Авторские материалы, размещенные на сайте, выражают экспертное мнение и носят рекомендательный характер. Материалы основаны на нормативных актах, действительных на момент публикации.

Как закрыть задолженность сотрудника по подотчетным суммам перед компанией?

ТОО, ОУР, плательщик НДС, 

Компания А выдала денежные средства в подотчет директору. Директор компании А передает денежные средства сотруднику другой компании для оплаты поставщику компании А. 

Как закрыть задолженность сотрудника по подотчетным суммам перед компанией?

При выдаче денежных средств подотчетному лицу необходимо руководствоваться «Правилами ведения бухгалтерского учета», утвержденными Приказом МФ РК от 31 марта 2015 года № 241, согласно которым подотчетные средства денежные средства, выдаваемые только сотрудникам компании на предстоящие расходы в наличном и безналичном виде. Правилами ведения бухгалтерского учета регламентируется механизм выдачи денежных средств в подотчет и оформление соответствующих первичных документов.

Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника в соответствии с учетной политикой компании, в которой устанавливаются сроки предоставления отчетности и возврата денежных средств в зависимости от назначения аванса, а также формы выдачи денежных средств в подотчет – перечислением на платежную карту сотрудника либо наличными из кассы компании, порядок предоставления подотчета, нормы расходов, определен список материально-ответственных лиц.

К расходам, на которые выдаются подотчетные средства, можно отнести: приобретение ТМЦ, командировочные и представительские расходы, оплату за оказанные услуги, выполненные работы, оплату хозяйственных расходов, которые осуществляются сотрудником за счет средств компании. 

При выдаче денежных средств в подотчет, в бухгалтерском учете формируется краткосрочная кредиторская задолженность работников. Данная задолженность погашается отчетными документами, подтверждающими расход выданных средств. 

Не допускается передача полученных в подотчет денежных средств одним сотрудником другому.

После получения денежных средств, подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет в установленные сроки с приложением подтверждающих документов на каждый вид расхода.

Форма авансового отчета утверждена Приказом Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года №562 «Об утверждении форм первичных документов». Авансовый отчет подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу. Бухгалтерская служба обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Согласно ст.165 НК РК денежные расчеты – расчеты, осуществляемые за приобретение товара, выполнение работ, оказание услуг посредством наличных денег и (или) расчетов с использованием платежных карточек.

Согласно ст.166 НК РК на территории РК денежные расчеты производятся с обязательным применением ККМ.

Чек ККМ не требуется при денежных расчетах за приобретенные товары, работы и услуги:

  • физических лиц;

  • адвокатов и медиаторов;

  • ИП (кроме реализующих подакцизные товары), осуществляющих деятельность: с применением СНР на основе патента, в рамках СНР для субъектов малого бизнеса через нестационарные торговые объекты на территории открытых торговых рынков, в рамках СНР на основе уплаты единого земельного налога по деятельности, на которую распространяется данный специальный налоговый режим;

  • в части оказания услуг населению по перевозкам в общественном городском транспорте с выдачей билетов по форме, утвержденной уполномоченным государственным органом, осуществляющим реализацию государственной политики в области транспорта, по согласованию с уполномоченным органом;

  • Национального Банка РК;

  • банков второго уровня.

Чек ККМ - первичный учетный документ, подтверждающий факт осуществления между продавцом (поставщиком товара, работы, услуги) и покупателем (клиентом) денежного расчета, выданный в бумажном виде либо в электронном виде.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) – первичный учетный документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, для учета реализации товаров первичный учетный документ – накладная на отпуск запасов на сторону.

Таким образом, для того, чтобы был составлен авансовый отчет и закрыта задолженность сотрудника по подотчетным суммам перед компанией, сотрудник должен предоставить в бухгалтерию все подтверждающие документы:

  • выписку с карт-счета сотрудника о расчете посредством личной платежной карточки;

  • чек ККМ, чек с POS-терминала;

  • первичные документы на приобретенные товары, работы, услуги (АВР, накладная на отпуск запасов на сторону), выписанные поставщиком в адрес компании;

  • счет-фактуру.

В случае невнесения в срок в кассу неиспользованных или неподтвержденных документально подотчетных сумм, при списании задолженности подотчет сотрудника необходимо признать доходом такого сотрудника в виде материальной выгоды. Доход работника в виде материальной выгоды является объектом обложения пенсионными отчислениями, индивидуальным подоходным налогом, социальным налогом и социальными отчислениями, а также отчислениями на социальное медицинское страхование. В свою очередь списание подотчетных сумм, признанное доходом сотрудника в виде материальной выгоды при налогообложении «зарплатными налогами», относится на вычеты в целях исчисления КПН.

Есть вопросы?

Получите профессиональную консультацию