Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 4 декабря 2018 года № 343

В соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить:

1) форму акта о миграции и перезаписи электронных документов согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) форму описей дел, документов постоянного хранения согласно приложению 2 к настоящему приказу;

3) форму описи дел по личному составу согласно приложению 3 к настоящему приказу;

4) форму описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения согласно приложению 4 к настоящему приказу;

5) форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 5 к настоящему приказу;

6) форму перечня проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение согласно приложению 6 к настоящему приказу;

7) форму титульного листа согласно приложению 7 к настоящему приказу;

8) форму карточки постеллажного топографического указателя согласно приложению 8 к настоящему приказу;

9) форму заказа на выдачу дел в читальный зал и работникам организации согласно приложению 9 к настоящему приказу;

10) форму акта о выдаче дел, документов во временное пользование согласно приложению 10 к настоящему приказу;

11) форму книги выдачи документов согласно приложению 11 к настоящему приказу;

12) форму листа использования согласно приложению 12 к настоящему приказу;

13) форму карты-заместителя единицы хранения согласно приложению 13 к настоящему приказу;

14) форму листа проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде согласно приложению 14 к настоящему приказу;

15) форму акта проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 15 к настоящему приказу;

16) форму карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 16 к настоящему приказу;

17) форму книги учета поступления и выбытия документов согласно приложению 17 к настоящему приказу;

18) форму листа-заверителя дела согласно приложению 18 к настоящему приказу;

19) форму паспорта архива организации согласно приложению 19 к настоящему приказу;

20) форму инвентарной книги учета научно-технической документации согласно приложению 20 к настоящему приказу;

21) форму карточки регистрации научно-технической документации согласно приложению 21 к настоящему приказу;

22) форму инвентарной книги учета научно-исследовательской документации согласно приложению 22 к настоящему приказу;

23) форму журнала регистрации заявок на выдачу патента на изобретение согласно приложению 23 к настоящему приказу;

24) форму учетной карточки единицы хранения электронных документов согласно приложению 24 к настоящему приказу;

25) форму архивной справки согласно приложению 25 к настоящему приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации» для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после введения его в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие после его первого официального опубликования.

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Акт о миграции и перезаписи электронных документов

Место составления

Характеристика электронных документов до перезаписи/миграции:

формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.

Характеристика электронных документов после перезаписи/миграции:

формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.

Работу выполнил (-и): _____________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись

руководителя организации)

Работу принял: __________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись

руководителя ведомственного или частного архива организации)

________________________

(дата принятия работы)

Изменения в учетные документы внесены: ___________________________________________

________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения

в учетные документы)

_________________________________________

(дата внесения изменения в учетные документы)

Формат А4 (210Х297)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма описей дел,
документов постоянного хранения

Утверждаю
_____________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации)
______________________________
(подпись руководителя организации)
______________

(дата)

Опись дел, документов постоянного хранения

Архивный фонд № ___

Опись № ____ дел, документов постоянного хранения

_______________________________________________________

(официальное наименование организации)

за ______________ год (-ы)

В данный (-е) раздел (-ы) ___________________________ описи дел, документов внесено

(наименование раздела)

____________________ дел с № __ по № __, в том числе:

(цифрами и прописью)

литерные номера:

пропущенные номера:

______________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)

раздел (-ы) описи)

______________________________________

(дата составления раздела (-ов) описи)

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
_________________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________________

(дата)

Опись видеодокументов постоянного хранения

Опись № ___

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за ______ год (-ы)

В данный (-е) раздел (-ы)

____________________ описи внесено ___________________ дел с № __ по № __, в том числе:

(наименование раздела) (цифрами и прописью)

литерные номера:

пропущенные номера:

_________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)

раздел (-ы) описи)

______________________________________

(дата составления раздела (-ов) описи)

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
__________________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________________

(дата)

Опись кинодокументов постоянного хранения

Опись № ___

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за ______ год (-ы)

продолжение таблицы

В данный (-е) раздел (-ы)

____________________ описи внесено ___________________ дел с № __ по № __, в том числе:

(наименование раздела) (цифрами и прописью)

литерные номера:

пропущенные номера:

__________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)

раздел (-ы) описи)

______________________________________

(дата составления раздела (-ов) описи)

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
_________________________________
(подпись руководителя организации)
_________________________________

(дата)

Опись фонодокументов магнитной записи постоянного хранения

Опись № ___

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за ______ год (ы)

продолжение таблицы

В данный (-е) раздел (-ы)

____________________ описи внесено ___________________ дел с № __ по № __, в том числе:

(наименование раздела) (цифрами и прописью)

литерные номера:

пропущенные номера:

__________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)

раздел (-ы) описи)

______________________________________

(дата составления раздела (-ов) описи)

