Признается ли электронный АВР первичным документом, подтверждающим отнесение расходов на вычеты?

Ответ Председателя КГД МФ РК от 20.02.2019 года на вопрос от 07.02.2019 года № 534245

Вопрос:

Компания планирует перевести документооборот с физлицами, работающими по ГПХ, в электронную форму: АВР формируется и рассылается в электронной форме, физлицо загружает файл в систему и подписывает с помощью ЭЦП, компания принимает АВР, обрабатывает и хранит на собственном сервере.

Признается ли электронный АВР первичным документом, подтверждающим отнесение расходов на вычет?


Ответ:

Комитет государственных доходов Министерства финансов Республики Казахстан (далее – КГД МФ РК) рассмотрев Ваш вопрос, поступивший на блог Председателя КГД МФ РК сообщает следующее.

Согласно пункту 1 статьи 190 Кодекса Республики Казахстан от 25 декабря 2017 года № 120-VI «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс) налоговым учетом является процесс ведения налогоплательщиком (налоговым агентом) учетной документации в соответствии с требованиями Налогового кодекса в целях обобщения и систематизации информации об объектах налогообложения и (или) объектах, связанных с налогообложением, а также исчисления налогов и платежей в бюджет и составления налоговой отчетности.

В соответствии с пунктом 2 статьи 190 Налогового кодекса учетная документация включает в себя:

1) бухгалтерскую документацию – для лиц, на которых в соответствии с Законом Республики Казахстан "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" возложена обязанность по ее ведению;

2) стандартный файл проверки – для лиц, добровольно представляющих данный файл;

3) первичные учетные документы – для лиц, указанных в пункте 4 данной статьи;

4) налоговые формы;

5) налоговую учетную политику;

6) иные документы, являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и (или) объектов, связанных с налогообложением, а также для исчисления налогового обязательства.

Кроме того, пунктом 5 статьи 190 Налогового кодекса установлено, что налогоплательщик (налоговый агент) самостоятельно и (или) через уполномоченного представителя участников договора о совместной деятельности, ответственного за ведение сводного налогового учета, организует налоговый учет и определяет формы обобщения и систематизации информации в виде налоговых регистров в том числе для обеспечения формирования полной и достоверной информации о порядке учета для целей налогообложения операций, осуществленных налогоплательщиком (налоговым агентом) в течение налогового периода.

В соответствии с положениями пунктов 1 и 2 статьи 193 Налогового кодекса учетная документация составляется налогоплательщиком (налоговым агентом) на бумажном и (или) электронном носителях на казахском и (или) русском языках.

При этом, при составлении учетной документации в электронной форме налогоплательщик (налоговый агент) обязан в ходе налоговой проверки по требованию должностных лиц налоговых органов представить копии такой документации на бумажных носителях, за исключением счетов-фактур, зарегистрированных в информационной системе электронных счетов-фактур.

Согласно пункту 1 статьи 242 Налогового кодекса расходы налогоплательщика в связи с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, подлежат вычету при определении налогооблагаемого дохода с учетом положений, установленных данной статьей и статьями 243 - 263 Налогового кодекса, за исключением расходов, не подлежащих вычету в соответствии с Налоговым кодексом. Положения данного пункта применяются к расходам налогоплательщика, понесенным как в Республике Казахстан, так и за ее пределами.

При этом согласно положению пункта 3 статьи 242 Налогового кодекса вычеты производятся налогоплательщиком по фактически произведенным расходам при наличии документов, подтверждающих такие расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода.

Согласно статьи 7 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и налоговой отчетности» формы и требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

При этом первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 данной статьи, индивидуальные предприниматели и организации разрабатывают самостоятельно либо применяют формы или требования, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Казахстан, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер.

В соответствии с пунктом 6 статьи 7 Закона о бухгалтерском учете при составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Подпунктом 7) статьи 1 Закона Республики Казахстан от 07.01.2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон об ЭЦП) определено, что электронная копия документа – документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме.

Согласно статьи 10 Закона об ЭЦП электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий: удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство; лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи; электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве; электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан.

При этом организации, использующие электронные подписи, согласно пункту 2 статьи 10 Закона о бухгалтерском учете, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям, в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Таким образом, первичные учетные документы на электронных носителях, согласно Закону о бухгалтерском учете, должны быть составлены и заверены в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан.

Кроме того, пунктом 2 статьи 12 Закона об ЭЦП установлено, что в негосударственных системах электронного документооборота электронная цифровая подпись используется в порядке, установленном гражданским законодательством Республики Казахстан.

При этом, лицо, использующее электронные документы должно являться участником системы электронного документооборота (далее – СЭД) посредством использования информационной системы участника СЭД, позволяющей технически реализовать возможность проверки подлинности ЭЦП и регистрационного свидетельства.

Согласно пункту 8 Приказа Министра по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 9 декабря 2015 года № 1187 «Об утверждении Правил проверки подлинности электронной цифровой подписи» при получении подтверждения (установления) подлинности ЭЦП с использованием средств криптографической защиты информации удостоверяющего центра после проведения процедуры проверки ЭЦП, документ, полученный посредством информационной системы, признается электронным документом.

Таким образом, электронный документ в обязательном порядке подписывается ЭЦП, подлинность которой может быть проверена получателем с помощью программных и технических средств.

Только при соблюдении вышеперечисленных условий электронный документ признается в качестве такового и может быть использован как первичный документ, подтверждающий правомерность отнесения расходов на вычет, при условии, что такие расходы связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.

При этом при составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителя.


Председатель Комитета
государственных доходов
Министерства финансов РК                                                    Султангазиев М.Е.

Источник: https://dialog.egov.kz/blogs/all-questions/534245