Авторские материалы, размещенные на сайте, выражают экспертное мнение и носят рекомендательный характер. Материалы основаны на нормативных актах, действительных на момент публикации.

Как правильно произвести расчет с поставщиком наличными из кассы?

ТОО, СНР на основе упрощенной декларации, плательщик НДС.

Как правильно произвести расчет с поставщиком наличными из кассы? При оплате долга за поставленный товар, какие требуются документы в подтверждении данной операции (РКО, доверенность)?

В соответствии с положениями п. 59 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных Приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 (далее по тексту – Правила ведения БУ), подотчетные суммы выдаются только сотрудникам субъекта.

Согласно п. 38 Правил ведения БУ выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру, форма (КО-2) которого утверждена Приказом Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов» (далее по тексту – Приказ №562). Расходный ордер подписывается руководством субъекта, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным руководством субъекта, и кассиром.

Следовательно, чтобы оплатить наличными поставщику, Вы выдаете своему штатному работнику соответствующую сумму денежных средств в подотчет. Выдача денежных средств подотчетному лицу оформляется расходным кассовым ордером по форме КО-2.

В соответствии с п. 40 Правил ведения БУ при выдаче денег отдельному лицу по расходному ордеру или платежной ведомости, форма которой утверждена Приказом №562, кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт или удостоверение личности гражданина), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

Согласно п. 43 Правил ведения БУ выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном ордере или платежной ведомости. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера указываются фамилия, имя, отчество и наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность, лица, которому доверено получение и фактического получателя наличных денежных средств. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному ордеру.

Таким образом, если за расчетом в Вашу Компанию придет представитель поставщика, то он должен предоставить Вам документ удостоверяющий его личность и доверенность на его имя от поставщика, в которой будет сказано, что поставщик доверяет ему получить расчет за поставщика в соответствующей сумме по соответствующей реализации (реквизиты первичных документов по реализации). На основании данных представленных документов Ваш бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2, в котором отражает реквизиты документа, удостоверяющего личность представителя поставщика и доверенность на получение расчета за поставленный товар. Оригинал доверенности и копию документа, удостоверяющего личность прикрепляются к расходному кассовому ордеру и хранятся в Вашей Компании в кассовых документах.

В соответствии с п. 37 Правил ведения БУ прием наличных денег в кассу субъекта производится по приходному кассовому ордеру, форма (КО-1) которого утверждена Приказом №562, подписанному главным бухгалтером или лицом на то уполномоченным руководством субъекта.

При приеме наличных денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера или лица на то уполномоченного руководством субъекта и кассира и скрепляется печатью этой организации (при ее наличии).

Следовательно, Ваш поставщик при приеме денежных средств обязан выписать приходный кассовый ордер по форме КО-1 и выдать Вашему подотчетному лицу корешок от приходного кассового ордера.

Согласно п. 1 ст. 166 Налогового кодекса РК на территории РК денежные расчеты производятся с обязательным применением ККМ, если иное не установлено настоящей статьей.

При этом, в соответствии с п. 2 ст. 166 Налогового кодекса РК вышеуказанное положение согласно п. 1 ст. 166 Налогового кодекса РК не распространяется на денежные расчеты:

1) физических лиц;

2) адвокатов и медиаторов;

3) ИП (кроме реализующих подакцизные товары), осуществляющих деятельность:

- с применением специального налогового режима на основе патента;

- в рамках специального налогового режима для субъектов малого бизнеса через нестационарные торговые объекты на территории открытых торговых рынков;

- в рамках специального налогового режима на основе уплаты единого земельного налога по деятельности, на которую распространяется данный специальный налоговый режим;

4) в части оказания услуг населению по перевозкам в общественном городском транспорте с выдачей билетов по форме, утвержденной уполномоченным государственным органом, осуществляющим реализацию государственной политики в области транспорта, по согласованию с уполномоченным органом;

5) Национального Банка РК;

6) банков второго уровня.

Таким образом, если Ваш поставщик не входит в исключения согласно п. 2 ст. 166 Налогового кодекса РК, то он обязан выдать также чек ККМ.

 

Также обращаем Ваше внимание, что согласно п. 9 ст. 25 Закона РК «О платежах и платежных системах» платежи по сделке, сумма которой превышает 1000-кратный размер МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на дату совершения платежа, осуществляются ИП, состоящими на регистрационном учете в качестве плательщика НДС, или юридическими лицами в пользу другого ИП, состоящего на регистрационном учете в качестве плательщика НДС, или юридического лица только в безналичном порядке.

 

В соответствии с положениями п. 59 Правил ведения БУ учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Авансовый отчет, форма (Т-3) которого утверждена Приказом №562, подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу. Бухгалтерская служба обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Следовательно, после того как Ваш работник (подотчетное лицо) произведет оплату поставщику наличными денежными средствами, он обязан предоставить в бухгалтерию Вашей Компании вышеуказанный корешок приходного кассового ордера и чек ККМ, выданные поставщиком. На основании данных документов Ваша бухгалтерия составляет авансовый отчет по форме Т-3, в результате которого задолженность подотчетного лица перекрывается за счет погашения кредиторской задолженности перед поставщиком.

Есть вопросы?

Получите профессиональную консультацию