Авторские материалы, размещенные на сайте, выражают экспертное мнение и носят рекомендательный характер. Материалы основаны на нормативных актах, действительных на момент публикации.

Ведение учета ГСМ с применением путевых листов

ТОО имеет на балансе порядка 50 автомобилей, а также 20 автомобилей по контракту лизинга (аренда). Всем автомобилям предоставляется бензин на карту заправочной станции согласно лимитам компании. Списание бензина происходит на основании путевого листа, где в маршруте следования сотрудники указывают нижеследующие направления: "поездки по городу", "езда по городу", "по заданию организации" или "маршрут на день".

Вопросы:

1. Правомерно ли указание таких маршрутов следования? Сочтут ли налоговики, что транспортное средство было использовано именно в служебных целях?

Если ответ на первый вопрос отрицательный, то ТОО перейдет на другой способ возмещения бензина. Возмещать сотруднику через зарплату сумму «Х», не требуя при этом путевой лист.

2. Возможен ли такой механизм? Какие риски? Есть ли риски по вычетам амортизации 50 автомобилей, а также по вычетам по 20 машинам, которые идут на расходы через договор лизинговой аренды?

По вопросу 1:

В соответствии с п. 1 ст. 242 Налогового кодекса РК расходы налогоплательщика в связи с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, подлежат вычету при определении налогооблагаемого дохода с учетом положений, установленных ст. 242 - 263 Налогового кодекса РК, за исключением расходов, не подлежащих вычету в соответствии с Налоговым кодексом РК.

Вместе с тем, согласно п. 3 ст. 242 Налогового кодекса РК вычеты производятся налогоплательщиком по фактически произведенным расходам при наличии документов, подтверждающих такие расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода.

Путевой лист является первичным документом для списания ГСМ. Соответственно, он должен быть заполнен максимально прозрачно и маршруты, указываемые в путевых листах, должны быть связаны с производственной деятельностью Вашей Компании.

Следовательно, указание в путевых листах обезличенных маршрутов «поездки по городу», «езда по городу», «по заданию организации» или «маршрут на день» не содержат в себе элементов, связанных с деятельностью, направленной на получение дохода.

Соответственно, указание таких обезличенных маршрутов в путевых листах будет первым законным основанием для проверяющих исключения расходов по ГСМ из вычетов по КПН.

В процессе налоговой проверки обращается внимание проверяющих не только на правильность заполнения путевых листом, но и:

1. Наличие утвержденных в Компании норм расходов ГСМ, при этом, данные нормы должны быть экономически обоснованы соответствующими расчетами либо могут быть использованы готовые утвержденные нормы расходов ГСМ из Постановления Правительства РК от 11 августа 2009 года № 1210 «Об утверждении норм расходов горюче-смазочных материалов для государственных органов РК и расходов на содержание автотранспорта. Данное Постановление могут использовать Организации всех форм собственности.

2. Наличие внутренних документом.

Например, накануне поездок, Руководителем Компании или другим уполномоченным лицом Компании должен быть утвержден перечень маршрутов на следующий день. Данное согласование и утверждение конкретных маршрутов с указанием производственных целей поездки по тому или иному маршруту на день можно оформить служебной запиской. Далее, водитель согласно данным служебным запискам при каждой поездке заполняет путевой лист с указанием маршрута, указанного в служебной записке.

При списании ГСМ с путевыми листами подшиваются указанные служебные записки.

Периодичность составления и утверждения таких служебных записок может быть установлена внутренними документами Вашей Компании (например, в учетной политике) – например, на день или на неделю и т.д.

 

По вопросу 2:

В соответствии со ст. 129 Трудового кодекса РК по соглашению сторон при использовании работником личного имущества в интересах работодателя и с его согласия работодателем производится компенсационная выплата за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, других технических средств и расходы на их эксплуатацию (т.е. ГСМ).

Следовательно, работодатель может возмещать работнику стоимость ГСМ денежными средствами, если по соглашению с работником используется его личное имущество, например, автомобиль.

Т.к. в рассматриваемой ситуации все автомобили принадлежат Вашей Компании, то Вы не можете возмещать денежными средствами ГСМ работникам. Вы обязаны вести учет ГСМ с применением путевых листов. Иного варианта нет.

Есть вопросы?

Получите профессиональную консультацию