31 мая 2021 года вводятся в действие новые правила делопроизводства частным судебным исполнителем (Приказ Министра юстиции РК от 12 мая 2021 года № 386)

Новые правила приняты взамен Приказа и.о. Министра юстиции РК от 7 марта 2014 года № 97 «Об утверждении Правил делопроизводства».

Делопроизводство в конторе частного судебного исполнителя ведется на бумажном носителе, а также с использованием автоматизированной информационной системы органов исполнительного производства (далее – АИС ОИП).

О произведенной передаче документов и исполнительных производств (на бумажном носителе) составляется акт приема-передачи документов.

В документах организационно-распорядительного характера, исходящих от частных судебных исполнителей, указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) частного судебного исполнителя, почтовый адрес и территория деятельности частного судебного исполнителя, по которому частным судебным исполнителем осуществляется деятельность по исполнению исполнительных документов.

Заголовок документа (протокол, постановление, акт, представление, запрос) печатается заглавными буквами и отражает содержание документа. Наименование вида документа к заголовку печатается прописными буквами.

При написании адреса в документе соблюдаются следующие реквизиты:

1) документ адресуется организации (организациям), ее структурному подразделению или физическому лицу;

2) почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия организации (организаций), которой (которым) направляется документ. При направлении документа физическому лицу сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

Датирование документов производится двумя способами:

• словесно-цифровым способом – день месяца и год оформляются арабскими цифрами, месяц – прописью, например: 15 сентября 2008 года;
• цифровым способом день месяца и месяц двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 15.09.2008 г.

Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

Все экземпляры служебных документов подписываются.
В состав подписи документа входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и его расшифровка.

Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении указывается лишь количество листов и число экземпляров.

При ответе на запрос также делается ссылка на номер и дату документа – запроса.

Создаваемые документы оформляются в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.

Регистрации подлежат документы (в том числе заявления), поступившие в контору частного судебного исполнителя либо частному судебному исполнителю и отправляемые документы.

Для учета документов и контроля за их движением ведется:

• журнал регистрации входящих документов;
• журнал регистрации исходящих документов.

При приеме поступивших документов, прежде всего, отбираются документы, доставленные не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленные документы пересылаются (возвращаются) по принадлежности, без регистрации в журнале.
В случае, если обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом делается сообщение отправителю (в письменной либо устной форме).

Документы, поступающие к частному судебному исполнителю, подлежат регистрации в журнале входящей корреспонденции.

Регистрация поступивших документов в рабочее время – в день поступления, поступивших в нерабочее время – на следующий рабочий день.

На входящем документе, в нижнем правом поле первого листа проставляется штамп, с указанием даты и номера его регистрации, который соответствует порядковому номеру в журнале регистрации входящей корреспонденции.

Отправляемые документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

На документе в верхнем левом поле первого листа проставляется штамп, с указанием даты и номера его регистрации, который соответствует порядковому номеру в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Исполнительные документы, поступившие на исполнение частному судебному исполнителю на бумажном носителе, регистрируются как входящий документ в журнале регистрации входящих документов и вносятся в АИС ОИП. На сопроводительном письме проставляются регистрационный штамп, а также дата и номер.

После внесения (регистрации) исполнительного документа в АИС ОИП частным судебным исполнителем принимается решение о возбуждении исполнительного производства или об отказе в возбуждении исполнительного производства в соответствии со статьями 37 и 38 Закона.

На каждый принятый к производству исполнительный документ частным судебным исполнителем оформляется исполнительное производство (исполнительное дело), в которое включаются все документы, образующиеся в процессе исполнения. Номер исполнительного производства присваивается АИС ОИП автоматически.

Частный судебный исполнитель при оформлении исполнительного производства включает в него обложку дела, напечатанную на листе бумаги формата А 4 с частично заполненными реквизитами (номер и дата возбуждения исполнительного производства, наименование исполнительного округа, инициалы и фамилия частного судебного исполнителя, предмет исполнения, должник, взыскатель), бланк внутренней описи дела и материалы (документы) по исполнительному производству.

