Необходимо ли хранить счета на оплату от поставщика после совершения оплаты?

ТОО, ОУР, плательщик НДС.

1. Необходимо ли сохранять счета на оплату от поставщика после совершения оплаты по данному счету?

2. Предусмотрены ли штрафные санкции за несохранение данного документа? 

В соответствии с положениями п. 1 ст. 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» бухгалтерская документация включает в себя в т.ч. первичные документы.

Т.е. счет на оплату является первичным документом-основанием для совершения платежа.

Согласно положениям ст. 11 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством РК.

Т.е. каждая организация и ИП обязаны обеспечить хранение первичных документов в течение срока, установленного законодательством РК.

Исходя из положений п. 283 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденного Приказ и. о. Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263, срок хранения первичных документов и приложений к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, составляет 5 (пять) лет.

Т.е. счета на оплату должны храниться в Вашей Компании в течение 5 (пяти) лет.

В соответствии с положениями пп. 2) п. 1 и п. 2 ст. 238 Административного кодекса РК:

Неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение физическими и должностными лицами обязанностей, предусмотренных законодательством РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, совершенное в виде составления искаженной финансовой отчетности, сокрытия данных, подлежащих отражению в бухгалтерском учете, а равно уничтожения бухгалтерской документации, если эти действия не содержат признаков уголовно наказуемого деяния влечет штраф в размере 50 МРП.

Вышеуказанное деяние, совершенное повторно в течение года после наложения административного взыскания, влечет штраф в размере 200 МРП.

Также согласно положениям пп. 3) п. 1) и п. 2 ст. 239 Административного кодекса РК нарушение законодательства РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности юридическим лицом, совершенное в виде составления искаженной финансовой отчетности, сокрытия данных, подлежащих отражению в бухгалтерском учете, а равно уничтожения бухгалтерской документации влечет штраф:

— на субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации — в размере 100 МРП,

— на субъектов среднего предпринимательства — в размере 200 МРП,

— на субъектов крупного предпринимательства — в размере 500 МРП.

Вышеуказанное деяние, совершенное повторно в течение года после наложения административного взыскания, влечет штраф:

— на субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации — в размере 200 МРП,

— на субъектов среднего предпринимательства — в размере 400 МРП,

— на субъектов крупного предпринимательства — в размере 1 000 МРП.

Т.е., исходя из буквального толкования вышеуказанных норм, уничтожение первичных документов может повлечь штраф как на физическое лицо-работника (должностное лицо Вашего ТОО), так и на само ТОО штраф согласно вышеуказанным положениям ст. 238 и 239 Административного кодекса РК.