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
_________________________________
(подпись руководителя организации)
_________________________________

(дата)

Опись фотоальбомов постоянного хранения

Опись № ___

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за ______ год (-ы)

В данный (-е) раздел (-ы)

____________________ описи внесено ___________________ дел с № __ по № __, в том числе:

(наименование раздела) (цифрами и прописью)

литерные номера:

пропущенные номера:

__________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)

раздел (-ы) описи)

______________________________________

(дата составления раздела (-ов) описи)

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
__________________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________________

(дата)

Опись фотодокументов постоянного хранения

Опись № ___

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за ______ год (-ы)

продолжение таблицы

В данный (-е) раздел (-ы)

____________________ описи внесено ___________________ дел с № __ по № __, в том числе:

(наименование раздела) (цифрами и прописью)

литерные номера:

пропущенные номера:

__________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)

раздел (-ы) описи)

______________________________________

(дата составления раздела (-ов) описи)

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
_________________________________
(подпись руководителя организации)

_________________________________

(дата)

Опись электронных документов постоянного хранения

Опись № ___

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за ______ год (-ы)

В данный (-е) раздел (-ы)

____________________ описи внесено ___________________ дел с № __ по № __, в том числе:

(наименование раздела) (цифрами и прописью)

литерные номера:

пропущенные номера:

_________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)

раздел (-ы) описи)

______________________________________

(дата составления раздела (-ов) описи)

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
__________________________________
(подпись руководителя организации)
___________________________________

(дата)

Опись дел научно-технической документации постоянного хранения

Опись № ___

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за ______ год (ы)

В данный (-е) раздел (-ы)

____________________ описи внесено ___________________ дел с № __ по № __, в том числе:

(наименование раздела) (цифрами и прописью)

литерные номера:

пропущенные номера:

__________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)

раздел (-ы) описи)

______________________________________

(дата составления раздела (-ов) описи)

Формат А4 (210Х297)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Утверждаю
_________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
__________________________________
(подпись руководителя организации)
___________________________________

(дата)

Опись дел по личному составу

Архивный фонд № ___

Опись № ___ дел по личному составу _________________________________________

(официальное наименование организации)

за ___________ год (-ы)

В данный (-е) раздел (-ы)

____________________ описи внесено ___________________ дел с

(наименование раздела) (цифрами и прописью)

№ __ по № __, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

_________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)

раздел (-ы) описи)

______________________________________

(дата составления раздела (-ов) описи)

Формат А4 (210Х297)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Место составления

На основании ___________________________________________________________________

(наименование перечня типовых документов, образующихся в деятельности

________________________________________________________________________________

государственных и негосударственных организациях, с указанием срока хранения или

________________________________________________________________________________

отраслевого (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности

________________________________________________________________________________

государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие

практическое значение дела, и документы архивного фонда ___________________________.

(номер и название архивного фонда)

Всего ______________________ дел и документов за __________ год (-ы).

(цифрами и прописью)

Годовые разделы описи дел, документов постоянного хранения за _________ год (-ы)

утверждены, по личному составу согласованы протоколом экспертно-проверочной комиссии

________________________________________________________________________________

(наименование местного исполнительного органа, республиканского

_________________________ от ________________.

(государственного архива) (дата и номер)

_________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), проводивших (-его)

упорядочение дел, документов)

Формат А4 (210Х297)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Перечень проектов изделий промышленного производства и технологических процессов,
объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация
по которым подлежит передаче на государственное хранение

_______________________________________________________________________________________ (вид научно-технической документации)

за ____________ год (-ы)

порядковый номер _________

Всего в данный перечень включено

_______________ документаций (разработок) с № ________ по № ______________.

_____________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного

(частного) архива)

Формат А4 (210Х297)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма титульного листа

________________________________________________________________

(название государственного архива)¹

________________________________________________________________

(название архивного фонда)

_______________________________

(место нахождения)

Архивный фонд №_______________________

Опись №_______________________

_______________________________________________________________

(название описи)

Крайние даты дел, документов_________________

_____________________________________________________

¹ Заполняется в государственном архиве

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лицевая сторона карточки постеллажного топографического указателя

Оборотная сторона карточки постеллажного топографического указателя

Формат А6 (148Х105)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Наименование ведомственного (частного) архива организации

_______________________________________________________________________

(фамилия, инициалы физического лица, работника структурного подразделения)

_______________________________________________________________________

(цель использования, в том числе с указанием темы исследования, изучения)

Формат А5 (148х215)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Государственный Герб Республики Казахстан или эмблема (товарный знак) организации

Акт о выдаче дел, документов во временное пользование

На основании ___________________________________________ выдаются следующие

единицы хранения из архивного фонда _____________________________

(номер, название архивного фонда)

для ____________________

(цель выдачи)

_______________________________________________________________________________.

Всего выдается ____________________ единиц хранения, срок возвращения дел,

(цифрами и прописью)

документов ____________________________.

