Авторские материалы, размещенные на сайте, выражают экспертное мнение и носят рекомендательный характер. Материалы основаны на нормативных актах, действительных на момент публикации.

Периодичность выписки РКО при выдаче денег в подотчет и составления авансового отчета

Подотчетное лицо, сотрудник ТОО (на упрощенной декларации) ежедневно закупает товар на небольшие суммы.

Возможно ли выписывать ежедневно РКО в подотчет, в конце месяца один авансовый отчет. Либо необходимо авансовый отчет делать каждый день, на каждый РКО?

Касательно ежедневной выписки расходного кассового ордера:

Порядок приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов регламентируется параграфом 3 (пункты 37 – 49) Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных Приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 (далее по тексту – Правила ведения БУ).

В соответствии с пунктом 38 Правил ведения БУ выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Приказом 562 (далее по тексту – РКО). РКО подписывается руководством субъекта, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным руководством субъекта, и кассиром.

При этом, согласно пункту 43 Правил ведения БУ выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в РКО или платежной ведомости. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера указываются фамилия, имя, отчество и наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность, лица, которому доверено получение и фактического получателя наличных денежных средств. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к РКО.

Вместе с тем, пунктом 47 Правил ведения БУ установлено, что в РКО указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. РКО или платежные ведомости не выдаются лицам, получающим наличные деньги.

Таким образом, если Вы ежедневно выдаете наличные денежные средства из кассы ТОО, в том числе в подотчет работникам, то Вы обязаны по каждому факту выдачи выписывать РКО, и вопрос «возможно ли выписывать РКО ежедневно» не совсем уместен, т.к. выписка кассовых документов в момент приема/выдачи денежных средств — это обязанность, которая обязательна к исполнению всеми субъектами.

 

Касательно авансового отчета:

Порядок учета подотчетных сумм регламентируется параграфом 5 (пункт 59) Правил ведения БУ.

Согласно пункту 59 Правил ведения БУ подотчетные суммы выдаются только сотрудникам субъекта.

Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Авансовый отчет, форма которого утверждена Приказом 562, подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу; Бухгалтерская служба обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Т.е. сроки, в которые работник должен отчитаться в бухгалтерию ТОО по подотчетным суммам, устанавливается Вашим ТОО самостоятельно и закрепляется в учетной политике.

Если в Вашей учетной политике закреплено, что по подотчетным суммам работники отчитываются в бухгалтерию ТОО один раз в месяц, например, не позднее 30/31 числа, и, в связи с этим авансовые отчеты составляются тоже один раз в месяц, то Вы можете составлять один авансовый отчет по соответствующему работнику полностью за месяц.

Есть вопросы?

Получите профессиональную консультацию