Постановлением правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 утверждены правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, которые вводятся в действие с 7 декабря 2018 года.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления.

В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрена служба ДОУ, обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.

 Правилами определены:

• Порядок документирования и требования к оформлению документов
• Порядок оформления реквизитов документа
• Подготовка и оформление приказов
• Порядок подготовки и оформления протокола
• Порядок подготовки и оформления акта
• Порядок подготовки и оформления справки
• Порядок подготовки и оформления письма
• Порядок обработки входящих документов
• Порядок обработки исходящих документов
• Порядок прохождения внутренних документов
• Порядок регистрации документов
• Порядок использования электронной цифровой подписи
• Обеспечение информационной безопасности системы электронного документооборота
• Порядок контроля исполнения документов
• Порядок учета и хранения печатей, штампов и бланков
• Порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел
• Порядок оформления номенклатуры дел
• Порядок формирования дел
• Порядок оформления дел
• Порядок оперативного хранения документов
• Порядок передачи дел в архив организации

Также определен примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ:

• Письма, направленные в копиях для сведения
• Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний
• Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации)
• Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации)
• Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации)
• Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации)
• Сообщения о совещаниях, заседаниях
• Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты
• Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени)
• Телеграммы и письма о разрешении командировок
• Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие
• Документы с пометкой на конверте «Лично»
• Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации)
• Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации)
• Учетные данные по кадрам