Условия временного пользования лицом, получающим дела, документы во временное пользование:

1) дела, документы, полученные во временное пользование должны быть в упорядоченном состоянии, подшитыми, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями;

2) дела, документы, полученные во временное пользование не предоставляются для использования посторонним лицам, не выдаются по ним копии, выписки и справки, не публикуются документы без разрешения организации, выдавшей дела;

3) дела, документы, полученные во временное пользование возвращаются в ведомственный (частный) архив организации в срок, указанный в акте.

Лицо, получающее дела, документы предупрежден об ответственности в случае уничтожения документов Национального архивного фонда в соответствии со статьей 509 Кодекса Республики Казахстан «Об административных правонарушениях» от 5 июля 2014 года.

__________________________________________________________________________________.

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, выдавшего дела, документы

во временное пользование)

_____________________________

(дата выдачи дел, документов)

___________________________________________________________________________________.

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, получившего дела, документы

во временное пользование)

_____________________________

(дата принятия дел, документов)

Дела, документы возвращены в полном объеме, в упорядоченном состоянии,

подшитые и в обложках.

_______________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, сдавшего дела, документы)

__________________________

(дата сдачи дел, документов)

________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, принявшего дела, документы)

___________________________

(дата принятия дел, документов)

Формат А4 (210Х297)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Книга выдачи документов

Итого в _____ году выдано из архивохранилища № ___________________________

(цифрами и прописью)

единиц хранения.

___________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую запись)

Формат А4 (210Х297)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Наименование организации

Лист использования

Архивный фонд № _____ Опись дел, документов № _______ Дело № _______

Название архивного фонда ___________________________________________________________

Заголовок дела _____________________________________________________________________

Формат А4 (210Х297)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Формат А4 (210Х297)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лист проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде

Наличия и состояния дел, документов архивного фонда

_____________________________________________ (номер, название архивного фонда)

Проверку проводили ______________________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы лица (лиц), проводившего (-ших) проверку дел, документов)

продолжение таблицы

Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись

____________________________ единиц хранения.

(цифрами и прописью)

____________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (лиц),

проводившего (-ших) проверку дел, документов)

_________________________________________

(дата проведения проверки дел, документов)

Примечание: При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Акт проверки наличия и состояния архивных документов

Место составления

Архивный фонд № _______________

Название архивного фонда ________________________________________________________.

Номера описей ____________________________________________________________.

Проверка проводилась с ___________________ по _____________________.

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям дел, документов ____________________________ дел, документов

(цифрами и прописью)

в том числе, по описям дел, документов утвержденным (согласованным) _____________________

(наименование местного

___________________________________________________________________________________

исполнительного органа (государственного архива)

_______________________ дел, документов.

(цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии ___________________________ дел, документов, в том числе,

(цифрами и прописью)

по описям дел, документов утвержденным (согласованным) ______________________________

(наименование местного

__________________________________________________________________________________

исполнительного органа (государственного архива)

_____________________ дел, документов.

(цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

1) не учтены в итоговых записях описей ________________________________ дел, документов;

(цифрами и прописью)

2) не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _______________________ дел,

(цифрами и прописью)

документов.

4. Пропущено номеров:

1) не учтены в итоговых записях описей ________________________________ дел, документов;

(цифрами и прописью)

2) не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ______________________ дел,

(цифрами и прописью)

документов;

5. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам,

_________________________________ дел, документов.

(цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному архивному фонду (включенных в описи)

_______________________ дел, документов.

(цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи дел _______________________________ дел, документов.

(цифрами и прописью)

8. Всего по данному архивному фонду (включенных и не включенных в описи дел)

имеется в наличии __________________________________________дел, документов, из них:

(цифрами и прописью)

1) требующих дезинфекции _____________________________ дел, документов;

(цифрами и прописью)

2) требующих дезинсекции _____________________________ дел, документов;

(цифрами и прописью)

3) требующих реставрации _____________________________ дел, документов;

(цифрами и прописью)

4) требующих переплета и подшивки ____________________________ дел, документов;

(цифрами и прописью)

5) требующих восстановления затухающих текстов _____________________ дел, документов;

(цифрами и прописью)

6) неисправимо поврежденных _________________________________ дел, документов;

(цифрами и прописью)

7) требующих техническое упорядочение __________________________ дел, документов;

(цифрами и прописью)

8) выдано во временное пользование _________________________________ дел, документов;

(цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения дел, документов, основные

отрицательные явления в состоянии и условиях хранения дел, документов

__________________ _______________________________________________________________

__________________________________________________________________________________.

__________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника (-ов) ведомственного

(частного) архива организации, проводившего (-их) проверку)

Приложение: листы проверки наличия и состояния дел на ____ листах, в ____ экземпляре

на государственном и русском языках.

