Методические рекомендации о порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных запасов и отпуска их по доверенности 

Утверждены приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов Республики Казахстан от 6 марта 1998 г. № 46

1. Данные методические рекомендации могут применяться всеми юридическими лицами и физическими лицами без образования юридического лица (далее - субъекты), занимающимися предпринимательской деятельностью независимо от форм собственности, при выдаче доверенностей на получение товарно-материальных запасов (далее - ТМЗ) и отпуск ТМЗ по доверенности*.

2. Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому лицу (поверенному) (ст. 167 Гражданского кодекса Республики Казахстан).

3. Минимальными требованиями к реквизитам доверенности являются: срок действия; наименование и почтовый адрес потребителя; наименование и почтовый адрес плательщика (если потребитель и плательщик являются одним лицом, то по строке "наименование плательщика" пишется "Он же"); расчетный счет; наименование банка плательщика; номер доверенности; дата выдачи; фамилия, имя и отчество поверенного; данные паспорта или другого документа, удостоверяющего личность поверенного; наименование поставщика; номер и дата накладной (другого заменяющего документа). Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, осуществляющим ведение бухгалтерского учета) и заверяется печатью.

Выдача доверенности с незаполненными реквизитами и без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не производится.

4. Субъекты могут использовать следующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата Республики Казахстан от 16.11.94 г. № 73 "Об утверждении альбома межведомственных форм первичной учетной документации":

а) типовая межведомственная форма N М-2 с корешком, на котором производятся записи по выдаче и использованию доверенности с соответствующими реквизитами;

б) типовая межведомственная форма N М-2а, которая предусматривает ведение заранее пронумерованного и прошнурованного Журнала учета выданных доверенностей (типовая межведомственная форма N М-З). Журнал учета выданных доверенностей хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей.

5. При выдаче доверенности следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению ТМЗ записывается на оборотной стороне доверенности тогда, когда в документе на отпуск (контракте и т.п.) не приведены наименования и количество ТМЗ, подлежащих получению.

Если ассортимент подлежащих получению ТМЗ велик или же однороден по наименованиям, но с большим разнообразием цен, запись может производиться в одну строчку с указанием общего количества и суммы.

В случаях, когда ТМЗ подлежат получению с одного склада, но по нескольким накладным (другим заменяющим документам) доверитель может выдать поверенному одну доверенность. При этом в ней указываются номера и даты выдачи всех накладных (других заменяющих документов). Если ТМЗ подлежат получению одним поверенным на нескольких складах, то выдаются отдельные доверенности для предъявления их на каждом складе.

6. Поверенное лицо на следующий день после каждого получения ТМЗ независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями, представляет в бухгалтерию (или лицу, осуществляющему ведение бухгалтерского учета) доверителя документы о выполнении поручений и о сдаче ТМЗ на склад или соответствующему материально ответственному лицу.

Поверенному лицу, которое не отчиталось в использовании доверенности по истечении срока, новые доверенности не выдаются.

7. Срок действия выдаваемой доверенности устанавливается субъектом.

8. Поверенный лично совершает действия, на которые он уполномочен доверителем. Он может передоверить их совершение другому лицу в случае, если уполномочен на это доверителем, либо вынужден передоверить совершение действий, на которое уполномочен другому лицу, в силу сложившихся обстоятельств для охраны интересов доверителя.

Срок действия доверенности, выданной по передоверию, устанавливается в пределах срока действия первоначальной доверенности.

9. При лишении поверенного прав на получение ТМЗ доверенность у такого лица изымается. При этом доверителю рекомендуется немедленно поставить в известность отправителя ТМЗ об аннулировании соответствующей доверенности.

10. Неиспользованные доверенности возвращаются доверителю на следующий день по истечении срока доверенности. При возвращении неиспользованной доверенности в Журнале учета выданных доверенностей или в корешке доверенности производится отметка "неиспользована" и хранится до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию. По окончании отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируются.

11. Доверенность независимо от срока действия передается отправителю при первом отпуске ТМЗ. Поверенный вместе с доверенностью предъявляет и указанный в доверенности документ, удостоверяющий личность.

12. При отпуске ТМЗ частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (другой заменяющий документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. При этом один экземпляр накладной (другого заменяющего документа) передается получателю ТМЗ. Второй прикладывается к оставшейся у отправителя доверенности и используется им для контроля за отпуском ТМЗ по доверенности. Третий - передается в бухгалтерию (лицу, осуществляющему ведение бухгалтерского учета).

По окончании отпуска ТМЗ доверенность сдается в бухгалтерию (или лицу, осуществляющему ведение бухгалтерского учета) вместе с документами на отпуск последней партии ТМЗ по доверенности.

13. Отпуск ТМЗ отправителем по доверенности не рекомендуется производить в случаях:

1) предъявления доверенности с незаполненными реквизитами;

2) предъявления доверенности с поправками и подчистками;

3) непредъявления документа, удостоверяющего личность лица, указанного в доверенности;

4) окончания срока, на который была выдана доверенность;

5) получения сообщения от субъекта, выдавшего доверенность об ее аннулировании;

6) прекращения деятельности (ликвидации, реорганизации) субъекта, от имени которого выдана доверенность, и другие.

14. Если субъект-отправитель имеет сложившиеся коммерческие отношения с другим субъектом-получателем, не требующие предъявления доверенности, отпуск ТМЗ может осуществляться без доверенности. В этом случае субъект-получатель сообщает отправителю образец своей печати (штампа). Материально ответственное лицо, получившее ТМЗ, скрепляет печатью свою подпись о получении названных ТМЗ на экземпляре накладной (другом заменяющем документе), которая остается у отправителя.

15. Субъекту рекомендуется определить лиц, которые обеспечивают:

1) контроль за соблюдением правил, устанавливающих порядок оформления, выдачи и регистрации доверенностей;

2) инструктаж лиц, которым выдается доверенность о порядке представления документов (накладных, других заменяющих документов) о выполнении поручений доверителя;

3) контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов (накладных, других заменяющих документов) в пределах срока действия доверенности;

4) своевременный контроль за возвратом неиспользованных доверенностей и другое.


* Настоящие методические рекомендации не распространяются на порядок получения грузов от транспортных организаций (железнодорожного, водного, автомобильного и воздушного транспорта).