтерские проводки выглядят следующим образом:

– приобретение спецодежды:

Дебет 1350 «Прочие запасы» (Спецодежда на складе)

Кредит 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам»

– на сумму НДС, подлежащего уплате:

Дебет 1420 «Налог на добавленную стоимость»

Кредит 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам»

– выдача спецодежды в эксплуатацию:

Дебет 1350 «Прочие запасы» (Спецодежда в эксплуатации)

Кредит 1350 «Прочие запасы» (Спецодежда на складе)

– списание спецодежды на расходы:

Дебет 8410 «Накладные расходы», 2930 «Незавершенное строительство» и др.

Кредит 1350 «Прочие запасы» (Спецодежда в эксплуатации)

Третий вариант. Спецодежда может учитываться в качестве расходов будущих периодов с равномерным списанием на расходы периода в течение срока носки (срока службы) спецодежды.

Типовые корреспонденции счетов:

Таким образом, в зависимости от стоимости и срока полезного использования спецодежду можно условно разделить на две категории:

I категория: спецодежда со сроком полезного использования менее года;

II категория: спецодежда со сроком полезного использования более года.

Спецодежда, относящаяся к первой категории, как правило, учитывается в составе материалов. При этом ее списание на счета учета затрат может выполняться при выдаче работникам с целью снижения трудоемкости учетных работ (при условии, что стоимость спецодежды не является существенной для предприятия). То есть наиболее подходящим будет следующий вариант: при приобретении спецодежда приходуется на счета запасов, а затем при выдаче ее работникам в эксплуатацию списывается на затраты.

Спецодежда, которая относится ко второй категории, учитывается в составе расходов будущих периодов, и ее стоимость погашается линейным способом, исходя из сроков полезного использования, предусмотренных нормативными правовыми актами либо внутренними документами предприятия.

ПРИМЕР

В январе 2022 года работодатель приобрел и выдал работнику, осуществляющему обслуживание производств:

– куртку для защиты от общих производственных загрязнений и механических воздействий на утепляющей прокладке со сроком носки 2 года (24 месяца), стоимостью 30 240 тенге (включая НДС);

– рукавицы со сроком носки полгода (6 месяцев), стоимостью 560 тенге за пару (включая НДС).

Для организации предел существенности для материальных статей определен в размере до 1 000 тенге за единицу.

Как в бухгалтерском учете отразить операции по приобретению и списанию спецодежды?

Анализ

В момент приобретения спецодежда включается в состав запасов (материалов).

Бухгалтерские проводки при приобретении спецодежды:

тенге

Порядок списания стоимости приобретенной спецодежды на затраты организации:

Бухгалтерские проводки по списанию спецодежды на затраты предприятия:

тенге

Первичные бухгалтерские документы, используемые для оформления движения спецодежды:

– приходный ордер запасов по форме З-1 (приложение 25 к Приказу № 562);

– акт списания запасов по форме З-6 (приложение 30 к Приказу № 562);

– ведомость учета выдачи спецодежды (форма разрабатывается предприятием самостоятельно) и др. 

В учетной политике следует отразить:

1) порядок списания спецодежды на расходы (в момент выдачи в эксплуатацию либо на равномерной основе в составе расходов будущих периодов и др.);

2) порядок документального оформления учета движения спецодежды;

3) порядок определения периода, с которого будет начинаться списание стоимости выданных предметов в состав затрат (например, с месяца выдачи либо со следующего и т. д.);

4) учет спецодежды в периоды, когда работник не работает по причине нахождения в отпуске, на больничном и пр., а также в периоды простоя;

5) порядок учета остаточной стоимости спецодежды при увольнении работника и др.

Налоговый учет спецодежды

Индивидуальный подоходный налог у источника выплаты

В соответствии с подпунктом 10) пункта 2 статьи 319 Налогового кодекса не рассматривается в качестве дохода физического лица стоимость выданной специальной одежды, специальной обуви, в том числе их ремонта, средств индивидуальной защиты ...