В соответствии с пунктом 1 статьи 146-4 Трудового Кодекса Республики Казахстан ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые Правила ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе.
2. Департаменту цифрового отбора и кадровых процессов Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы после его официального опубликования.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Председателя Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы, курирующего вопросы цифровизации государственной службы.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования, за исключением части второй пункта 8 Правил ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе, которая вводится в действие с 1 января 2027 года.
Председатель Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы Д. Жазықбай
Приложение к приказу
Председатель Агентства
Республики Казахстан
по делам государственной службы
от 18 августа 2026 года
№147
Правила ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие Правила ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе (далее – Правила) разработаны в соответствии с пунктом 1 статьи 146-4 Трудового Кодекса Республики Казахстан и определяют порядок ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе.
2. В соответствии с пунктом 2 статьи 146-3 Трудового кодекса Республики Казахстан действие настоящих Правил не распространяются на:
1) государственные учреждения, являющиеся государственными органами, имеющими иные цифровые кадровые системы;
2) государственные учреждения и субъекты квазигосударственного сектора, находящиеся в ведении специальных государственных органов, Министерства обороны Республики Казахстан и его ведомства;
3) юридические лица, акционером (участником, доверительным управляющим) которых является Национальный Банк Республики Казахстан.
3. Действие настоящих Правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.
4. В настоящих Правилах используются следующие понятия:
1) цифровая кадровая система (далее – система) – цифровая система, предназначенная для автоматизации кадровых процессов в государственных учреждениях и субъектах квазигосударственного сектора, а также для сбора, хранения, передачи и обработки информации, содержащейся в ней;
2) кадровые процессы – совокупность действий по оформлению, ведению, учету и хранению документов, связанных с приемом на работу, осуществлением трудовой деятельности, включая документирование перемещения, поощрения, привлечения к дисциплинарной ответственности, прекращением трудовых отношений, а также с осуществлением отбора претендентов и иными кадровыми процедурами;
3) кадровые сведения – сведения, связанные с работниками организаций, их супругами и близкими родственниками, являющимися гражданами Республики Казахстан, необходимые для достоверного, корректного, полноценного и своевременного ведения кадровых процессов в системе;
4) пользователь – физическое лицо, имеющее доступ в систему с учетом предоставленных прав, в целях ведения кадровых процессов, мониторинга наполнения, получения необходимых сведений;
5) уполномоченный орган по делам государственной службы (далее – уполномоченный орган) – центральный государственный орган, осуществляющий реализацию единой государственной политики в сфере государственной службы;
6) уполномоченный государственный орган по труду – центральный исполнительный орган, осуществляющий формирование и реализацию государственной политики в сфере трудовых отношений в соответствии с законодательством Республики Казахстан;
7) администратор системы (далее – администратор) – юридическое лицо, в установленном порядке обеспечивающее функционирование системы;
8) организация – государственное учреждение или субъект квазигосударственного сектора, осуществляющие ведение кадровых процессов в системе или на которые распространяется требование о ведении кадровых процессов в системе;
9) государственный орган – государственный орган, в ведении которого находится организация;
10) владелец системы (далее – владелец) – лицо, осуществляющее права владения.
5. Основными задачами системы являются:
1) автоматизация кадровых процессов в организациях;
2) обеспечение прозрачности ведения кадровых процессов в организациях;
3) выявление возможных кадровых дисбалансов, нарушений трудового законодательства Республики Казахстан в организациях;
4) централизация и унификация кадровых процессов в организациях с учетом специфики их деятельности;
5) формирование объективной кадровой ситуации по организациям;
6) повышение эффективности деятельности организаций.
Глава 2. Порядок ведения кадровых процессов в системе
6. При осуществлении кадровых процессов в системе обеспечивается соблюдение требований трудового законодательства Республики Казахстан, законодательства Республики Казахстан о персональных данных и их защите.
7. Система обеспечивает контроль соблюдения сроков осуществления кадровых процедур, предусмотренных законодательством Республики Казахстан, а также автоматическое уведомление ответственных лиц о наступлении контрольных сроков.