При присоединении к взысканию в отношении одного должника несколько исполнительных производств, в том числе в отношении нескольких должников по солидарному взысканию, частный судебный исполнитель присоединяет их в одно исполнительное производство, в которое помещаются составленный им реестр взыскателей и исполнительные производства.

Письменные обращения сторон исполнительного производства, поступившие к частному судебному исполнителю, в том числе жалобы, заявления о ходе исполнительного производства, об отзыве исполнительного документа, о предоставлении банковских реквизитов, об изменении местожительства должника (взыскателя) при ведении делопроизводства на бумажном носителе, учитываются частным судебным исполнителем в журнале входящей корреспонденции.

Обращения сторон исполнительного производства, носящие процессуальный характер, частные судебные исполнители приобщают в соответствующие исполнительные производства с приложением копий ответов на них.
Обращения общего характера (жалобы, запросы уполномоченных органов и заявления) с приложением ответов, хранятся в соответствующих нарядах согласно утвержденной номенклатуре дел.

Учет создаваемых и получаемых документов, группировка документов в дела, определение сроков их хранения частным судебным исполнителем регулируются номенклатурой дел.

Номенклатура дел частных судебных исполнителей утверждается Республиканской палатой. Региональные палаты и частные судебные исполнители могут по мере необходимости завести дополнительные номенклатурные наряды. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января соответствующего года.

В номенклатуре дел предусматриваются резервные номера, с тем, чтобы в случае необходимости в течение года завести дополнительные наряды, не предусмотренные ранее.

По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве заведенных нарядов.
Экземпляр номенклатуры дел (копия), как учетный документ для дел временного хранения, остается в архиве судебного исполнителя.

В наряды группируются документы одного года. Внутри наряда они систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ располагается после документа-запроса.

При формировании нарядов соблюдаются следующие требования:

1) помещать в наряды исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одной категории дел;

3) группировать в наряды документы одного года, за исключением переходящих дел;

4) раздельно формировать в наряды документы постоянного и временного хранения;

5) в наряды не подшиваются документы, подлежащие возврату (лишние экземпляры, черновики);


В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

Обложки нарядов оформляются следующим образом:

1) наряды постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения заключаются в твердую обложку и прошиваются прочными нитками не менее в три прокола, надписи на обложках производятся чернилами, в конце на отдельном листе ставится заверительная надпись по форме;

2) наряды временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению – допускается хранение в скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

На завершенные в делопроизводстве частного судебного исполнителя наряды постоянного и временного хранения по окончании календарного года составляются описи нарядов - систематизированный перечень заголовков нарядов, раскрывающий состав и содержание нарядов.
Опись нарядов составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного у частного судебного исполнителя.

При изъятии документов из нарядов, а них вкладывают копии изъятых документов и акт (протокол) об изъятии подлинников. При возвращении ранее изъятых из его нарядов документов, они вновь помещаются в наряд, откуда, в свою очередь, изымаются их копии.

Документы делопроизводства частного судебного исполнителя хранятся по месту их формирования на все время деятельности частного судебного исполнителя, в пределах установленного срока хранения.

Помещение для хранения документации и материалов исполнительных производств соответствует требованиям, установленным приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 15 ноября 2017 года № 1433 «Об утверждении требований к месту нахождения и оборудованию служебного помещения частного судебного исполнителя» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под №116534).

Частный судебный исполнитель обеспечивает сохранность документации и материалов исполнительных производств на установленный период их хранения.

При возникновении оснований, региональная палата частных судебных исполнителей направляет и (или вручает) уведомляет частного судебного исполнителя о необходимости передачи документов.

Дела (наряды, журналы, исполнительные производства), срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению, после утверждения описи дел постоянного хранения и акта о выделении к уничтожению документов и дел за соответствующий период.

Частный судебный исполнитель отбирает к уничтожению дела и оформляет по ним акт о выделении к уничтожению документов и дел (далее – Акт). По делам прекративших деятельность частных судебных исполнителей, находящимся на хранении в архиве региональной палаты, Акт составляется ответственным работником региональной палаты.

