Управление отношениями с покупателями и поставщиками

В данной статье рассматривается процесс учета взаиморасчетов с покупателями и поставщиками в системе «1С:Предприятие» на базе конфигурации по управлению производственным предприятием (версии 8.1 и 8.2), в основе которой заложен управленческий учет всем предприятием.

Управленческий учет строится по правилам, разработанным внутри предприятия, и служит для получения данных, необходимых для управления бизнес-процессами на предприятии. Управленческий учет – это фактически система информационной поддержки управления, данные которой в большей степени предназначены для внутреннего использования. Его основная цель – помочь руководителю принимать правильные решения, поэтому отчеты, составленные для целей управленческого учета, должны быть как можно более полными.

При разработке управленческого учета в конфигурации был использован опыт автоматизации казахстанских предприятий, а также учтены основные мировые стандарты, течения и методики управления предприятиями.

Принципы ведения регламентированного учета во многом определяются внешними законами. К регламентированному учету можно отнести налоговый, бухгалтерский учет. Правила ведения такого учета, требования к структуре данных, требования к правилам формирования отчетности, требования к содержанию и формату отчетности – общие для всех предприятий. Правила ведения учета фиксируются учетной политикой предприятия. Для регламентированных видов учета характерно требование представлять в контролирующие органы внешнюю отчетность, сформированную определенным образом. Регламентированный учет ведется раздельно по каждой организации, входящей в предприятие. Данные регламентированного учета строятся на основе имеющейся в компании и документально подтвержденной информации, т.е. тех же первичных документов, которые лежат в основе управленческого учета. Таким образом, в компании осуществляется двойной контроль над первичной документацией.

В ряде документов конфигурации реализован функционал, позволяющий хозяйственную операцию, описанную в документе, отразить по разным видам учета одновременно. Для того чтобы указать, по какому виду учета документ должен быть отражен, в форме документа есть три флажка принадлежности к видам учета: управленческому, бухгалтерскому, налоговому. Установка флажка означает, что при проведении документ будет пытаться обработать правила отражения хозяйственной операции в соответствующем виде учета. В том случае, если по какому-либо виду учета, установленному флажком, документ не может быть проведен из-за нехватки информации, из-за некорректной информации или по другой причине, то документ вообще не проводится ни по какому виду учета. Если, например, ошибки проведения связаны с отражением документа в бухгалтерском учете, а по управленческому учету ошибок нет, то пользователь должен либо ввести корректные данные для бухгалтерского учета, либо снять флажок бухгалтерского вида учета и провести документ только по управленческому учету. Такая система фактически означает, что если документ в итоге проведен, следовательно, он корректно проведен по тем видам учета, флажки которых установлены в документе (рис. 1).

Иногда при анализе данных взаиморасчетов организации с контрагентами возникает задача сопоставления того, является ли контрагент, например, на самом деле не внешним контрагентом, а организацией, входящей в предприятие. Такое сопоставление позволит выявить внутренние финансовые обороты между организациями предприятия.

С другой стороны, в качестве контрагента может выступить работник предприятия, например, при покупке работником продукции предприятия. Тогда задача сопоставления контрагента и работника возникнет, если оплата за продукцию будет проводиться работником не взносом денежных средств в кассу, а удержанием суммы из зарплаты.

В конфигурации реализован механизм для учета таких ситуаций. Можно зафиксировать список контрагентов, которые являются либо работниками предприятия, либо организациями, входящими в предприятие. Более того, можно указать, какие связи есть между организациями: дочерняя организация, зависимая, совместно контролируемая, материнская, контролирующая организация. Анализ такой связи между организациями используется, например, для консолидации данных по МСФО.

В конфигурации также предусмотрен процесс формирования всех событий, связанных по работе с клиентами и поставщиками, который позволяет анализировать тот или иной процесс взаиморасчетов и определять уровень эффективности работы всего персонала предприятия.

Механизм регистрации и напоминания о событиях

Механизм напоминаний предназначен для автоматического напоминания пользователю о запланированных событиях. Суть события может либо формироваться пользователем, либо предопределяться конфигурацией. Запланированными пользователем событиями считаются:

– напоминание по произвольному событию с контрагентом или контактным лицом (документ «Событие»);

– напоминание о заказе покупателя (документ «Заказ покупателя»);

– напоминание о заказе поставщику (документ «Заказ поставщику»);

– напоминание об оплате покупателю (документ «Счет на оплату покупателю»);

– напоминание об оплате поставщику (документ «Счет на оплату поставщика»);

– напоминание ...