Вопрос:
В соответствии с пунктом 7 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ, соответствующий требованиям Закона равнозначен документу на бумажном носителе.
При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальные предприниматели и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций.
Необходима ли печать юридического лица в копии электронного документа?
Будет ли распечатанный электронный документ иметь юридическую силу?
Существуют ли какие-либо дополнительные риски в части бухгалтерского и налогового учета, если организация в своей работе будет использовать только электронные документы, сформированные через внутренние корпоративные системы компании?
Ответ:
Здравствуйте Наурызбаева! Комитет государственных доходов Министерства финансов Республики Казахстан (далее – КГД МФ РК) рассмотрев Ваш вопрос, поступивший на блог Председателя КГД МФ РК сообщает следующее
Согласно пункту 1 статьи 190 Кодекса Республики Казахстан от 25 декабря 2017 года № 120-VI «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс) налоговым учетом является процесс ведения налогоплательщиком (налоговым агентом) учетной документации в соответствии с требованиями Налогового кодекса в целях обобщения и систематизации информации об объектах налогообложения и (или) объектах, связанных с налогообложением, а также исчисления налогов и платежей в бюджет и составления налоговой отчетности. Сводный налоговый учет является налоговым учетом, осуществляемым уполномоченным представителем участников договора о совместной деятельности в форме простого товарищества как в целом по такой деятельности, так и по доле участия каждого участника договора о совместной деятельности.
В соответствии с подпунктом 3) пункта 2 статьи 190 Налогового кодекса учетная документация включает в себя, в том числе первичные учетные документы – для лиц, указанных в пункте 4 данной статьи. Пунктом 3 статьи 190 Налогового кодекса установлено, что налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета. Порядок ведения бухгалтерской документации устанавливается законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.
Согласно подпункту 2 статьи 1 Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее – Закон о бухгалтерском учете) первичные учетные документы - документальное свидетельство, как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет. При этом, в соответствии с пунктом 2 статьи 10 Закона о бухгалтерском учете, организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям, в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
В соответствии с пунктом 6 статьи 7 Закона о бухгалтерском учете при составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальные предприниматели и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Электронная копия документа, согласно подпункту 7) статьи 1 и статье 10 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон об ЭЦП), это документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме. Электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий:
1) удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство;
2) лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи;
3) электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;
4) электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан.
Кроме того, пунктом 2 статьи 12 Закона об ЭЦП установлено, что в негосударственных системах электронного документооборота электронная цифровая подпись используется в порядке, установленном гражданским законодательством Республики Казахстан. При этом лицо, использующее электронные документы должно являться участником системы электронного документооборота (далее – СЭД) посредством использования информационной системы участника СЭД, позволяющей технически реализовать возможность проверки подлинности ЭЦП и регистрационного свидетельства.
Согласно пункту 8 Приказа Министра по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 9 декабря 2015 года № 1187 «Об утверждении Правил проверки подлинности электронной цифровой подписи» при получении подтверждения (установления) подлинности ЭЦП с использованием средств криптографической защиты информации удостоверяющего центра после проведения процедуры проверки ЭЦП, документ, полученный посредством информационной системы, признается электронным документом.
Следовательно, электронный документ в обязательном порядке подписывается ЭЦП, подлинность, которой может быть проверена получателем с помощью программных и технических средств. Только при соблюдении вышеперечисленных условий электронный документ признается в качестве такового и может быть использован как первичный документ, подтверждающий правомерность, как расходов, так и доходов налогоплательщика.
При этом копии электронных документов, соответствующих законодательству Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи, такие копии электронных первичных документов, подписанных ЭЦП, подлинность которой может быть проверена получателем с помощью программных и технических средств, являются подтверждающими документами, имеющими юридическую силу.
Вместе с тем, отмечаем, что в соответствии с положением, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 18 мая 2010 года № 427 «Вопросы Министерства связи и информации Республики Казахстан» вопрос, оказания практической и методической помощи государственным органам и организациям по вопросам электронного документа и электронной цифровой подписи относится к компетенции Министерства связи и информации Республики Казахстан.
Председатель Комитета
государственных доходов
Министерства финансов РК Султангазиев М.Е.