_________________________

(дата составления акта)

Формат А4 (210Х297)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лицевая сторона карточки учета необнаруженных архивных документов

Архивный фонд № ___________

В ______________________________________________

(название архивохранилища)

_________________________________________________

(название архивного фонда)

____________________________________

(дата необнаружения документа)

Оборотная сторона карточки учета необнаруженных архивных документов

Формат А6 (148 х 105)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лист-заверитель дела

Архивный фонд № _____                    Опись дел, документов № ________               Дело № _____

В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (-ов), в том числе:

литерные номера лист (-ов) ______________________________;

пропущенные номера лист (-ов) __________________________;

пронумерованные чистые лист (-ов) _______________________;

лист (-ов) внутренней описи ____________________________.

Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации

__________________________________________________

(разновидности документов и их количество)

____________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего

лист-заверитель дела)

______________________

(дата заполнения)

Формат А4 (210 х 297)

Примечание:

1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.

3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

4) фотодокументы;

5) рисунки, гравюры и акварели;

6) крупноформатные документы;

7) склеенные листы, повреждения документов;

8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

9. Лист-заверитель не нумеруется.

Формат А4 (210Х297)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Кому представляется

_____________________________________________________________________

(официальное наименование и юридический адрес государственного архива)

Кем представляется

_____________________________________________________________________

(официальное наименование и юридический адрес организации, составляющей

паспорт архива организации)

___________________________________________________________________

(форма собственности организации, составляющей паспорт архива организации)

Паспорт архива организации на 1 декабря ________ года

Для организации хранящей научно-техническую документацию заполняются следующие четыре разделы:

Раздел 1. Общие сведения

Раздел 2. Научно-техническая документация, отнесенная к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан

Раздел 3. Управленческая документация

Раздел 4. Кадры

Условия хранения документов:

архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);

отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);

шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);

сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).

Для организации хранящей электронные документы заполняются следующие два раздела:

Раздел 1. Сведения об электронных документах

Раздел 2. Кадры

Условия хранения документов:

архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);

отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);

шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);

сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).

Для организации хранящей аудиовизуальную документацию заполняются следующие пять разделов:

Раздел 1. Кинодокументы

Раздел 2. Фотодокументы

Раздел 3. Фонодокументы

Раздел 4. Видеодокументы

Раздел 5. Кадры

Условия хранения документов:

архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);

отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);

шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);

сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).

Хранящего управленческую документацию заполняются следующие три раздела:

Раздел 1. Общие сведения

Раздел 2. Сведения о документах

Раздел 3. Кадры

Условия хранения документов:

архивохранилища: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное (нужное подчеркнуть);

отопление: центральное, печное, отсутствует (нужное подчеркнуть);

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет (нужное подчеркнуть);

шкафы: деревянные, металлические; нет (нужное подчеркнуть);

сигнализация: пожарная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

охранная: есть, нет (нужное подчеркнуть);

читальный зал: есть, нет (нужное подчеркнуть);

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается (нужное подчеркнуть).

___________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя организации,

составляющей паспорт архива организации)

___________________________________________

(дата заполнения паспорта архива организации)

_____________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись, номер телефона лица,

заполнившего паспорт архива организации)

Формат А3 (297х420)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Инвентарная книга учета научно-технической документации

Итого в ________ году поступило ________________________ единиц учета.

(цифрами и прописью)

___________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую

годовую запись)

____________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного

(частного) архива организации)

________________

(дата составления)

Формат А3 (297Х420)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лицевая сторона карточки регистрации научно-технической документации

Оборотная сторона карточки регистрации научно-технической документации

Формат А5 (148Х210)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Инвентарная книга учета научно-исследовательской документации

Итого в ________ году поступило _______________________ единиц хранения,

(цифрами и прописью)

выбыло ________________________ единиц хранения.

(цифрами и прописью)

____________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, составившего итоговую

годовую запись)

____________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя ведомственного

(частного) архива организации)

________________

(дата составления)

Формат А3 (297Х420)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Журнал регистрации заявок на выдачу патента на изобретение

Формат А4 (210Х297)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

Лицевая сторона учетной карточки единицы хранения электронных документов

Оборотная сторона учетной карточки единицы хранения электронных документов

Формат А5 (148Х210)

к приказу Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 4 декабря 2018 года № 343

Форма

____________________________________________________________

(название архива, почтовый индекс, адрес, номер телефона, факс)

Архивная справка

Основание:

___________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя архива)

___________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, исполнившего архивную справку)

Печать архива

Формат А4 (210Х297)