Авторские материалы, размещенные на сайте, выражают экспертное мнение и носят рекомендательный характер. Материалы основаны на нормативных актах, действительных на момент публикации.

Каковы сроки хранения типовых документов образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций?

Каковы сроки хранения типовых документов образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций?

В соответствии с пп.2-3 п. 2 ст. 18  Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах» к вопросам государственного регулирования архивного дела, осуществляемого уполномоченным органом относятся, в том числе утверждение перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организациях, с указанием срока хранения.

Приказом  и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения»  (далее - приказ) утверждён Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения согласно приложению к данному приказу.

В соответствии с  приказом, сроки хранения следующих документов составляют:

· приказов, распоряжений руководителя организации по личному составу - 75 лет (хранятся в организации);

Номер пункта

 

Вид документа (в том числе электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью )

 

Срок хранения документа

 

Примечание

 

12

Ненормативные правовые акты (приказы и распоряжения) руководителя организации:

1) по основной (производственной) деятельности;

 

Постоянно

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

 

2) по личному составу (о приеме (назначении, зачислении на учебу), увольнении (отчислении), перемещении, аттестации, получении образования, повышении квалификации, присвоении званий (чинов), отпусках, командировках, изменении фамилий (отчеств), поощрении, награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий)

 

75 лет ЭПК

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

51

Положения, инструкции, правила (в том числе правила трудового распорядка) организации

 

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

58

Штатные расписания организации и изменения к ним

 

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

60

Штатная расстановка (штатно-списочный состав работников)

 

75 лет

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

131

3) ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя организации по личному составу (о приеме (назначении, зачислении на учебу), увольнении (отчислении), перемещении, аттестации, получении образования, повышении квалификации, присвоении званий (чинов), отпусках, командировках, изменении фамилий (отчеств), поощрении, награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий);

 

75 лет ЭПК

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

Хранятся в организации.

Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата

 

151

Документы архивного учета (списки архивных фондов, листы архивных фондов, паспорта ведомственных (частных) архивов организаций и другие документы)

 

Постоянно

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

На постоянное государственное хранение передаются при ликвидации организации без правопреемников

 

284

Утвержденные лимиты, фонды заработной платы

 

Постоянно

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

319

Положения об оплате труда и премировании работников

 

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

321

Ведомости начисления заработной платы (лицевые карточки, счета работников)

 

75 лет

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

419

Документы о профессиональной пригодности работников (рекомендации, психофизиологические нормы, справки и другие документы

 

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

423

Коллективные договоры, соглашения, заключаемые между сторонами социального партнерства

 

Постоянно

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

434

Нормы труда (нормы времени, выработки, обслуживания, численности, расценок, нормированные задания, единые и типовые нормы)

 

Постоянно

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

453

Списки работников, работающих на производстве с вредными и (или) опасными условиями труда, тяжелых работах

 

45 лет

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

461

Журналы регистрации несчастных случаев, связанных с трудовой деятельностью, и иных повреждений здоровья на производстве

 

45 лет ЭПК

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

462

Документы о несчастных случаях, связанных с трудовой деятельностью (сообщения, акты, заключения, протоколы и другие документы)

 

45 лет ЭПК

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - постоянно

 

484

Трудовые договоры, контракты

 

75 лет

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

485

Личные дела (заявления, автобиографии, копии и выписки из указов, постановлений, приказов, распоряжений, копии личных документов, копии договоров о пенсионном обеспечении, характеристики, резюме, листки по учету кадров, трудовые договоры, анкеты, послужные списки, аттестационные листы и другие документы): 4) работников, в том числе административных государственных и гражданских служащих

 

75 лет

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

486

Личные карточки работников, в том числе временных работников

 

75 лет

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

504

Списки: ) инженерно-технических работников с высшим и средним специальным образованием;

75 лет

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

 

6) участников, инвалидов Великой Отечественной войны и лиц, приравненных к ним;

 

Постоянно

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

 

8) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий;

 

Постоянно

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

 

9) работников;

 

75 лет

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

511

Книги, журналы, карточки учета:

1) приема, перемещения (перевода), увольнения работников;

 

75 лет

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

 

2) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений;

 

75 лет

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

 

) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним;

75 лет

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

772

Списки физических лиц (работников) и платежные поручения (счета к оплате) по перечислению обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов

 

75 лет ЭПК

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

 

Списки физических лиц (работников) и платежные поручения (счета к оплате) по перечислению обязательных социальных отчислений

 

75 лет ЭПК

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

 

Списки физических лиц (работников) и платежные поручения (счета к оплате) по перечислению взносов по обязательному медицинскому страхованию

 

75 лет ЭПК

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

 

Карточки учета, ведомости (базы данных) по учету обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды, единый накопительный пенсионный фонд

 

75 лет ЭПК

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

 

Карточки учета, ведомости (базы данных) по учету обязательных социальных отчислений

 

75 лет ЭПК

 

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

 

*При отсутствии системы электронного документооборота оформляется документ на бумажном носителе

Отметка «ЭПК» - экспертно-проверочная комиссия означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в государственные архивы или храниться в организациях, не являющихся источниками комплектования. В последнем случае в номенклатурах дел вместо отметки «ЭПК» применяется отметка «ЭК» - экспертная комиссия, «ЦЭК» - центральная экспертная комиссия.

В организациях, не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан, документы со сроком хранения «Постоянно» хранятся до ликвидации организации.

Вывод. Таким образом, исходя из специфики деятельности хозяйствующего субъекта, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны руководствоваться и соблюдать сроки хранения документов, утверждённые вышеуказанным Приказом  и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263. 

Есть вопросы?

Получите профессиональную консультацию