Какие обязательные документы сотрудник должен предоставить по командировке в РФ?
Сотрудник ТОО находился в командировке в Москве. После прибытия на работу предоставил только командировочное удостоверение. Какие обязательные документы он должен еще предоставить?
Чтобы расходы по командировке не только отнести на расходы в бухгалтерском учете, но и отнести на вычеты по КПН при определении налогооблагаемого дохода необходимо руководствоваться статьей 244 Налогового кодекса РК.
В соответствии с пунктом 1 статьи 244 Налогового кодекса РК вычету подлежат следующие расходы по компенсациям при служебных командировках:
1) расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь. В случае оформления проезда электронным билетом или электронным проездным документом документами, подтверждающими расходы на проезд и за бронь, являются:
— электронный билет, электронный проездной документ;
— документ, подтверждающий факт оплаты стоимости электронного билета, электронного проездного документа;
— документ, подтверждающий факт проезда (в том числе посадочный талон), выданный перевозчиком или лицом, у которого приобретен электронный билет или электронный проездной документ, на бумажном носителе или в электронном виде.
К расходам, предусмотренным настоящим подпунктом, не относятся расходы по проезду в пределах одного населенного пункта,
Т. е. работник должен предоставить документы, подтверждающие его проезд (авиа, ж/д). Если проезд оформлен электронным билетом, то работник должен предоставить электронный билет и посадочный талон.
2) расходы на наем жилища вне места постоянной работы работника в течение времени нахождения в командировке, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь. Такие расходы включают, в том числе, расходы на наем жилого помещения за дни временной нетрудоспособности командированного работника (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении);
Т. е. работник должен предоставить первичные бухгалтерские документы (акты, счета-фактуры), подтверждающие приобретение услуг по проживанию в Москве.
3) суточные в размере, установленном по решению налогоплательщика, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, включая дни временной нетрудоспособности командированного работника;
Основанием для отнесения на расходы и вычеты суточных, выплаченных работнику является приказ о командировке, билеты, в которых указана дата приезда и отъезда, и по которым можно рассчитать количество дней командировки в целях расчета суточных, и если Вашей учетной политикой предусмотрено предоставление командировочного удостоверения, значит работник должен предоставить и его с соответствующими отметками.
Обращаем Ваше внимание, что в НПА нет требований по обязательному оформлению командировочных удостоверений.
4) расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении разрешений на въезд и выезд (визы) (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования), на основании документов, подтверждающих такие расходы.
Т. к. работник был командирован в Российскую Федерацию, въезд не требует виз, разрешений, соответственно, расходов по визам и разрешениям у Вас не будет.