8. Организации вносят в систему данные о работнике, об индивидуальных идентификационных номерах супруги (супруга) и близких родственников работника, являющихся гражданами Республики Казахстан, а также при наличии данные о бизнес-идентификационных номерах организаций (индивидуальных идентификационных номерах индивидуальных предпринимателей), в которых работник ранее осуществлял трудовую деятельность, и иные сведения, связанные с приемом работника, осуществлением трудовой деятельности и прекращением трудовых отношений.
При отсутствии возможности у работника представить индивидуальные идентификационные номера супруги (супруга) и близких родственников, а также бизнес-идентификационные номера организаций (индивидуальные идентификационные номера индивидуальных предпринимателей), в которых он ранее осуществлял трудовую деятельность, работодатель получает соответствующие данные из цифровых систем в целях выявления конфликта интересов в соответствии с законодательством Республики Казахстан о противодействии коррупции.
Сноска
Пункт 8 с изменениями, внесенными приказом Председателя Агентства РК по делам государственной службы от 18 августа 2026 года № 147 (вводится в действие с 01.01.2027 г.).
9. Организации обеспечивают достоверность, корректность, полноту, актуальность кадровых сведений и кадровых процессов в системе.
10. Система используется исключительно в служебных целях.
11. Владельцем, администратором и пользователями при работе в системе обеспечивается соблюдение требований законодательства Республики Казахстан о кибербезопасности и Закона Республики Казахстан «О персональных данных и их защите».
12. Электронные документы, формируемые в рамках кадровых процессов, подлежат хранению, архивированию и уничтожению в порядке и в сроки, установленные законодательством Республики Казахстан, с обеспечением их юридической значимости, сохранности и возможности последующего подтверждения подлинности.
13. Администратор обеспечивает функционирование системы, ведет учет пользователей и предоставляет доступ в систему.
Глава 3. Порядок ведения кадровых процессов в системе «Единая кадровая система»
14. Организации осуществляют ведение кадровых процессов в системе «Единая кадровая система» (далее – ЕКС).
15. Организации, использующие собственные системы, по решению уполномоченного органа обеспечивают передачу информации о кадровых сведениях работников посредством интеграции с ЕКС согласно приказу исполняющего обязанности Министра информации и коммуникаций Республики Казахстан от 29 марта 2018 года № 123 «Об утверждении Правил интеграции объектов информатизации «электронного правительства» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 16777).
При принятии соответствующего решения уполномоченный орган учитывает наличие технической возможности передачи необходимой информации о кадровых сведениях работников в ЕКС.
16. Уполномоченный орган согласно информации государственных органов и/или информации из открытых источников определяет организации для подключения к ЕКС. Подключение к ЕКС осуществляется в течение квартала, следующего за кварталом, когда уполномоченным органом направлено письмо в государственный орган или в организацию о необходимости подключения.
При необходимости обеспечения бесперебойного подключения организации к ЕКС с учетом технической нагрузки на ЕКС уполномоченный орган устанавливает срок для подключения, превышающий срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, не более чем на три квартала.
По запросу уполномоченного органа государственные органы предоставляют информацию, необходимую для подключения к ЕКС.
Основанием для подключения организации к ЕКС является отсутствие действующего подключения к ЕКС, а также письмо уполномоченного органа, указанное в части первой настоящего пункта.
17. Уполномоченный орган осуществляет общую координацию работ по формированию и ведению ЕКС, в том числе мониторинг ее наполнения, а также обеспечивает целостность, конфиденциальность и защиту персональных данных, содержащихся в ней, в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных и их защите.
Территориальные подразделения уполномоченного органа осуществляют мониторинг наполнения ЕКС в соответствующих регионах.
18. Уполномоченный государственный орган по труду осуществляет мониторинг за соблюдением трудового законодательства Республики Казахстан организациями путем анализа данных ЕКС.
19. Государственные органы координируют работу по подключению курируемых организаций к ЕКС и обеспечению корректности наполнения кадровыми сведениями в ЕКС.
20. Организации, на момент введения в действие настоящих Правил подключенные к ЕКС, продолжают работу в данной системе в соответствии с настоящими Правилами.
