Первичные документы

Согласно Закону Республики Казахстан «О бухгалтерском учете» юридические лица обязаны отражать все бухгалтерские записи в первичной документации. Это касается и иностранных предприятий, зарегистрированных в РК, в том числе их постоянных учреждений, представительств и филиалов. От ведения бухгалтерского учета освобождены лишь индивидуальные предприниматели, которые работают по упрощенной форме или патенту, не являются субъектом естественных монополий или плательщиком НДС. Однако это не освобождает их от обязанности составлять и хранить первичные документы учета в бухгалтерии.

Особенности ведения первичной документации

Первичная документация – это основные документы, использующиеся в бухгалтерии для подтверждения факта совершения операции. На их основе осуществляется не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Обычно они хранятся в течение 5 лет и могут быть в любой момент запрошены налоговым комитетом для проверки предприятия или его контрагентов. Именно поэтому важно знать, какие документы нужны для ведения бухгалтерии. 

Чтобы проще понять, что является первичной документацией, нужно условно разделить процесс сотрудничества с контрагентами на три стадии: 

1. Заключение сделки. На этом этапе составляют основные документы, которые затем используются в бухгалтерии. К ним относится договор и счет на оплату.

2. Оплата. На этом этапе контрагент предъявляет документ, нужный для ведения бухгалтерии в качестве подтверждения оплаты товаров или услуг.

Это может быть кассовый или товарный чек, платежное поручение, бланки строгой отчетности. Кассовый и товарный чек ему выдают при оплате наличностью, платежное поручение – при безналичной оплате. 

3. Получение. Факт получения товаров подтверждают путем заполнения накладных, товарных чеков, а предоставление услуг – актом выполненных работ. Без них налоговый комитет может не разрешить снижать налоговую нагрузку. Счет-фактура не относится к «первичке» и используется в основном для контроля движения НДС.

Согласно Кодексу Республик Казахстан об административных нарушениях предприятиям, которые в своей бухгалтерии не ведут документы учета, грозит штраф. Его размер зависит от категории налогоплательщика и составляет 100-500 МРП (2024 год). При первом нарушении налоговая служба может ограничиться предупреждением, но при повторном нарушении имеет право выписать штраф.