 Акт подписывается составителем и представляется в региональную палату частных судебных исполнителей на одобрение экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК).

ЭПК создается при региональной палате в составе не менее трех человек. В состав ЭПК входят заместитель руководителя региональной палаты частных судебных исполнителей и двух действующих частных судебных исполнителей.

Дела по Акту, одобренному ЭПК, отправляются на уничтожение приказом руководителя региональной палаты.

Уничтожение дел производится комиссионно с участием составителя Акта, председателя ЭПК и представителя соответствующего территориального органа юстиции.

Частный судебный исполнитель имеет личную печать (далее – печать) с указанием своей фамилии, имени, отчества (при наличии), а также наименования региональной палаты, исполнительного округа, номера лицензии.
Печать изготавливается согласно требованиям, указанным в приказе Министра юстиции Республики Казахстан от 25 августа 2011 года № 296 «Об утверждении образцов удостоверения, личной печати частного судебного исполнителя» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 60319). Также частный судебный исполнитель имеет штампы и личные бланки.

Написание фамилии, имени и отчества частного судебного исполнителя в тексте печати производится согласно документу, удостоверяющему личность.

Заказ на изготовление печатей частных судебных исполнителей осуществляется в централизованном порядке, по заказу региональной палаты частных судебных исполнителей.
Выдача печатей производится под роспись в специально заведенном журнале, пронумерованном, прошнурованном и скрепленном печатью региональной палаты.
Журнал является документом строгой отчетности и постоянного хранения.

Печать частного судебного исполнителя используется им для скрепления своей подписи на тексте (удостоверительной надписи), на постановлении или поручении. Не допускается проставление печати на документах, не связанных с деятельностью частного судебного исполнения.

При утрате или хищении печати, частный судебный исполнитель незамедлительно сообщает в территориальный орган уполномоченного органа и в соответствующую региональную палату.

При прекращении действия лицензии либо исключении из членства Республиканской палаты частного судебного исполнителя территориальный орган юстиции и региональная палата принимают меры по изъятию и комиссионному уничтожению печати частного судебного исполнителя путем деформирования, не позволяющим использовать ее по назначению, о чем составляется соответствующий акт.

При приостановлении действия лицензии частного судебного исполнителя, печать сдается на временное хранение в территориальный орган уполномоченного органа.

При пользовании личными печатями применяется только синий и фиолетовый красители, не допуская применения черного или многоцветного красителей.

Информация об утрате действия и недействительности уничтоженных печатей публикуется региональной палатой в республиканских или местных печатных изданиях на казахском и русском языках.

При приостановлении, прекращении действия либо лишении лицензии частного судебного исполнителя, исключении его из членства в Республиканской палате частных судебных исполнителей (далее – Республиканская палата) доступ частного судебного исполнителя к АИС ОИП блокируется. При этом в АИС ОИП указываются реквизиты и данные соответствующего приказа руководителя уполномоченного органа (дата, номер приказа, срок и основание приостановления или прекращения). Доступ к электронным архивным исполнительным производствам частного судебного исполнителя, находящимся в электронной базе АИС ОИП, передается другому частному судебному исполнителю в соответствии с Правилами распределения исполнительных документов между частными судебными исполнителями утвержденных приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 29 декабря 2015 года № 652 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 97449).

При приостановлении действия лицензии частного судебного исполнителя исполнительные производства, находящиеся у него на исполнении, направляются в региональную палату частных судебных исполнителей для передачи другому частному судебному исполнителю, о чем извещаются стороны исполнительного производства в течение десяти календарных дней.

При прекращении действия либо лишения лицензии частного судебного исполнителя или исключении его из членства в Республиканской палате архивные документы и исполнительные производства сдаются в региональную палату частных судебных исполнителей для передачи другому частному судебному исполнителю (неоконченные исполнительные производства) либо для хранения (архивные документы и оконченные исполнительные производства).