Авторские материалы, размещенные на сайте, выражают экспертное мнение и носят рекомендательный характер. Материалы основаны на нормативных актах, действительных на момент публикации.

Обязателен ли путевой лист для списания ГСМ?

ТОО, общеустановленный режим, плательщик НДС.

Компания заключила договора аренды на автомашину у своих сотрудников. Талоны на бензин компания предоставляет своим сотрудникам. По истечению месяца сотрудники предоставляют путевые листы с корешками талонов. Как мы должны списывать ГСМ, какие документы нужны для этого. Списание ГСМ на основании каких документов мы должны сделать? Необходимы ли путевые листы с корешками талонов или не обязательно их заполнять? Спасибо!

В Вашей Компании должны быть утверждены нормы расхода ГСМ и закреплены либо в учетной политике либо приказом первого руководителя.

Ваша Компания может разработать свои собственный нормы расхода ГСМ исходя из специфики своей деятельности либо воспользоваться Постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 августа 2009 года № 1210 «Об утверждении норм расходов горюче-смазочных материалов для государственных органов Республики Казахстан и расходов на содержание автотранспорта».

В соответствии со статьей 100 Налогового кодекса РК (в редакции до 01.01.2018 года) и со статьей 242 Налогового кодекса РК (в редакции с 01.01.2018 года) документально подтвержденные расходы налогоплательщиков, в связи с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, подлежат вычету по корпоративному подоходному налогу (далее по тексту – КПН) при определении налогооблагаемого дохода.

Первичным документом для списания ГСМ как в целях бухгалтерского учета, так и в целях налогового учета является путевой лист, т.к. в нем содержится информация о маршруте, показаниях спидометра на момент выезда автомобиля в маршрут и возращения автомобиля с маршрута.

Принимая путевые листы от работников, Вы должны просчитывать пробег согласно этих путевых листов и в рамках данного пробега производить списание ГСМ по утвержденным нормам.

Если на основании пробега в путевом листе:

- рассчитанный объем расхода ГСМ не превышает (в пределах) утвержденных норм, то эти расходы Вы вправе отнести на вычеты по КПН;

- рассчитанный объем расхода ГСМ превышает утвержденные нормы, то данный расход в пределах утвержденных норм относится на вычеты по КПН, а превышение (перерасход) ГСМ признается расходом, не относимым на вычеты по КПН.

Также, обращаем Ваше внимание, что маршруты в путевых листах должны быть связаны с деятельностью Вашей Компании, связанной с получением дохода, т.е. в производственных целях. Если в путевых листах содержатся маршруты, не связанные с производственной деятельностью Вашей Компании и/или работник ездил по личным делам, то данный расход ГСМ согласно такого путевого листа должен признаваться расходом, не относимым на вычеты по КПН.

Прикреплять или не прикреплять корешки талонов на ГСМ к путевым листам – на Ваше усмотрение, т.к. для списания ГСМ нужны утвержденные Компанией нормы расходов ГСМ и заполненные путевые листы.

Есть вопросы?

Получите профессиональную консультацию